b. Công tác nghiên cứu và sử dụng
2.2.2.3.Công tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức
Sau khi hồ sơ công chức được xác minh, đóng dấu, hồ sơ công chức được đưa vào lưu giữ. Hồ sơ cán bộ, công chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn được lưu giữ tại phòng lưu trữ cùng với các hồ sơ tài liệu khác của cơ quan.
Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức được tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn thực hiện như sau:
Bước 1: Nhân viên lưu trữ nhận hồ sơ từ cán bộ thu nhận hồ sơ. Kiểm tra và xử lý để đảm bảo các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.
Bước 2: Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, phục chế hoặc sao chép những tài liệu hư hỏng (phai mờ, rách nát) và lưu đồng thời cùng bản cũ.
Bước 3: Đưa vào cặp, giá, tủ để bảo quản hồ sơ.
Hồ sơ được sắp xếp theo đơn vị công tác và theo từng tiểu khu để dễ tìm khi cần nghiên cứu, sử dụng. Sổ bảo hiểm của cán bộ, công chức được lưu trữ tách biệt với hồ sơ công chức. Đối với một số tài liệu như “Bản kê khai tài sản” hàng năm của cán bộ, công chức cũng được lưu trữ riêng.
Do điều kiện cơ quản chỉ có một phòng lưu trữ nên đôi khi bị nhầm lẫn hồ sơ công chức với hồ sơ công việc, công việc sắp xếp hồ chưa khoa học đôi khi dẫn đến thất lạc hồ sơ hoặc khó tìm kiếm khi cần.
Về công tác bảo quản hồ sơ :
Công tác bảo quản hồ sơ có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Công việc này giúp đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn hồ sơ, tăng cường nguồn lực thông tin cho công tác sử dụng, khai thác hồ sơ ; tiết kiệm ngân sách cho công tác quản lý hồ sơ.
Đặc tính của hồ sơ :
- Hồ sơ truyền thống : mực và giấy in được sử dụng rộng rãi.
- Hồ sơ điện tử : Hiện tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự PMIS do dự án SREM triển khai từ đầu năm 2008.
Các nguyên nhân gây hư hỏng hồ sơ bao gồm :
- Theo thời gian giấy có thể bị giòn, mực bị phai ; giấy đổi màu - Các loài côn trùng phá hỏng giấy
- Nước, ẩm mốc, thiên tai, bão lũ - Sử dụng tài liệu không đúng cách
- Máy vi tính, thiết bị lưu trữ, phần mềm bị hư hỏng.
Cơ sở vật chất, phương tiện hiện có phục vụ cho việc lưu giữ và bảo quản hồ sơ bao gồm :
Một phòng lưu trữ diện tích 20m2 với 1 cửa chính và 2 cửa sổ, 1 lỗ thông gió.
Bảng 2.3. Bảng kiểm kê trang thiết bị phục vụ lưu trữ và bảo quản hồ sơ.
STT Trang thiết bị Số lượng
(Đơn vị : Chiếc) 1 Tủ đựng hồ sơ 4 2 Giá, kệ để hồ sơ 8 3 Máy tính 2 4 Máy in 1 5 Máy Scan 1 6 Máy hút bụi 1 7 Bàn làm việc 1 8 Bình cứu hỏa 2
(Nguồn : Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn)
Hầu hết các trang thiết bị này mới được đưa vào sử dụng trong 1, 2 năm gần đây nên chất lượng còn khá tốt. Việc bố trí giá, tủ, hộp đựng hồ sơ
tương đối gọn gàng, bàn làm việc của nhân viên lưu trữ được đặt ngay cửa ra vào, thuận tiện sử dụng khi cần nghiên cứu, bổ sung, sửa chữa hồ sơ.
Với hệ thống 1 máy in và 2 máy Scan giúp cho việc in sao tài liệu, hồ sơ tiện lợi, kịp thời.
Do diện tích phòng lưu trữ nhỏ, hẹp, các giá, tủ, hộp dúng lưu trữ hồ sơ còn quá ít so với lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ của cả cơ quan dẫn tới việc diện tích dựng để lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức có hạn. 1/3 số hồ sơ cán bộ, công chức không được bảo quản trên giá đỡ, kệ, tủ; được chất đống; khiến một số hồ sơ bị ẩm, mốc. Việc bố trí các giá, kệ còn chưa khoa học, thoáng mát. Lối đi lại hẹp, hệ thống thông gió quá nhỏ, độ ẩm trong phòng lưu trữ cao.
So sánh với Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 26/11/2007 Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng thì các trang thiết bị của phòng lưu trữ chưa được trang bị đầy đủ. Chưa có quạt thông gió, một số loại hóa chất để loại côn trùng có hại. Chưa có các thiết bị cần thiết khác như máy hút ẩm để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm theo mức độ yêu cầu đó là <70 độ F. Thiết bị báo cháy, hệ thống phun nước để dập lửa khi xảy ra cháy chưa được nắp đặt. Nhìn chung phòng lưu trữ đơn thuần như một nơi lưu giữ, chưa được chú ý trang bị thiết bị cho khâu bảo quản.
Các hoạt động bảo quản được thực hiện hằng năm tại phòng lưu trữ : + Các tài sản được định kỳ kê khai mỗi năm một lần, được sửa chữa kịp thời khi phát hiện hỏng và mối mọt.
+ Nhân viên định kỳ dọn dẹp, vệ sinh phòng
Tình trạng hồ sơ được lưu giữ, bảo quản tại phòng lưu trữ : Theo số liệu báo cáo của bộ phận Văn thư thì hiện hiện tại số hồ sơ bị ẩm mốc là 5% ; bị ố vàng, giòn, rách là 15%, bị chuột cắn, mối mọt là 5% ; một số hồ sơ bị rách nát do nước không thể đọc được.
Công tác số hóa hồ sơ trong lưu trữ bảo quản hồ sơ : Phòng đã và đang tiến hành chuyển dạng tài liệu từ hồ sơ giấy sang điện tử : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Như chúng ta đã biết, việc ứng dụng CNTT để quản lý hồ sơ cá nhân đối với các nước tiên tiến trên thế giới đã tiến hành từ lâu nhưng đối với nước ta, nhất là ngành giáo dục việc làm này chỉ mới được triển khai từ năm 2002. Việc khai thác thông tin bằng CNTT mặc dầu không được đầy đủ như hồ sơ lưu trữ bằng giấy nhưng tính ưu việt của nó trong tốc độ xử lý thông tin bước đầu đã làm hài lòng những người làm công tác quản lý.
Hiện nay, Phòng Giáo dục huyện Kim Sơn đã xây dựng kế hoạch triển khai việc ứng dụng chương trình PMIS về các đơn vị đã trang bị máy vi tính. Việc triển khai này sẽ giúp cho việc quản lý hồ sơ cán bộ ở cấp Phòng Giáo dục đỡ bớt vất vả, nhưng vấn đề quan trọng hơn là các thông tin về cán bộ sẽ đảm chính xác hơn. Tổng số hồ sơ của ba bậc học và cơ quan Phòng Giáo dục và Đào tạo trên 2200 hồ sơ, sự thay đổi các thông tin về nhân sự ( như: nâng lương, thuyên chuyển, thay đổi về mặt quan hệ gia đình, đánh giá CC-VC hàng năm,v…v) đã làm cho người trực tiếp quản lý cán bộ, công chức và hồ sơ cán bộ, công chức không còn có thời gian. Khi các đơn vị cơ sở đã tiếp cận với chương trình, với quy định báo cáo dữ liệu theo định kỳ, việc chuyển dữ liệu thông tin từ các đơn vị cơ sở về Phòng Giáo dục sẽ làm cho các công tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ đỡ vất vả và tốn thời gian hơn.
Tuy phần mềm PMIS đã được triển khai sâu rộng đến các đơn vị cơ sở nhưng cập nhật chưa được thường xuyên và mức độ tin cậy của các số liệu chưa cao cũng do nhiều nguyên nhân khác nhau như: không có máy vi tính, chưa có người biết sử dụng thành thạo, tính ổn định của chương trình….Về phía cán bộ trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ tại Bộ phận Tổ chức cán bộ, kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm PMIS chưa thành thạo, còn lúng túng trong nhập số liệu và khai thác triết suất dữ liệu. Vì thế việc khai thác thông
tin nhân sự, triết suất dữ liệu còn hạn chế, đơn thuần chỉ là lưu trữ thông tin.