Lý do: việc trích lập các khoản dự phòng trong kinh doanh là rất quan trọng và việc phát sinh các sự cố và khoản nợ thu hồi chậm hay khó đòi là không thể tránh khỏi, tuy nhiên tại công ty trên thực tế không có trích lập các khoản dự phòng. Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, ngoài việc phải theo dõi tình hình biến động của thị trường và theo dõi công nợ khách hàng, kế toán cần trích lập khoản dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Giải pháp:
• Đối với dự phòng hàng tồn kho
Dự phòng HTK chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập BCTC. Khi lập dự phòng GG HTK phải tính cho từng thứ hàng hóa tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá hàng thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho để xác định khoản giảm giá HTK cho niên độ kế toán tiếp theo
Ta theo dõi trên TK riêng biệt TK 159 để tính chi tiết từng khoản giảm giá cho từng niên độ. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được hàng tồn kho nhưng nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng đó trích lập năm trước, kế toán lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết cho từng loại hàng hóa) Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu số dự phòng cần trích lập ở lỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đó trích lập kỳ kế toán trước thì hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán số chênh lệch nhỏ hơn:
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán
• Đối với dự phòng phải thu khó đòi (theo dõi trên tài khoản 139)
+ Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước, thì Công ty phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch lớn hơn, bút toán ghi sổ:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng cần trích lập ở kỳ kế toán này thấp hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì Công ty phải hoàn nhập phần chênh lệch, ghi giảm chi phí:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642: Chi phí quản lý DN (hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi) + Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xoá nợ. Việc xóa nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán hạch toán:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642: Chi phí quản lý DN (nếu chưa lập dự phòng)
Có TK 131: Số nợ phải thu của khách hàng được xoá Có TK 138: Số nợ phải thu của khách hàng chưa được xoá Đồng thời ghi:
Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý
+ Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xoá nợ, Công ty vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biệp pháp thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, công ty hạch toán vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 711: Thu nhập khác.
Đồng thời ghi:
Có TK 004: Số nợ được thu hồi.