3.2.1.1. Xác định người nhận tin mục tiêu
Người nhận tin chính là khách hàng và công chúng mục tiêu của doanh nghiệp vì vậy cần xác định chính xác khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, những người quyết định hay những người có ảnh hưởng. Việc xác định người nhận tin đúng liên quan trực tiếp đến quá trình xác định phương thức hoạt động xúc tiến, việc soạn thảo nội dung thông điệp và chọn lựa phương tiện truyền tin sau này. Vậy vấn đề cấp thiết cần giải quyết đối với công ty HYT Travel đó là phải có phương pháp để xác định thật rõ công chúng mục tiêu của doanh nghiệp là gì, khách hàng chính là những ai (tầng lớp, lứa tuổi, nghề nghiệp,…) và ở đây khách hàng mà HYT Traevl hướng tới là học sinh sinh viên, công chức. Nếu đã xác định được thì từ đó mới có thể thiết kế thông điệp, lựa chọn kênh truyền tin, ấn định thời gian xúc tiến và quạn trọng đó là xác định được ngân sách nên dành cho hoạt động xúc tiến như thế nào là đủ mà hiệu quả.
3.2.1.2. Xác định phản ứng đáp lại của người nhận tin
Sau khi đã xác định được khách hàng, công chúng mục tiêu của doanh nghiệp thì cần xác định trạng thái hiện tại của khách hàng và việc truyền thông muốn đưa họ tới trạng thái nào, để từ đó áp dụng các biện pháp truyền thông thích hợp. Đối với HYT Travel thì giải pháp đưa ra đó là quảng cáo trên web và tờ rơi. Không chỉ riêng đối với doanh nghiệp kinh doanh lữ hành nói riêng và các công ty kinh doanh dịch vụ nói chúng thì việc này vừa phổ biến phù hợp với đối tượng khách đang là học sinh sinh viên mà lại ít tốn kém.
3.2.1.3. Thiết kế thông điệp
Việc thiết kế thông điệp phải đảm bảo 3 vấn đề sau đây: nội dung của thông điệp cần nêu bật được một số lợi ích kinh tế của người mua, động cơ, đặc điểm, lý do người mua cần nghĩ đến hay nghiên cứu sản phẩm… Đặc biệt đối với khách hàng mục tiêu là học sinh, sinh viên như doanh nghiệp hướng tới thì khi thiết kế thông điệp gửi tới khách hàng cần nêu bật được vấn đề tiện ích và lợi ích khi tham gia các tour du lịch của công ty bởi học sinh, sinh viên là những người trẻ tuổi năng động ham tìm tòi và sáng tạo.
Kênh trực tiếp: HYT Travel sử dụng nhân viên bán hàng quảng cáo trực tiếp tại công ty và các văn phòng đại diện.
Kênh gián tiếp: là những kênh truyền tải thông tin mà không cần sự tiếp xúc hay giao tiếp trực tiếp. HYT Travel sử dụng báo đài và internet.
3.2.1.5. Ấn định thời gian xúc tiến
Khi các mục tiêu xúc tiến được xác định rõ thì thời gian tiến hành xúc tiến cũng được xác định. Chẳng hạn, đối với công ty HYT Travel thì muốn bán chương trình du lịch nghỉ mát trọn gói thì thời gian tiến hành xúc tiến phải được thực hiện từ lúc người ta nghĩ đến việc nghỉ hè đó là thời gian rảnh rỗi mà học sinh, sinh viên được nghỉ ngơi nhiều nhất trong năm.
3.2.1.6. Xác định ngân sách dành cho các hoạt động xúc tiến
HYT Trvel thường sử dụng các phương pháp để xác định ngân sách xúc tiến. Điển hình là phương pháp tính tỷ lệ phần trăm doanh số bán, HYT Travel thường ấn định ngân sách cho hoạt động xúc tiến theo tỷ lệ nào đó trên doanh số bán dự kiến, có thể lấy trên doanh số bán của năm trước hay kỳ kinh doanh trước (thường được dự kiến vào khoảng 5 đến 7% doanh số bán. Trong tổng ngân sách thì có khoảng 40 - 50% cho quảng cáo, tiếp đến là hoạt động xúc tiến bán và quan hệ công chúng chiếm khoảng 20%, còn lại dành cho các hoạt động xúc tiến khác).