2.3.2.1. Quy trình xúc tiến của Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Thanh Niên Hà Nội
* Xác định người nhận tin mục tiêu
Đối với HYT Travel, đối tượng nhận tin cho chương trình du lịch nội địa bao gồm tất cả các cá nhân, tổ chức quan tâm đến các chương trình này. Về khách hàng tổ chức, công ty chủ yếu cung cấp cho các tổ chức của Chính phủ như Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Khoa hoc Công nghệ,… và các tổ chức là doanh nghiệp (doanh nghiệp tư nhân, nhà nước,…). Khách hàng là cá nhân, chủ yếu là khách hàng có thu nhập khá và có nhu cầu đi du lịch giải trí, thăm thân hoặc thương nhân đi hội thảo, hội nghị. Các khách hàng của công ty rất tin tưởng vào chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp. Công ty đang cố gắng dùng mọi nỗ lực marketing để có ngày càng nhiều khách hàng ưa chuộng dịch vụ của mình và trở thành khách hàng trung thành.
* Mục tiêu xúc tiến
Công ty là một trong những công ty du lịch hàng đầu Hà Nội hiện nay. Công ty luôn xác định mục tiêu xúc tiến rất rõ ràng bao gồm:
- Đối với khách hàng cá nhân cũng như tổ chức, công ty luôn giúp khách hàng nhận biết về các dịch vụ mà công ty cung cấp và hiểu về HYT Travel rõ hơn, tạo sự tin tưởng về công ty. Trong quá trình xúc tiến, công ty luôn đưa đầy đủ các thông tin về lợi ích của khách hàng khi họ mua và sử dụng dịch vụ của công ty.
- Mục tiêu cuối cùng khi xúc tiến sản phẩm của công ty cũng như bất cứ một công ty kinh doanh nào khác đều là tăng doanh thu và lợi nhuận. Với việc khách hàng nhận biết dịch vụ, cảm nhận được sự hấp dẫn của dịch vụ thông qua các công cụ xúc tiến tất yếu sẽ dẫn tới việc tăng khối lượng mua sản phẩm dịch vụ và hệ quả là tăng doanh thu, lợi nhuận.
* Thiết kế thông điệp
Thông điệp hàng đầu mà HYT Travel muốn truyền tải đến khách hàng đó là: “Đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất”. Thông điệp là sự khẳng định của công ty với khách hàng về chất lượng dịch vụ cung cấp. Các thông điệp mà công ty truyền tải đều rất ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu, cấu trúc hợp lý.
* Lựa chọn kênh truyền thông
Để tạo dựng hình ảnh và thương hiệu sản phẩm của công ty, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình, cũng như lưu lại trong tâm trí khách hàng hình ảnh, thương hiệu đó, HYT Travel đã sử dụng linh hoạt các kênh truyền thông để bổ trợ cho nhau.
- Với kênh truyền thông trực tiếp: các nhà quản trị sẽ trực tiếp tiếp xúc với các khách hàng lớn và các đối tác lớn để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty và ký kết các hợp đồng. Các nhân viên bán hàng trực tiếp cũng trực tiếp đi giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của công ty, cũng như các chương trình khuyến mại của công ty đến những khách hàng truyền thống và những tập khách hàng mới. Và một phương tiện truyền thông trực tiếp hữu hiệu nữa là thông tin truyền miệng từ phía các khách hàng hiện tại tới các khách hàng mới ( chiếm tỷ lệ 16% trong kết quả điều tra thăm dò khách hàng).
- Với kênh truyền thông gián tiếp: công ty đã sử dụng các phương tiện như tạp chí, tờ rơi, tập gấp,… để quảng bá và tung ra các chương trình khuyến mại. Công ty cũng chú trọng đến việc truyền thông qua Internet với nhiều hình ảnh sống động với hai ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh.
* Ngân sách xúc tiến
Thường được dự kiến vào khoảng 5 đến 7% doanh số bán. Trong tổng ngân sách thì có khoảng 40 - 50% cho quảng cáo, tiếp đến là hoạt động xúc tiến bán và quan hệ công chúng chiếm khoảng 20%, còn lại dành cho các hoạt động xúc tiến khác. Công ty thường không lên kế hoạch ngân sách trước cho một hoạt động xúc tiến. Trừ những hoạt động thường niên thường được tính toán sẵn còn đối với các hoạt động khác, khi chuẩn bị tiến hành nhân viên công ty sẽ lập một bản dự trù kinh phí trình lên giám đốc rồi mới được xét để chi. Nó cũng là một nguyên nhân làm giảm hiệu quả của quá trình xúc tiến.
2.3.2.2. Các công cụ xúc tiến của Công ty Cổ phần Thương mại Du lịch Thanh Niên Hà Nội
* Quảng cáo
Quảng cáo là công cụ xúc tiến mà tất cả các doanh nghiệp kinh doanh đều phải sử dụng. Nó là công cụ hiệu quả nhất và phổ biến nhất giúp doanh nghiệp có thể hướng thông tin và thuyết phục số lớn các khách hàng mục tiêu và mang tính đại chúng cao. HYT Travel cũng sử dụng phương tiện này để xúc tiến các sản phẩm du lịch cũng như các chương trình du lịch nội địa tại công ty. Ngân sách xúc tiến được sử dụng cho việc thiết kế các tờ rơi, tập gấp, pano quảng cáo, quảng cáo trên báo chí, tạp chí chuyên ngành và đầu tư vào việc hoàn thiện trang web của doanh nghiệp. Riêng đối với các chương trình du lịch nội địa công ty chủ yếu quảng cáo trên báo, tạp chí và trang web.
* Khuyến mại
Công ty sử dụng công cụ khuyến mại nhằm gia tăng lượng bán sản phẩm trong các thời điểm trái vụ và các thời điểm mà công ty muốn gia tăng doanh số bán. Đối với các chương trình du lịch nội địa, HYT Travel áp dụng chính sách kích cầu giảm giá tour, giảm giá cho các đoàn khách lớn hoặc đối với các khách hàng giới thiệu khách đến với công ty. Riêng đối với các đại lý du lịch, công ty lữ hành khác, công ty đã áp dụng giá chiết khấu cho họ khi họ bán được các tour lớn điều này kích thích hoạt động của các đại lý. Ngoài ra, để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả và tích cực hơn, hàng năm công ty luôn trích hoa hồng cho nhân viên đã ký hợp đồng với khách.
* Marketing trực tiếp
Là hình thức xúc tiến mà công ty áp dụng trong những năm gần đây. Trong thời gian gần đây HYT Travel đã áp dụng nhiều công cụ xúc tiến để bán hàng không qua trung gian như đối với các tour du lịch nội địa, công ty thực hiện tư vấn tại chỗ hoặc tư vấn qua điện thoại, qua mạng Internet, mọi thắc mắc của khách hàng được nhân viên công ty tư vấn trực tiếp và cung cấp catalog hoặc tập gấp nếu khách hàng yêu cầu. Tạo dựng được hình ảnh gần gũi thân thuộc đối với khách hàng là điều công ty hướng tới và mong muốn đạt được.
* Quan hệ công chúng và tuyên truyền
HYT Travel là thành viên của Tổng công ty Du lịch Hà Nội nên được sự ủng hộ và tạo điều kiện tham gia các hội thảo về du lịch tại Việt Nam. Qua đây, công ty đã tận dụng các cơ hội đó để quảng bá về hình ảnh và thương hiệu của HYT Travel đến đông đảo quần chúng, nắm bắt xu hướng du lịch sắp tới, tâm lý khách hàng và một số vấn đề khác. Đối với các tour du lịch nội địa hoạt động quảng bá này được tiến hành rất rộng rãi. Công ty còn không ngừng tuyên truyền trên trang web của mình và liên kết với các trang web khác.