Các tài khoản sử dụng để hạch toán phần hành này như sau:
TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Tiền lương của người lao động được hạch toán thông qua tài khoản 334. Bao gồm các nghiệp vụ tính lương để tập hợp chi phí, tính các khoản trích theo lương doanh nghiệp phải trả, bù trừ các khoản tạm ứng, tính ra các khoản thưởng, BHXH phải trả và thanh toán tiền lương cùng các khoản cho người lao động.
TK338 “Phải trả, phải nộp khác”: nhân viên trong công ty không
tham gia đóng bảo hiểm thất nghiêp mà chỉ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp vì vậy, tài khoản này được mở chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là:
- TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” - TK 3384 “Bảo hiểm y tế”
- TK3389 “Bảo hiểm thất nghiệp”
Quy trình ghi sổ kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương được khái quát qua sơ đồ 12, trang 49.
Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương Kết xuất bảng chấm công Lập bảng tính lương Lập bảng tính BHXH, BHYT Lập bảng tổng hợp thanh toán Kế toán trưởng/ Giám đốc
Kiểmtravà ký duyệt các chứng từ trên
Kế toán tiền lương Ghi sổ
Kế toán thanh toán Thanh toán tiền lương
Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ phần hành lương và các khoản trích theo lương
Ghi chú:
Phần mềm tự động cập nhật
Cuối tháng, sau khi kết xuất bảng chấm công từ hệ thống chấm công, kế toán lao động và tiền lương dựa vào đó làm căn cứ tính lương, các khoản trích theo lương tiền làm thêm giờ, thưởng theo doanh số (nếu có). Sau đó cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán
Chứng từ gốc LĐ và tiền lương Nhật ký chung Bảng phân bổ lương, và các khoản trích theo lương Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
2.3.4. Kế toán phần hành thanh toán 2.3.4.1. Đặc điểm khoản phải thu, phải trả
Là doanh nghiệp chuyên kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, vì vậy số lượng các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các khoản thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng rất lớn. Việc ghi chép và quản lý các khoản phải thu, phải trả là hết sức cần thiết.
Đối tượng của các khoản phải thu khách hàng là các đại lý, các showroom phân phối sản phẩm của công ty. Công ty phân ra các khu vực thị trường và giao cho từng nhân viên kinh doanh phụ trách việc thu hồi công nợ. Nếu đại lý thanh toán ngay, công ty áp dụng chiết khấu thanh toán 3% trên tổng giá trị đơn hàng.
Là nhà phân phối lớn của các thương hiệu VLXD và thiết bị vệ sinh nên việc đảm bảo thanh toán với nhà cung cấp là rất cần thiết, vì vậy giám đốc công ty cùng kế toán công nợ chịu trách nhiệm theo dõi và đảm bảo cho khả năng thanh toán đúng hạn.
Về chính sách thanh toán đối với nhà cung cấp, trên mỗi đơn hàng nhập về công ty sẽ được hưởng 0,3% tổng giá trị lô hàng đó.
2.3.4.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ được sử dụng trong phần hành kế toán thanh toán như sau: - Hợp đồng mua, bán hàng hóa
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất hàng
- Biên bản bàn giao hàng hóa
- Phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có của ngân hàng, ủy nhiệm chi… - Biên bản thanh lý hợp đồng
Quy trình luân chuyển chứng từ được khái quát như sau:
- Nhân viên thị trường tập hợp các chứng từ liên quan tới việc mua hàng: hợp đồng mua hàng; thủ kho tập hợp biên bản bàn giao hàng hóa, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho chuyển lên cho kế toán thanh toán ghi sổ khoản phải trả nhà cung cấp.
- Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán thanh toán lập đề nghị thanh toán kèm chuyển bộ chứng từ gốc cho giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt.
- Nghiệp vụ thanh toán sau khi được ký duyệt, kế toán lập ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng thanh toán cho nhà cung cấp.
- Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định.
Đối với các khoản phải thu khách hàng
- Nhân viên bán hàng tập hợp chứng từ liên quan tới nghiệp vụ bán hàng: phiếu xuất hàng, hóa đơn GTGT chuyển cho kế toán thanh toán ghi sổ các khoản phải thu khách hàng đại lý.
- Khi đại lý thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ hóa đơn chứng từ và thời hạn thanh toán theo quy định ghi giảm khoản phải thu, ghi nhận khoản tiền phạt giao chậm hoặc khoản chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng.
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ liên quan.
2.3.4.3. Tài khoản sử dụng và quy trình ghi sổ kế toán
Đối với các khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 “Phải
thu của khách hàng” , đồng thời chi tiết thành một tài khoản cấp 2 và một tài
khoản cấp 3 và các tiểu khoản chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
TK 1311 “Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD” TK 13111 “Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD”
quy trình ghi sổ kế toán phần hành này được khái quát qua sơ đồ 13, trang 52
Sơ đồ 13 - Trình tự ghi sổ phần hành kế toán thanh toán
Ghi chú:
Phần mềm kế toán tự động cập nhật Chứng từ gốc về phải thu,
phải trả
Nhật ký chung
Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
Sổ cái TK 131, 331
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua, người bán
PHẦN 3
ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH
VLXD HÙNG PHÁT
3.1. Tổ chức, hoạt động của bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh VLXD Hùng Phát và Kinh doanh VLXD Hùng Phát
3.1.1. Ưu điểm
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung, gọn nhẹ, tạo được sự liên hệ dễ dang, mau lẹ giữa các bộ phận. Các bộ phận được tổ chức độc lập nhưng cũng có quan hệ hỗ trợ nhau trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao đây là điều cần thiết trong một doanh nghiệp nhỏ. Đây là hình thức phù hợp với đặc thù và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động về lĩnh vực thương mại đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý tập trung. Với hình thức tổ chức này, lãnh đạo công ty có thể đôn đốc trực tiếp tới từng bộ phận, từng nhân viên, các bộ phận có thể tạo được sự liên kết trong việc thực hiện hoạt động kinh doanh nhịp nhàng, góp phần không nhỏ vào nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức làm việc một trong những yếu tố quyết định tới hiệu quả hoạt động.
Trang thiết bị phục vụ công việc luôn được quan tâm và đầu tư công ty, công tác quản lý được thực hiện thông qua hệ thống phần mềm như phần mềm chấm công, phần mềm kế toán,. Điều này không những tiết kiệm thời
3.1.2. Hạn chế
Mới thành lập nên bộ máy tổ chức quản lý còn khá gọn nhẹ, chưa có sự phân hóa cao trong hoạt động quản lý và kinh doanh của Công ty. Một số bộ phận, nhân viên còn kiêm quá nhiều công việc điều này vừa làm giảm hiệu quả công việc vừa không tập trung phát triển kỹ năng nhân viên. Tuy có giảm chi phí về quản lý nhưng trong giai đoạn khó khăn như hiện nay thì việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý khoa học và chuyên môn hóa cao là rất cần thiết.
Về hoạt động bộ máy, tuy đã có sự phân công trách nhiệm, công việc rõ ràng, tuy nhiên chưa có sự kiểm soát chéo giữa các bộ phận.
Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình tuy nhiên đôi khi còn thiếu kinh nghiệm, kỹ năng làm việc vì vậy doanh nghiệp cần có những khóa đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng làm việc.
3.2. Tổ chức kế toán tại Công ty
3.2.1. Đánh giá chung về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Ưu điểm
Công ty là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ số lượng nghiệp vụ không quá lớn, phòng kế toán có đủ năng lực xử lý tất cả các nghiệp vụ đó vì vậy bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, khá khoa học, gọn nhẹ. Chính hình thức này đã tạo điều kiện cho bộ phận tài chính kế toán thực hiện chức năng quản lý của mình hiệu quả hơn, toàn bộ thông tin kế toán tập trung tại phòng kế toán sẽ kịp thời cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp. Hơn nữa, hình thức này còn thuận tiện cho các nhân viên kế toán có điều kiện trao đổi chuyên môn, nghiệp vụ, xử lý các nghiệp vụ liên quan.
Các nhân viên kế toán tại Công ty được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng nhân viên. Giữa các thành viên có sự phối hợp nhịp nhàng dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng. Các kế
toán viên đều có trình độ đại học, nắm vững các quy định về kế toán và các quy định liên quan tới thuế. Với đội ngũ kế toán trẻ trung, năng động phòng kế toán đã nhanh chóng cập nhật các thông tin mới, vận dụng xử lý các nghiệp vụ một cách linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả.
Công tác kế toán được thực hiện dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán chuyên dụng giúp giảm thiếu khối lượng công việc cho kế toán, rút ngắn thời gian, đảm bảo thông tin được cung cấp và cập nhật kịp thời, chính xác.
Các thiết bị hỗ trợ trong phòng Tài chính kế toán được quan tâm và đầu tư trang thiết bị phục vụ công việc như máy vi tính,máy fax, điện thoại, máy đếm tiền… giúp các nhân viên làm việc thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn tiết kiệm được thời gian và công sức.
Hạn chế
Tuy tổ chức bộ máy kế toán của công ty khá tốt và đang dần được hoàn thiện nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm bị vi phạm trong tổ chức bộ máy kế toán khi kế toán trưởng đồng thời thực hiện vai trò của kế toán tổng hợp và thủ quỹ. Hơn thế nữa, kế toán trưởng là người đóng vai trò rất quan trọng trong bộ máy kế toán với chức năng lãnh đạo, quản lý bộ máy kế toán, phân chia và chịu trách nhiệm đối với công tác kế toán của công ty và nhiều các công việc khác.
Các Báo cáo quản trị được lập chủ yếu mang tính chất báo cáo cho lãnh đạo đơn vị tình hình thực tế của doanh nghiệp để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở chứ chưa thực hiện chức năng phân tích định hướng hoạt động cho đơn vị. Hạn chế này là do bộ máy kế toán của công ty được xây dựng chủ yếu thực hiện chức năng của kế toán tài chính, chưa có nhân viên có đủ năng lực để
3.2.2. Về vận dụng chế độ kế toán
- Các chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty hoàn toàn đúng với quy định của Chuẩn mực kế toán cũng như Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, đồng thời Công ty áp dụng chính sách này một cách nhất quán qua các kỳ kế toán cũng như kết thúc niêm độ kế toán hàng năm.
- Chứng từ sử dụng với nội dụng, hình thức và cách tổ chức chứng từ kế toán, luân chuyển chứng từ được thực hiện đúng quy định. Điều này không chỉ giúp việc quản lí được rõ ràng, khoa học mà còn đảm bảo được các yêu cầu về quản trị trọng việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế
- Hệ thống tài khoản vận dụng theo đúng quyết định số 48 và có điều chỉnh phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế tại Công ty.
- Hệ thống sổ sách kế toán được tổ chức theo hình thức Nhật ký chung là phù hợp với điều kiện, quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ đội ngũ kế toán tại công ty.
3.2.3. Một số phần hành kế toán cụ thể
Phần hành kế toán vốn bằng tiền
Tiền là một loại tài sản có khả năng sai phạm cao, tuy nhiên công tác quản lý nói chung và quản lý kế toán đối với loại tài sản này chưa thực sự chặt chẽ khi bố trí kế toán trưởng kiêm thủ quỹ. Công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chỉ được thực hiện cuối năm tài chính khi chốt số liệu kế toán. Điều này mang lại rủi ro rất lớn nhất là với doanh nghiệp có lượng tiền mặt tại quỹ cao như công ty.
Phần hành kế toán thanh toán
Nhìn chung, công tác kế toán thanh toán tại công ty tương đối hoàn chỉnh, mang lại hiệu quả cao. Các quy trình kế toán đã đảm bảo đúng quy đinh, hợp lý vơi điều kiện của công ty. Tuy nhiên, về mặt tài khoản theo dõi các khoản
phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp lại khá cồng kềnh. TK 131, 331 được mở chi tiết tới cấp 3 như đã nêu trên với duy nhất một nội dụng kinh tế, theo sau đó là các tiểu khoản theo dõi chi tiết cho từng đối tượng công nợ. Thay vì chi tiết các tiểu khoản 1311, 13111, 3311, 33111 công ty chỉ nên theo dõi trên 131, 331 và chi tiết ra đối tượng công nợ.
KẾT LUẬN
Thực tế quản lý tại các doanh nghiệp cho thấy hoàn thiện công tác kế toán vừa khoa học, hợp lý vừa linh hoạt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để tìm ra những biện pháp tăng cường khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường, đảm bảo khả năng tăng trưởng trong tương lai của doanh nghiệp.
Trong thời gian đầu thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh VLXD Hùng Phát, em đã tìm tòi, nắm bắt được một số kiến thức thực tế chuyên ngành kế toán cũng như tìm hiểu được một số hiểu biết về tổ chức bộ máy và công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Trên đây là Báo cáo thực tập tổng hợp của em Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh VLXD Hùng Phát. Để có được kết quả như trên, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của giảng viên TS. Phạm Thị Thủy.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và tập thể các chị làm công tác kế toán tại Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh VLXD Hùng Phát.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo tài chính năm 2011 Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh VLXD Hùng Phát
2. Báo cáo tài chính năm 2012 Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh VLXD Hùng Phát
3. Tài liệu tại các phòng ban trong công ty
4. Bộ tài chính. 2011. Chế độ kế toán trong doanh nghiệp. Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán. NXB Lao động; Quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán
5. GS. TS. Đặng Thị Loan. 2009. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. NXB Đại học kinh tế quốc dân.