Công ty sử dụng hai phương thức bán hàng chính
2.2.1.1.1. Bán buôn
Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lượng hàng hóa bán ra của công ty cũng như
doanh thu của doanh nghiệp chia theo phương thức bán, bán buôn giúp doanh nghiệp
nhanh chóng tiêu thụ hàng hóa, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa, thu hồi vốn nhanh, bên cạnh đó mở rộng kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh và thị phần doanh nghiệp Quy trình bán buôn của công ty CPXD Bản Việt về bán hàng
Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng gửi đơn đặt hàng hoặc hoặc lệnh xuất kho đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa trực tiếp về phòng kinh doanh .Phòng kinh doanh trình lên ban giám đốc duyệt. Ban giám đốc duyệt, sau đó đơn đặt hàng hoặc hoặc lệnh xuất kho đối với vật tư được chuyển tới phòng kế toán. Căn cứ đơn đặt hàng, Phòng kế toán sẽ liên hệ với thủ kho để biết số lượng hàng còn hiện tại trong kho về mẫu mã và chủng loại.
- Nếu ở trạng thái kinh doanh bình thường (đủ hàng) phòng kế toán sẽ lập PXK. PXK:
Phiếu xuất kho gồm 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển gốc nơi lập phiếu, liên 2 chuyển thủ kho để xuất kho. Sau đó liên 2 được chuyển về, kế toán ghi vào cột đơn giá xuất và tính trị giá hàng xuất, liên 3: giao cho khách hàng
- Nếu hàng trong kho không đáp ứng đủ thì thủ kho sẽ phải báo ngay lại cho kế toán. Kế toán căn cứ vào báo cáo của thủ kho và đơn đặt hàng để có thể mua thêm hàng nơi khác, hoặc báo cho ban giám đốc để thương lượng số lượng bán và thời hạn giao hàng
• Tại kho sau khi kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất vật tư, hàng hóa và ghi thẻ kho; sau đó ký vào PXK và các chứng từ kèm theo, các chứng từ này sẽ được gửi lên phòng kế toán để ghi hóa đơn GTGT, và giá vốn
• Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế
toán. Trình phiếu xuất kho và chứng từ cho giám đốc kiểm tra và ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ. PXK chỉ hợp lệ khi có đủ 5 chữ ký (bao gồm chữ ký giám đốc hoặc người ủy nhiệm nếu không có mặt giám đốc)
• Hóa đơn GTGT lập làm 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển gốc, liên 2 giao cho khách hàng,
liên 3 Giao cho kế toán công nợ, thanh toán ghi sổ. Hoá đơn GTGT sẽ có đại diện hợp pháp người mua và người bán ký ghi rõ họ tên, đóng dấu và giao cho người đại diện phương tiện vận tải của khách hàng (liên 2). Các liên còn lại của hóa đơn GTGT đính kèm gửi về công ty và lưu trữ
• Công ty lập phiếu thu có 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giữ làm chứng từ ghi sổ để thu tiền trực tiếp ngay sau khi giao hóa đơn GTGT và hàng hóa hoặc nhờ ngân hàng thu tiền tùy theo hợp đồng ký kết
2.2.1.1.2. Bán lẻ: Công ty hiện tại có hai cửa hàng thuê để bán những sản phẩm của công ty
• Của hàng 1: số 125, đường Âu Cơ, ngã tư Phúc Yên- Vĩnh phúc
• Cửa hàng 2: Thiết bị phụ tùng xe, quốc lô 23B đối diện trường THPT Mê Linh (Mê Linh- Hà Nội)
Theo hình thức bán hàng này, khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến cửa hàng. Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền và giao hàng cho khách. Công ty hiện tại áp dụng thông tư 64/2013/TT-BTC cho bán lẻ
Cuối ngày, quản lý cửa hàng hoặc nhân viên kế toán cửa hàng phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, giá trị hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trên Bảng kê bán lẻ có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày.
PXK gồm 3 liên: Liên 1 cửa lưu tại quyển gốc, liên 2 gửi phòng kế toán, liên 3 giao cho khách (hoặc bản thân cửa hàng nếu khách hàng không cần chứng từ đi kèm).
Phiếu thu kế toán lập gồm 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển gốc, liên 2 giao cho khách hàng (hoặc tại cửa hàng lưu giữ), liên 3 gửi phòng kế toán
Sau đó cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác chuyển về công ty. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hoá đơn này ghi là “bán lẻ không giao hoá đơn”. Hóa đơn GTGT lập làm 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển gốc, Liên 2 giao cho khách hàng (hoặc bản thân cửa hàng nếu cuối ngày lập dựa vào bảng kê bán lẻ), Liên 3 giao cho kế toán công ty
Cuối tháng, Phòng Kế Toán cử đại diện tới kiểm tra và báo cáo lại
Hàng tháng, công ty sẽ gửi hàng xuống cửa hàng 2 lần/ tháng với một số lượng nhất định. Nếu có đơn hàng cần khối lượng lớn mà tại cửa hàng không đủ
• Cửa hàng Mê Linh không có kế toán, quản lý cửa hàng sẽ liên hệ đến phòng kế toán.
Phòng kế toán sẽ phát hành PXK kiêm điều chuyển nội bộ và giao cho phương tiện vận tải của công ty đến kho để nhận hàng và đem hàng tới cửa hàng. Thủ kho kiểm tra PXK kiêm điều chuyển nội bộ, xuất hàng và ghi vào thẻ kho, ký nhận PXK, và chuyển lên phòng kế toán. Cuối tháng, Kế toán tập hợp các phiếu xuất kho , ghi sổ và lưu giữ, gửi lên Ban giám Đốc và kế toán trưởng ký duyệt
• Nếu tại cửa hàng của công ty có nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng xem lượng tồn
của cửa hàng trong kho. Kế toán cửa hàng liên hệ với kế toán yêu cầu xuất kho, cuối tháng kế toán tập hợp chứng từ gửi lên phòng kế toán, Phòng kế toán cử đại diện kiểm tra và báo cáo