II. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO VIỆT PHÚ THỌ 1 Quá trình hình thành và cơ cấu tổ chức
1.2.Cơ cấu tổ chức của công ty bảo hiểm Bảo Việt Phú Thọ
Không chỉ riêng doanh nghiệp bảo hiểm mà với bất kỳ doanh nghiệp nào, mô hình tổ chức chặt chẽ sẽ tạo sự ổn định một cách tương đối để có thể kết hợp các hoạt động, các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc hiệu quả và đối phó được với những biến động của thị trường. Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, vì vậy khi thiết kế mô hình tổ chức, doanh nghiệp phải xét đến các nhân tố ảnh hưởng. Những nhân tố ảnh hưởng đến mô hình tổ chức của một doanh nghiệp bảo hiểm là: Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, Là kỹ năng và năng lực hoạt động của doanh nghiệp; Là môt trường kinh tế - xã hội, môi trường chính trị - xã hội, môi trường pháp lý; ... mà doanh nghiệp đang hoạt động. Có thể nói, mô hình tổ chức của Bảo Việt sau sau 3 lần thay đổi, đến nay đã có thể đáp ứng được phần nào các yêu cầu ở trên.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bảo hiểm Bảo Việt Phú Thọ được thể hiện của sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy của công ty bảo hiểm Bảo Việt Phú Thọ giai đoạn 2005-2009 Ban Giám Đốc Khối kinh doanh trực tiếp Khối Văn Phòng Phòng Tổng hợp P. BH Phương tiện Phòng Tài chính Kế toán P. BH Con người P. BH hoả hoạn và kỹ thuật P. Quản lý đại lý P. Phục vụ khách hàng số 2 P. Phục vụ khách hàng số 1
Với hai phòng ban thuộc khối văn phòng và sáu phòng ban thuộc khối kinh doanh trực tiếp, công ty Bảo Việt Phú Thọ đã thiết lập được một bộ máy tổ chức nhìn chung khá toàn diện, sự phối hợp nhịp nhàng sẽ tạo điều kiện cho các phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
+/ Phòng Tổng hợp:
Phòng tổng hợp có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác như công tác tổ chức cán bộ, hành chính quản trị, tuyên truyền quảng cáo, thi đua khen thưởng,...
+/ Phòng Tài chính kế toán:
Có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty về kế hoạch tài chính hàng năm.
Bên cạnh đó, phòng tài chính kế toán còn phụ trách công tác tài chính của công ty như: kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản mua sắm tài sản, kế hoạch kinh doanh của công ty tháng, quý, năm; Kiểm tra giám sát việc thực hiện các chế độ hoá đơn, ấn chỉ, quản lý thu chi và thực hiện các công việc khác trong quy định của ngành và của cấp trên.
+/ Phòng quản lý đại lý:
Có chức năng tham mưu về công tác tuyển dụng và đào tạo quản lý đại lý, lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm theo nhu cầu của từng địa bàn, thông báo thi tuyển thu nhận hồ sơ dự tuyển và các công việc khác liên quan đến tuyển đại lý, xây dựng các chế độ chính sách đối với hoạt động đại lý và duy trì tổ chức hoạt động đại lý.
+/ Phòng phục vụ khách hàng:
Trong đó, phòng phục vụ khách hàng số 1 phụ trách: TX Phú Thọ, Thanh Ba, hạ Hoà, Đoàn Hùng, Cẩm Khê, Yên lập ; Còn phòng phục vụ khách hàng số 2 phụ trách những địa bàn còn lại của tỉnh.
Phòng phục vụ khách hàng nhìn chung đều thực hiện các nhiệm vụ như: Lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các nghiệp vụ trên từng địa bàn tương ứng, quản lý cán bộ được phân cấp, quản lý hoá đơn ấn chỉ công tác kế toán thống kê...
+/ Phòng bảo hiểm phương tiện:
Phòng bảo hiểm phương tiện có các chức năng nhiệm vụ sau:
- Tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ bảo hiểm phương tiện đường bộ, sông và các nghiệp vụ vè trách nhiệm từ việc nghiên cứu thị trường lập kế hoạch kinh doanh, đề ra các biện pháp tổ chức thực hiện, xây dựng chính sách khách hàng, giải
quyết các quyền lợi cho khách hàng, giám định tổn thất khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra,...
- Nghiên cứu thị trường, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác, phòng quản lý đại lý để tính toán đưa ra các sản phẩm bảo hiểm phù hợp và làm công tác xúc tiến thị trường tạo thế chủ động và khả năng cạnh tranh tối ưu,...
+/ Phòng bảo hiểm con người:
Phòng bảo hiểm con người phụ trách những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ con người phi nhân thọ. Phòng có những chức năng chính sau:
- Xây dựng kế hoạch khai thác các nghiệp vụ bảo hiểm con người, nghiên cứu cùng các phòng ban khác để đưa ra sản phẩm về bảo hiểm con người phù hợp với điều kiện kinh tế vùng.
- Bảo đảm duy trì tốt các hợp đồng về bảo hiểm con người đến kỳ đáo hạn, tìm kiếm hách hàng mới.
+/ Phòng bảo hiểm hoả hoạn và rủi ro kỹ thuật:
Phòng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện bảo hiểm cháy, kỹ thuật xây dựng lắp đặt, hàng hoá xuất nhập khẩu - vận chuyển nội địa, các nghiệp vụ bảo hiểm tài sản khác. Đồng thời phòng còn tham gia nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh các nghiệp vụ được giao, đồng thời tổ chức thực hiện các công tác khai thác, theo dõi, thu phí bảo hiểm,... Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ chủ động triển khai việc giám định và giải quyết hậu quả các vụ tai nạn, ... Thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo đúng quy định, trong phạm phi quy định chủ động quan hệ công tác với các phòng công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty.