- Hạch toán chi tiết
Trong doanh nghiệp thương mại kế toán chi tiết bán hàng là công việc khá phức tạp, đòi hỏi phải tiến hành theo dõi hàng ngày cả về số lượng và giá trị theo từng đơn vị hàng hoá trong kho trên hai loại chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp thẻ song song hạch toán hàng tồn kho nhằm mục đích so sánh đối chiếu khớp số liệu.
Kế toán bán hàng có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, hóa đơn giá trị gia tăng kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hoá tương ứng với loại hàng hoá. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hoá kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển và cộng các sổ chi tiết hàng hoá để lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn; sổ chi tiết NV bán hàng Người mua BP bán hàng/ thị trườn g Yêu cầu mua hàng Ký hóa đơn Lập hóa đơn bán hàng KT thanh toán/ PTKH Giám đốc, KTT Lập phiếu thu/ ghi sổ Thủ quỹ (KTT) Kế toán ghi sổ Thủ kho Xuất hàng Lưu Ghi sổ Nhập quỹ
Doanh thu, Giá vốn hàng bán cho từng loại mặt hàng từ đó sổ chi tiết xác định kết quả. Sau đó phần mềm kế toán tự động tập hợp số liệu vào Bảng tổng hợp hàng bán.
Sơ đồ 7 - Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song
- Hạch toán tổng hợp
Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 156 “Hàng hóa”: do công ty kinh doanh rất nhiều loại hàng hóa vì
vậy kế toán tiến hành mở chi tiết thành các tiểu khoản cho từng loại hàng hóa cụ thể.
Tài khoản 156 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là “TK 1561: Trị giá
mua” và “TK 1562: Chi phí vận chuyển”. Trong đó tài khoản 1562 là tài khoản
trung gian ghi nhận chi phí vận chuyển của từng Container hàng hóa trước khi kế toán tiến hành phân bổ cho từng mã hàng trong Container hàng đó.
TK 632 “Giá vốn hàng bán”: tài khoản này được sử dụng để phản ánh
giá vốn hàng bán ra trong kỳ.
Thẻ kho
Sổ chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp N – X - T Phiếu nhập kho
TK 511 “Doanh thu bán hàng”: tài khoản được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng hóa. Hiện tại, kế toán chi tiết tài khoản thành 1 tài khoản cấp 2 là TK 5111 “Doanh thu bán hàng hàng hóa: nội địa”
TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: tài khoản được sử dụng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
Các tài khoản đều có kết cấu và nội dung phản ánh đúng theo các quy định hiện hành. Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp phần hành được khái quát qua sơ đồ 8, trang 39
Sơ đồ 8 - Trình tự ghi sổ phần hành kế toán bán hàng
Ghi chú: Phần mềm tự động cập nhật Chứng từ hạch toán Nhật ký chung Sổ cái TK 156, 632, 511, 911 Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký bán hàng SCT TK 156, 632, 511, 911 Bảng tổng hợp chi tiết tiết HH, GV, lãi lỗ
Hàng ngày, các chứng từ về bán hàng như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, hóa đơn vận tải được kế toán cập nhật số liệu vào máy tính. Sau khi cập nhật số liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản 156, 632, 511, 911, bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, giá vốn, lãi lỗ.
2.3.2. Kế toán phần hành vốn bằng tiền
2.3.2.1. Đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý
Tại công ty, vốn bằng tiền có hai loại là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Do đặc thù kinh doanh nội địa nên vốn bằng tiền của công ty chỉ gồm tiền Việt Nam, không có ngoại tệ.
- Tiền mặt:
Tiền mặt được quản lý thống nhất tại quỹ cuả công ty, phần lớn các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới tiền mặt. Ví dụ như: nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thu tiền bán hàng, thanh toán với NSNN…
Là công ty quy mô nhỏ nên công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa được thực hiện thường xuyên. Thông thường vào cuối năm tài chính công ty mới thực hiện kiểm kê quỹ để phục vụ cho công tác quản lý và chốt sổ kế toán. - Tiền gửi ngân hàng
Tại công ty, các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới tiền gửi chủ yếu liên quan tới nghiệp vụ thanh toán với khách hàng đại lý và nhà cung cấp. Công ty mở tài khoản tại 3 ngân hàng: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, ngân hàng VPBank, ngân hàng Vietin Bank. Để theo dõi chi tiết tiền gửi, kế toán sử dụng “sổ tiền gửi ngân hàng” và mở theo từng ngân hàng giao dịch, trong đó ghi rõ nơi mở tài khoản và số hiệu tài khoản giao dịch. Căn cứ ghi sổ là Báo nợ, Báo có ngân hàng hoặc sổ phụ ngân hàng. Hàng tháng, kế
toán lấy sổ hạch toán chi tiết tài khoản (sổ phụ ngân hàng) đối chiếu với số hạch toán.
Là nhà phân phối gạch KIS cho hơn trên khắp 25 tỉnh thành khu vực miền Bắc, các khách hàng ở tỉnh lẻ chiếm số lượng lớn, đồng thời nhà cung cấp chính cho công ty đóng tại tình Đồng Nai. Do vậy việc thanh toán qua ngân hàng là điều rất cần thiết. Với các nghiệp vụ thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên kế toán lập các ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, gửi tới ngân hàng.
Trong quá trình thực hiện các giao dịch qua ngân hàng, công ty phải trả một số phí dịch vụ, việc thanh toán này được thực hiện qua tài khoản ngân hàng.
2.3.2.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ gốc:
- Chứng từ “xin chi”: Giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng… - Chứng từ “lệnh chi”: ký đồng ý của Kế toán trưởng và Giám đốc - Hóa đơn chứng từ mua, bán hàng hóa kèm theo
Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi
Sơ đồ 9 - Quy trình luân chuyển chứng từ
2.3.2.3. Tài khoản sử dụng và quy trình ghi sổ
Đối với tiền mặt, do chỉ có tiền mặt Việt Nam tại quỹ nên kế toán chỉ sử dụng TK 111 “Tiền mặt” đồng thời mở chi tiết tài khoản cấp 2 là TK
1111 “ Tiền mặt Việt Nam”.
Người đề nghị thu/ chi
Lập một trong các chứng từ sau: Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc Giấy đề nghị nộp/ lĩnh tiền kèm chứng từ gốc Giám đốc, Kế toán trưởng Ký duyệt chứng từ
Kế toán thanh toán Lập phiếu thu/ phiếu chi
Kế toán trưởng
Ghi sổ
Thủ quỹ
Kế toán tiền
Ký phiếu thu/ phiếu chi
Thu/ chi tiền và ghi sổ quỹ
Đối với tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân
hàng” và chi tiết ra 3 tài khoản cấp 2 như ví dụ tại mục 2.3.2.
Các tài khoản trên có kết cấu và nội dung phản ánh đúng theo chế độ quy đinh. Quy trình ghi sổ các nghiệp vụ phần hành vốn bằng tiền được khái quát qua sơ đồ 10 trang 42
Sơ đồ 10 : Trình tự ghi sổ kế toán phần hành vốn bằng tiền
Ghi chú:
Phần mềm tự động cập nhật
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, kế toán phụ trách cập nhật số liệu vào
Chứng từ gốc TM, TGNH
Nhật ký chung
Sổ chi tiết tiền mặt và TGNH
Sổ cái TK 111, 112
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
máy tính. Sau khi số liệu được cập nhật, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, bảng chi tiết tiền, cân đối số phát sinh, cuối năm cập nhật số dư lên báo cáo tài chính.