II. Tình hình thực tế kế toán nguyên vậtliệu ở công ty điện thoại Hà Nội.
Biên bản kiểm nghiệm vậ tt
Căn cứ vào hợp đồng số 108-2000 ngày 12 tháng 06 năm 2000 giữa công ty điện thoại Hà Nội (Bên mua) và công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động 12 ( Bên bán)
Căn cứ vào một số hoá đơn chứng từ khác có liên quan.
Hôm nay, ngày 18/06/2000, vào hồi 8 giờ 30 phút, chúng tôi gồm có:
- Bà Nguyễn Tân Chung- Phó giám đốc kỹ thuật.
- Ông Ninh Đức Thắng- Trởng phòng vật t.
- Bà Võ Thị Huệ- Kế toán vật t - dụng cụ.
- Bà Nguyễn Thị Thanh – Thủ kho vật t.
- Ông Hoàng Công Sơn – Phòng kỹ thuật.
Cùng tiến hành kiểm tra lô hàng nhập khẩu với nội dung sau:
STT Tên vật t vị tínhĐơn Số lợng Chất l- ợng Ghi chú Theo hợp đồng Thực nhập
1 Dây an toàn Nylon Cái 100 100 Tốt
2 Phiến dọc TA Alcatel Cái 2 2 Tốt
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Vật t đúng chủng loại, chất lợng tốt. Biên bản hoàn thành lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày.
Phó giám đốc kỹ thuật ( Ký, họ tên) Phòng vật t ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Phòng kỹ thuật ( Ký, họ tên)
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho đợc chia làm 3 liên; 1 liên lu tại phòng vật t, 1 liên giao cho thủ kho vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết ( Sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt), 1 liên giao cho ngời bán.
Thông thờng mỗi loại vật liệu sẽ đợc lập 1 phiếu nhập kho, nhng cũng có thể lập 1 phiếu nhập kho cho nhiều loại vật liệu. ở đây, sau khi vật liệu đợc kiểm nghiệm, phòng vật t lập phiếu nhập kho số 205.
Công ty điện thoại Hà Nội
Phiếu nhập kho Số 205
Phòng tài chính – kế toán
Ngày 18/06/2000
Nhập của: Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động 12.
Theo chứng từ: HĐ Số: Ngày 12/06/2000 Nhập tại kho Thợng Đình. STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Đơn giá ( Đồng) Thành tiền (Đồng) Yêu cầu Thực nhập
1 Dây an toàn Nylon Cái 40.000 4.000.000
2 Phiến dọc TA Alcatel Cái 7.930.000 15.860.000
Vận chuyển 80.000
Tổng: 55.940.000 Bằng chữ: Năm mơi năm triệu chín trăm bốn mơi nghìn đồng.
Phụ trách vật t: ( Ký, họ tên) Ngời giao: ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Ngời lập phiếu: ( Ký, họ tên)
Căn cứ vào số lợng nhập kho và giá đơn vị để tính ra tổng số tiền thanh toán cho ngời bán ( Bao gồm cả các khoản chi phí khác nh vận chuyển, bốc dỡ, …, các loại thuế(nếu có)). Tuỳ theo yêu cầu của ngời bán ( hoặc đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết các nhật ký tơng ứng.
- Thủ tục nhập lại kho do cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho.
- Thông thờng trong trờng hợp này, trớc hết phải căn cứ vào biên bản kiểm kê vật t hoặc phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ do từng phân xởng lập ra và trình lên phòng vật t, nếu đợc sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật t thì mới viết phiếu nhập kho. Nhng ở công ty điện thoại Hà Nội không sử dụng biên bản kiểm kê vật t hay phiếu báo vật t càon lại cuối kỳ mà chỉ căn cứ vào báo cáo tình hình nhập kho cuối kỳ và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thừa hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho đợc viết thành 2 liên, 1 liên lu tại phòng vật t, 1 liên giao xuống kho.
3.2.1.2. Kế toán chi tiết nhập vật liệu.
+ Tại kho: Căn cứ vào phiế nhập kho hợp lệ do phòng vật t chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho đợc ghi theo từng loại nguyên vật liệu cho cả quý. Mỗi loại nguyên vật liệu đợc ghi vào 1 tờ thẻ hoặc 1 số tờ thẻ liên tiếp, cuối tháng tính ra số vật liệu tồn kho để tiện theo dõi và quản lý.
Chẳng hạn với phiếu nhập kho số 205, thủ kho ghi thẻ kho nh sau:
+ Tại phòng kế toán : Khi nhận đợc phiếu nhập kho, kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho, sau đó tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết nhập vật liệu đợc mở cho 1 tháng theo từng chứng từ, số, số, ngày cụ thể cho tất cả các loại vật liệu nhập kho trong tháng. Giá ghi vào sổ
chi tiết nhập vật liệu là đơn giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng (Nếu đơn vị áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng)
S T T
Chứng từ
Diễn giải Ngàyxuất
nhập Số lợng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu năm 2000 ... Tháng 06/2000 205 18/06 Công ty tạp phẩm&bảo hộ LĐ 100 ... ... ... 138 19/06 Phân xởng 2 100 142 22/06 200 ... ... ...
Trên cơ sở số chi tiết nhập vật liệu, căn cứ vào chứng từ gốc và hình thức thanh toán ( Cột hình thức thanh toán ở sổ chi tiết nhập vật liệu) kế toán vật t lập báo cáo tổng hợp nhập vật liệu. Báo cấo tổng hợp nhập vật liệu phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quá trính nhập vật liệu ( Nợ TK 152), đối ứng có các tài khoản có liên quan thể hiện các hình thức thanh toán tiền hàng. Báo cáo tổng hợp nhập vật liệu đợc mở cho 1 tháng của tất cả các kho, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu của từng tài khoản ghi có để làm căn cứ lập bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu.
3.2.2. Kế toán chi tiết xuất vật liệu.
3.2.2.1. Thủ tục xuất vật liệu.
Chứng từ đợc sử dụng khi xuất kho nguyên vật liệu là:
- Giấy xin cấp vật t.
-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho( Trong trờng hợp công ty nhợng bán nguyên vật liệu cho đơn vị khác), ( Hoá đơn giá trị gia tăng nếu có)