Đây là công việc thường xuyên phải làm nhất là trong tình hiện nay việc biến động nhân sự thường xuyên xảy ra tại các nhà trường do nhu cầu di chuyển, điều động hay biệt phái cán bộ, công chức thường xuyên diễn ra. Hơn nữa việc đi học nâng cao trình độ cũng trở thành việc bắt buộc đối với mỗi cán bộ, công chức nhằm phù hợp với yêu cầu nghề nghiệp trong thực hiện nhiệm vụ giáo dục của cán bộ, công chức.
Định kỳ hàng năm, trước ngày 15/01 của năm sau, Phòng Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn công chức kê khai, bổ sung thông tin phát sinh, có liên quan tới bản thân, quan hệ gia đình, và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ. Cụ thể như sau:
Cán bộ, công chức sẽ được yêu cầu làm “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” sau đó phải được cấp trường cơ sở xác nhận. Sau khi nhận lại từ
cơ sở, cán bộ bộ phận Tổ chức sẽ kiểm tra thông tin và đóng dấu xác nhận. Phiếu này được lập bởi tất cả trên 2200 cán bộ, công chức đang được Phòng quản lý. Công việc này thường được tiến hành từ từ giữa tháng 12 của năm trước và kết thúc vào đầu tháng 1 năm sau. Nhận thấy với thời gian ngắn như trên thì không đảm bảo đủ thời gian để cán bộ thu nhận hồ sơ và lưu trữ xác nhận thông tin và bổ sung vào hồ sơ công chức. Do đó đã gây ra tình trạng nhiều thông tin mà cán bộ công chức kê khai không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận nhưng không bị phát hiện, chỉ khi hồ sơ được mang ra nghiên cứu và sử dụng mới phát hiện sai sót.
Do một số nguyên nhân trong công tác lưu trữ bảo quản nên đôi khi có hồ sơ của cán bộ, công chức bị thất lạc, hư hỏng. Dựa theo danh sách mà nhân viện lưu trữ đưa lên, Trưởng bộ phận Tổ chức cán cộ thông báo và trực tiếp hướng dẫn công chức kê khai, xác minh, sửa chữa và hoàn chỉnh hồ sơ để đưa vào lưu trữ bảo quản. Thông thường, công tác này được bộ phận tổ chức thực hiện theo quý, 2 quý một lần để tiết kiệm thời gian.
Các hồ sơ cần được sửa chữa thông tin trong hồ sơ (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên...) hoặc các thành phần trong hồ sơ không đồng nhất được tiến hành vào đầu mỗi năm học. Thông thường công việc này do chuyên viên thu nhận hồ sơ chịu trách nhiệm. Căn cứ để sửa chữa thông tin đó là hồ sơ gốc lập lần đầu hoặc giấy khai sinh, sổ hộ khẩu....tuy nhiên việc sửa chữa này thường không được làm, chủ yếu làm cùng với thời điểm bổ sung thông tin hồ sơ và nhiều khi bị bỏ sót.
Bên cạnh công tác bổ sung và sửa chữa thông tin, cán bộ bộ phận Tổ chức sưu tầm thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ.