b. Chức năng, nhiệm vụ Chức năng
2.2.1. Về công tác tổ chức cán bộ
Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn hiện tại quản lý trên 2200 hồ sơ cán bộ, công chức. Hằng năm, các hồ sơ được lập mới cũng như hồ sơ cũ được bổ sung, sửa chữa thông tin không ngừng tăng lên. Các hồ sơ cán bộ, công chức được hình thành theo quy định của Luật cán bộ, công chức; các quy định về quản lý cán bộ, công chức và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Để việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đạt hiệu quả thì chất lượng, số lượng cán bộ trực tiếp làm công tác này đóng vai trị hết sức quan trọng.
Nhận thức được tầm quan trọng của người cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nên ngay từ khi thành lập, Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn đã phân bổ 3 biên chế cho Bộ phận tổ chức và đồng thời là sự hỗ trợ của 2 nhân viên bộ phận Văn thư. Số lượng hồ sơ mới được tiếp nhận tăng
theo từng năm học, khối lượng hồ sơ cán bộ, công chức hiện tại được quản lý lên tới trên 2200 hồ sơ. Những năm gần đây, nền kinh tế địa phương phát triển, tạo đà cho giáo dục đi lên. Biểu hiện rõ nhất đó là số lượng trường học ở cả 3 câp tăng lên, quy mô trường lớp và số lượng giáo viên đồng thời tăng theo tỷ lệ thuận. Số giáo viên được bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái…cũng có nhiều biến động. Với các thay đổi trên thì trách nhiệm của người cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn càng được nêu cao.
So sánh giữa số lượng cán bộ, chuyên viên và nhân viên của đơn vị với số lượng 5 cán bộ, chuyên viên và nhân viên tham gia làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đã cho thấy Lãnh đạo Phòng rất quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Tất cả 5 cán bộ, chuyên viên, nhân viên tham gia làm công tác này đều là kiêm nhiệm, làm song song với các công tác khác.
Bảng 2.1. Bảng tổng hợp chất lượng cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn.
STT Tổng số cán bộ Phân loại theo trình độ
Tổng số, trong đó chia ra
Thạc sĩ Đại học Cao đẳng Trung cấp 1 Cán bộ quản lý 1
2 Chuyên viên 2
3 Nhân viên 1 1
(Nguồn: Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn)
Công tác đào tạo và đào tạo lại được lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn luôn quan tâm. Hằng năm, cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ, các lớp đào tạo ngắn hạn, 1 cán bộ được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ.
Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đã được quan tâm, cán bộ làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ phụ cấp độc hại.
Tuy nhiên, ở nhận thức của một số lãnh đạo phòng và cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức còn hạn chế, chưa đánh giá đúng vị trí, tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nên việc bố trí cán bộ làm công tác này còn nhiều bất cập. Cán bộ làm không đúng chuyên môn, chuyên ngành được đào tạo; việc tuyển chọn nhân sự chưa làm theo đúng quy định của nhà nước, tất cả đều làm kiêm nhiệm, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức không phải công việc chính. Số lượng tuy đủ nhưng yếu về chất lượng. Cán bộ làm công tác này đơn thuần là lưu trữ và sử dụng hồ sơ còn các khâu nghiệp vụ khác như chỉnh lý, bổ sung, sửa chữa...còn làm chiếu lệ, thậm chí không được thực hiện trong thời gian dài. Do làm kiêm nhiệm nên không thể dành nhiều thời gian cho công tác này.
Cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức không được đào tạo đúng chuyên môn nên việc hiện đại hóa trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đặc biệt là công tác lưu trữ thông tin còn gặp rất nhiều khó khăn. Chỉ có 3/5 cán bộ biết sử dụng máy vi tính và phần mềm quản lý nhân sự, tuy nhiên việc nhập số liệu cũng như mục lục, thống kê vào máy tính còn chậm, chưa khoa học. Do đó việc quản lý an toàn của hệ thống và công tác tra tìm vẫn còn thực hiện theo phương pháp thủ công là chính.
Do đó, một vấn đề đặt ra là cần thay đổi tư duy nhà lãnh đạo và thay đổi cách thức tổ chức cán bộ đối với nhân sự làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hiện tại của Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn. Sao cho nâng cao được chất lượng nhân sự làm công tác này, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ công chức một cách tốt nhất.