máy Scan, máy Fax phục vụ công tác quản lý hồ sơ.
Việc trang bị được thực hiện như sau: Sử dụng nguồn kinh phí cho các khoản chi thường xuyên của Phòng, xin hỗ trợ kinh phí của Phòng và của Ủy Ban nhân dân Huyện Kim Sơn, sửa chữa, nâng cấp hệ thống máy móc nhằm tạn dụng và tiết kiệm tối đa cho phí trang bị, mua sắm.
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự PMIS. Để thực hiện điều này cần thực hiện những nội dung sau:
+ Tham gia tập huấn chương trình triển khai ứng dụng phần mềm PMIS do Sở Giáo dục và Đào tạo Ninh Bình tổ chức. Thành phần tham gia tập huấn bao gồm: Trưởng bộ phận Tổ chức cán bộ, Các chuyên viên, nhân viên làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, đặc biệt là chuyên viên phụ trách quản lý hồ sơ điện tử.
- Sử dụng có hiệu quả phần mềm PMIS ở các mặt sau: + Nhập dữ liệu thông tin về cán bộ, công chức
+ Bổ sung, sửa chữa thông tin
+ Khai thác thông tin trong hồ sơ công chức
+ Lưu trữ và đảm bảo tính bảo mật thông tin của hồ sơ công chức
- Có thể mời các chuyên gia về công nghệ thông tin tập huấn cho cả các cán bộ phụ trách PMIS tại các trường cơ sở nhằm hỗ trợ các trường cơ sở trong việc nhập và nộp dữ liệu PMIS hằng năm lên Phòng Giáo dục và Đào tạo.
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
1. Kết luận
Hồ sơ cán bộ, công chức có vai trò quan trọng trong công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Do vậy, việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trở thành yếu tố mấu chốt nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan.
Như vậy, khóa luận “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn” thông qua việc
đưa ra những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; đánh giá phân tích thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn; đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, khắc phục những tồn tại hạn chế và góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn. Các biện pháp được khóa luận đưa ra cụ thể như sau:
Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trong hoạt động quản lý của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn
Biện pháp 2: Tổ chức, xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ công chức
Biện pháp 3: Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất – trang thiết bị
Biện pháp 4: Tăng cường hoạt động kiểm tra, thanh tra công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Biện pháp 5: Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Kết hợp cùng với các biện pháp nêu trên, để thực hiện có hiệu quả các biện pháp thì khóa luận xin đưa ra một số khuyến nghị mang tính chất chủ quan sau đây.
2. Khuyến nghị
2.1. Đối với Đảng, Nhà nước
- Luật Cán bộ, công chức cần có một số điều quy định cụ thể về hồ sơ, nguyên tắc quản lý và phân công, phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ theo hướng: Chính phủ thống nhất quy định về hồ sơ cán bộ, công chức để áp dụng thống nhất đối với tất cả các đối tượng điều chỉnh quy định tại Luật Cán bộ, công chức.
- Các cơ quan có thẩm quyền ban hành các quy định về đảm bảo nguồn lực và cơ sở vật chất, kỹ thuật cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: quy định về định biên làm công tác quản lý hồ sơ; chế độ bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác hồ sơ cán bộ; chế độ kiểm tra , báo cáo công tác hồ sơ cán bộ; cơ sở vật chất để lưu giữ, bảo quản hồ sơ, biểu mẫu hồ sơ.
- Bộ nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành tiêu chuẩn chức danh và chế độ chính sách đối với người làm công tác quản lý hồ sơ. Vì hồ sơ cán bộ là tài liệu mật của quốc gia, nên người làm công tác quản lý hồ sơ ngoài tiêu chuẩn bồi dưỡng độc hại theo quy định của Luật lưu trữ 2011, đề nghị nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn như đối với người làm công tác cơ yếu.
- Đề nghị cấp có thẩm quyền sớm nghiên cứu và biên soạn cuốn sổ tay nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; quy định thống nhất mẫu các loại tem niêm phong hồ sơ, các loại hồ sơ theo dõi, quản lý hồ sơ để thực hiện thống nhất.
- Sớm ban hành quy chế quản lý hồ sơ điện tử để triển khai việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý cán bộ, công chức thống nhất trong toàn quốc.
2.2. Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn
- Phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo và dự án SREM trong việc đổi mới thông tin trong Quản lý giáo dục.
- Nâng cao nhận thức cho cán bộ quản lý về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, đảm bảo các nguyên tắc trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ điện tử cho cán bộ, chuyên viên, đặc biệt là chuyên viên phụ trách về phần máy tính để đảm bảo ứng dụng nhanh công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
2.3. Đối với Bộ phận Tổ chức - Phòng Giáo dục và Đào tạoKim Sơn Kim Sơn
- Nghiêm túc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
- Phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các cán bộ, chuyên viên, nhân viên phụ trách.
- Tham gia đầy đủ, kịp thời khóa bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo ngắn hạn về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức do sở Nội vụ Ninh Bình và Văn Phòng Huyện Kim Sơn tổ chức.
Mặc dù khóa luận đã cố gắng phân tích, đánh giá nhằm đưa ra các biện pháp có tính khả thi nhất để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn, trên cơ sở việc tham khảo một số nguồn
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đặng Quốc Bảo (2003), “Tổng quan về Tổ chức và Quản lý”, Tài liệu bài giảng cho lớp cán bộ lãnh đạo, quản lý Đại học Huế.
2. Nguyễn Thị Tuyết Hạnh – Lê Thị Mai Phương, giáo trình “Khoa học quản lý”
3. Nguyễn Thị Tuyết Hạnh – Lê Thị Mai Phương, giáo trình “Khoa học quản lý giáo dục 1”
4. Nguyễn Thị Tuyết Hạnh – Lê Thị Mai Phương, giáo trình “Khoa học quản lý giáo dục 2”