Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần 26
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị gồm 4 thành viên: 1 chủ tịch và 3 ủy viên. Các quyền và nhiệm vụ của hội đồng quản trị là: quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;…
- Ban tổng Giám đốc
Ban tổng giám đốc gồm: 1 tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc.
- Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng
Ban kiểm soát
Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng tổ chức hành chính Kho Cửa hàng Ban tổng Giám đốc Phòng tài chính kế toán Hội đồng quản trị Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh
quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Tổng giám đốc có quyền và nhiệm vụ sau đây:
+ Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; + Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng giám đốc;
+ Tuyển dụng lao động.
- Phó tổng giám đốc là người giúp việc cho tổng giám đốc đồng thời thường xuyên phối hợp với tổng giám đốc kiểm tra đôn đốc cán bộ đảng viên, công nhân viên chức trong công ty, thực hiện thắng lợi chỉ tiêu trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ của phó tổng giám đốc là tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc bằng những biện pháp cụ thể trong kinh doanh, quản lý để sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Phó tổng giám đốc được tổng giám đốc công ty phân công công việc cụ thể và được uỷ quyền giải quyết một số công việc, có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công trong quyền hạn giám đốc cho phép.
- Ban kiểm soát
Ban Kiểm soát Nội bộ là bộ phận trực thuộc Hội đồng Quản trị, hiện bao gồm ba thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, đảm bảo độ tin cậy của các báo cáo kế toán, số liệu tài chính trước khi trình duyệt và công bố, kiểm tra sự tuân thủ các quy định của pháp luật và công ty; qua đó nhằm phát hiện những sai sót, yếu kém và gian lận nếu có trong công tác quản lý và bảo vệ tài sản của công ty. Ban Kiểm toán Nội bộ báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ theo từng quý và đề xuất các biện pháp khắc phục, cải tiến tại các cuộc họp Hội đồng Quản trị hàng quý.
- Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm
26
đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm.
- Phòng kỹ thuật công nghệ
Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng.
+ Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra. + Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. + Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm,
đề xuất sản phẩm không phù hợp.
+ Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
+ Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng.
+ Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng.
- Phòng t i chính kế toán
Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban tổng Giám đốc.
Phối hợp với phòng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận..
- Phòng tổ chức h nh chính
Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và
lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…
Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,…
Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
- Kho
Là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi việc nhập xuất kho hàng hoá đồng thời có trách nhiệm bảo quản hàng hoá trong kho.
- Cửa h ng
Thực hiện việc bán hàng, nộp tiền hàng ở đơn vị cho thủ quỹ, thủ quỹ vào sổ quỹ tiền mặt hàng ngày, kế toán lấy số liệu vào sổ sau đó báo cáo cho lãnh đạo để xem xét hàng tồn kho nhiều hay ít.
Các phòng ban thực hiện các chức năng nghiệp vụ của công ty theo phân công, tham mưu cho lãnh đạo các lĩnh vực do phòng ban mình phụ trách, hoạt động phối hợp đồng bộ với các phòng ban khác trong công ty tạo tiến độ trong công việc và hiệu quả trong các lĩnh vực hoạt động.
Tùy theo từng lĩnh vực mình phụ trách, các phòng ban có những kế hoạch, chiến lược cụ thể góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công việc.
28
2.1.4. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần 26 trong 3 năm gần đây (2011-2013)