c. Cách thực hiện
3.2.2.Biện pháp 2: Tổ chức, xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ công chức
quản lý hồ sơ công chức
a. Mục đích, ý nghĩa
Việc tổ chức, xây dựng đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ đảm bảo về số lượng và chất lượng góp phần đảm bảo chất lượng công tác quản lý hồ sơ.
Với thực trạng quản lý hồ sơ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Kim Sơn, vấn đề thực hiện công tác còn bộc lộ nhiều hạn chế. Do đó cần phải không ngừng thực hiện quản lý, xây dựng, tổ chức tốt đội ngũ làm công tác quản lý hồ sơ một cách hợp lý, đúng người, đúng việc, đúng chuyên môn nhằm đảm bảo nguồn nhân lực làm công tác.
b. Nội dung
Bộ phận Tổ chức cán bộ tham mưu, tư vấn cho Lãnh đạo Phòng về các phương án tổ chức cán bộ, xây dựng đội ngũ tham gia công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức về các nội dung sau:
- Lựa chọn cán bộ, chuyên viên, nhân viên đủ trình độ, tiêu chuẩn cần thiết của cơ quan theo quy định để phân công nhiệm vụ.
- Phân công trách nhiệm rõ ràng, hợp lý cho các cá nhân, bộ phận, tránh chồng chéo, trái với chuyên môn của người được giao công việc.
- Cử đi học các lớp ngắn hạn, các buổi tập huấn về nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ khi có điều kiện.
- Tổ chức các buổi trao đổi ý kiến nhằm phối hợp có hiệu quả giữa các cá nhân và bộ phận thu nhận, xác nhận, lưu trữ, bảo quản hồ sơ.
c. Cách thực hiện
Trưởng bộ phận Tổ chức cán bộ tham mưu cho Trưởng phòng về các hoạt động liên quan đến việc xây dựng, tổ chức lực lượng tham gia công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như sau:
- Lựa chọn các cán bộ, chuyên viên, nhân viên có năng lực chuyên môn phù hợp, có kinh nghiệm trong quản lý, quản lý giáo dục, hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, có tinh thần trách nhiệm và lương tâm nghề nghiệp. Đề xuất danh sách cán bộ, chuyên viên, nhõn viên phù hợp với yêu cầu lên Trưởng phòng.
- Trưởng phòng dựa theo danh sách và sự đánh giá của bản thân và ban lãnh đạo lựa chọn số lượng cán bộ, chuyên viên, nhân viên vào các vị trí.
+ Phân công lại vị trí và công việc của số cán bộ, chuyên viên, nhân viên được lựa chọn dựa trên quy định và sự nhất trí của ban lãnh đạo, Công đoàn, và cá nhân người được lựa chọn.
+ Xây dựng văn bản quy định vai trò, nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân, bộ phận.
+ Xác định mức độ yêu cầu cần đạt của mỗi nhiệm vụ
+ Thường xuyên theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cá nhân, bộ phận này nhằm đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ, đồng thời giúp họ khắc phục, sửa chữa, hoàn thành nhiệm vụ.
+ Đánh giá, khích lệ hoặc xử lý kịp thời đối với các trường hợp sai sót, làm chưa đúng quy định.
- Cử cán bộ, chuyên viên và nhân viên đi dự các lớp tập huấn, các lớp đào tạo ngắn hạn do Văn phòng Huyện ủy hoặc Sở Nội vụ Ninh Bình tổ chức nhằm bỗi dưỡng và nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ.
- Phối hợp hiệu quả trong công việc của các cá nhân và bộ phận bao gồm: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ; cán bộ xác minh hồ sơ; cán bộ bổ sung, sửa
chữa và nghiên cứu hồ sơ; nhân viên lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhằm thực hiện thống nhất các nội dung công việc, đảm bảo hiệu quả của toàn bộ máy.