Có thể nói, phân cấp quản lý hiện đang được áp dụng khá phổ biến trong các hệ thống quản lý lớn, nhỏ ở nhiều ngành, lĩnh vực và ở nhiều quốc
gia. Khi đề cập tới phân cấp quản lý của cơ quan Nhà nước ở phạm vi quốc gia, các tác giả cuốn" Xây dựng và hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam" đã đưa ra khái niệm phân cấp quản lý như sau:
Phân cấp quản lý là việc tái cơ cấu hay tổ chức lại thẩm quyền để tạo ra một hệ thống cùng chịu trách nhiệm giữa các cơ quan Nhà nước ở cấp Trung ương và các cấp địa phương, qua đó, tăng cường chất lượng và hiệu quả toàn diện của hệ thống quản lý, nâng cao thẩm quyền và năng lực của các cấp chính quyền địa phương [1, tr.29].
Tuy nhiên, nếu xem xét phân cấp quản lý nói chung, chúng ta có thể hiểu rằng phân cấp là việc tái cơ cấu hay tổ chức lại thẩm quyền để tạo ra một hệ thống cùng chịu trách nhiệm giữa các cơ quan quản lý các cấp, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Vận dụng khái niệm phân cấp quản lý của tác giả trên vào quản lý thu, chi BHXH, chúng ta có thể xác định phân cấp quản lý thu, chi BHXH là việc tái cơ cấu hay tổ chức lại thẩm quyền để tạo ra một hệ thống cùng chịu trách nhiệm giữa các cơ quan quản lý BHXH các cấp (Trung ương, tỉnh/thành phố, huyện/quận/thị xã) nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thu, chi BHXH.
Thực chất của phân cấp quản lý thu, chi BHXH là việc chia sẻ quyền lực của cấp trên cho cấp dưới, là việc phân định phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan quản lý BHXH các cấp. Phân cấp quản lý nói chung và phân cấp quản lý thu, chi BHXH nói riêng chính là sự vận dụng nguyên tắc tập trung trong quản lý. Phân cấp quản lý thu, chi BHXH là phương thức đảm bảo sự tham gia đông đảo của các thành viên, của cộng đồng vào quá trình ra quyết định quản lý. Việc cho phép các thành viên, các chủ thể quản lý ở cấp dưới tự giải quyết những nhu cầu có tính ưu tiên của mình sẽ nâng cao hiệu
quả quản lý, hình thành được bộ máy quản lý cởi mở, thân thiện và gần dân hơn. Phân cấp quản lý cho phép phá vỡ tính cứng nhắc của sự tập trung quyền lực, đảm bảo sự linh hoạt, mềm dẻo, sát thực tiễn của các quyết định quản lý, theo đó, các chế độ, chính sách BHXH của Nhà nước được thực hiện có hiệu quả hơn.
Phân cấp quản lý thu, chi BHXH được xem xét ở nhiều góc độ khác nhau. Nếu căn cứ vào các khâu của chu trình quản lý có thể có phân cấp quản lý trong lập kế hoạch, thu, chi BHXH, phân cấp trong tổ chức thực hiện thu, chi BHXH, phân cấp trong kiểm tra, kiểm soát hoạt động thu, chi BHXH.
Phân cấp quản lý thu, chi BHXH cũng có thể được thực hiện ở hai giai đoạn của hoạt động BHXH đó là phân cấp quản lý thu BHXH và phân cấp quản lý chi BHXH.
Nếu xét về tầm quản lý, có thể có phân cấp quản lý thu, chi BHXH ở cấp Trung ương và địa phương (phân định thẩm quyền quản lý giữa BHXH Việt Nam và BHXH ở địa phương).
Phân cấp quản lý thu, chi BHXH còn có thể được thể hiện ở phân cấp về phạm vi thẩm quyền ra quyết định quản lý thu, chi BHXH, phân cấp về tổ chức bộ máy, biên chế, phân cấp về kiểm tra xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý thu, chi BHXH... Cách tiếp cận về phân cấp quản lý thu chi BHXH này sẽ được sử dụng trong đề tài.