2.2.2.1. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Công việc này được thực hiện để đánh giá hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng và độ tin cậy của thông tin.
KTV tiến hành phỏng vấn BGĐ về các quy định trong công ty và xem xét các tài liệu liên quan như các sổ Cái, sổ chi tiết phải thu khách hàng, biên bản dối chiếu công nợ, các báo cáo bán hàng… để để đánh giá về hệ thống kiểm soát
Biểu 2.8 Giấy tờ làm việc của KTV về HTKSNB các khoản phải thu
Công ty TNHH kiểm toán ASCO Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2012
Nội dung: Ghi chú HTKSNB các khoản phải thu khách hàng D331 Tên Ngày Người thực hiện PTL 11/2/13 Người soát xét 1 Người soát xét 2
I. Các quy định KSNB về các khoản phải thu
Trả lời 1. Công ty có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu
khách hàng theo đối tượng không?
Theo dõi riêng biệt từng đối tượng, nhưng không theo dõi theo đồng nguyên tệ
2. Tiền thu từ các khách hàng được ghi chép đúng đắn trong biên lai đã được đánh số trước không?
Có. Được ghi cụ thể các hóa đơn đã thanh toán trong sổ chi tiết phải thu
của khách hàng và cập nhât vào đúng sổ
3. Trong trường hợp bán hàng thu bằng tiền mặt mà chưa thu được tiền (nhân viên bán lẻ thu tiền không nộp quỹ), có chi tiết được các hóa đơn chưa thanh toán tiền trong tài khoản doanh thu bán hàng bằng tiền mặt không?
Không
4. Các khoản công nợ được đối chiếu sau bao nhiêu (tháng) thời gian một lần/
Chưa đối chiếu
5. Các bản đối chiếu công nợ có được ban lãnh đạo xem xét trước khi gửi không?
Chưa đối chiếu
6. Ngoài bộ phận kế toán, có bộ phận nào khác quản lý, theo dõi và lập các báo cáo về việc bán hàng không?
Bộ phận xuất nhập khẩu
7. Người chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán theo dõi các khoản công nợ phải thu có tham gia vào việc bán hàng, lập hóa đơn không?
Không
8. Báo cáo bán hàng hàng tháng có được gửi cho khách hàng xác nhận mà không có sự tham gia của nhân viên giữ sổ và nhân viên bán hàng không?
Không
9. Việc thu hồi nợ có được giao cho một người/bộ phận đôn đốc thực hiện không?
Có
10. Tổng nợ phải thu khách hàng trên sổ cái có được đối chiếu với bảng kê nợ phải thu khách hàng và bảng đối chiếu này có được sự phê duyệt của người có thẩm quyền không?
Có
11. Cá khoản mục điều chỉnh (tăng, giảm, bù trừ nợ phải thu) có được kiểm tra không/ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có
12. Bảng phân tích tuổi nợ của khoản phải thu khách hàng có được lập và xem xét bởi người có thẩm quyền không?
Có
13. Bảng liệt kê nợ phải thu khách hàng quá lâu và các khoản có tranh chấp có được lập thường xuyên và xem xét bởi người có thẩm quyền không?
Không có
14. Công ty có các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ chậm trả, nợ khó đòi không?
Có
15. Các khoản phải thu khó đòi có được lập dự phòng không?
Sau khi tổng hợp kết quả qua bảng câu hỏi, KTVđánh giá môi trường chung kiểm soát của công ty ABC được thiết kế khá hiệu quả tuy nhiên việc thực hiện còn chưa đem lại hiệu quả cao, như các khoản công nợ không được đối chiếu định kỳ, một số hóa đơn không có chữ ký người mua, không theo dõi đồng nguyên tệ với từng khách hàng…
Vì vậy KTV đưa ra kết luận về KSNB với khoản mục phải thu khách hàng là chưa thật chặt chẽ cần tăng cường các thử nghiệm cơ bản trong viêc kiểm toán.
2.2.2.2. Thủ tục phân tích
Sau khi nhận được các thông tin từ khách hàng, KTV tiến hành phân tích sự biến động về khoản phải thu khách hàng trên Bảng cân đối số phát sinh của khách hàng qua các năm bằng các chỉ tiêu doanh thu, PTKH, vòng quay các khoản phải thu…từ đó KTV có cái nhìn khái quát về tình hình tăng giảm của khoản PTKH. Quá trình phân tích tuy không đem lại bằng chứng thuyết phục cao nhưng nó mang tính chất định hướng giúp KTV có quyết định đúng đắn, dự đoán được những sai sót có thể xảy ra đối với khoản phải thu khách hàng .
Biểu 2.9: Giấy tờ làm việc của KTV về số liệu tổng hợp và phân tích
Công ty TNHH kiểm toán ASCO
Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2012
Nội dung: Lập bảng số liệu tổng hợp và thực hiện phân tích D340 Tên Ngày Người thực hiện VTT 11/2/13 Người soát xét 1 PTL 15/2/13 Người soát xét 2 TTG 15/2/13
Mục tiêu Tổng hợp số liệu và phân tích biến động
Nguồn gốc số liệu Bảng cân đối số phát sinh
Công việc thực hiện Thu thập số liệu từ Bảng CĐPS tài khoản, đối chiếu với tài liệu liên quan
Tính toán và phân tích nguyên nhân biến động TK Diễn
giải
Số đầu năm Ghi chú
số cuối năm Ghi chú
Tăng/Giảm Tỷ lệ
BS 131C KHTT GL BS 89.795.910 PY 89.795.810 139 DPPT GL BS PY Chỉ tiêu phân tích
Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm Tăng/Giảm Tỷ lệ Phải thu KH (a) 1.962.228.033 3.330.616.031 1.368.387.998 0,697364 Doanh thu (b) 38.707.324.573 112.202.532.813 73.495.208.240 1,898742 Ngày trong kỳ (c) 365 365 1,00
Ngày thu tiền BQ= a*c/b
19 11 0,59
Vòng quay các khoản phải thu = b/a 19,72621119 33,68822217 1,71 T/G BH trả chậm theo quy định của đơn vị Ghi chú (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
GL: Đã đối chiếu khớp với số liệu sổ cái tài khoản
PY: Đã đối chiếu khớp với số liệu BCKT năm trước của đơn vị
BS: Đã đối chiếu khớp với số liệu trên bảng CĐKT trước kiểm toán năm nay
Phân tích nguyên nhân biến động
PTKH cuối năm 2012 tăng một lượng đáng kể (hơn 1,3 tỷ đồng tương ứng với 70%). Nguyên nhân tăng có thể do trong năm 2012 công ty mở rộng chính sách bán chịu để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa, thu hút thêm khách hàng. KTV cần xem xét nguyên nhân cụ thể của việc tăng này, rất có thể xảy ra sai phạm liên quan đến khoản mục này. Số vòng quay các khoản phải thu cũng tăng khá nhanh (tăng 1,71 lần) KTV cũng phải xem xét tìm nguyên nhân.
Kết luận
Khoản mục nợ phải thu khách hàng của công ty ABC đóng một vai trò rất quan trọng trong BCTC, bởi vì bất cứ một sai phạm nào liên quan đến khoản mục phải thu khách hàng cũng ảnh hưởng đến việc đánh giá sai lệch về tình hình tài chính của khách hàng.
KTV cần chú trọng xem xét sự biến động trên.
2.2.2.3. Thủ tục kiểm tra chi tiết
Trên cơ sở kết qủa đánh giá công việc kiểm soát nội bộ và việc phân tích đến các khoản phải thu khách hàng, KTV tiếp tục tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết đối với các khoản phải thu khách hàng, bao gồm các nội dung sau:
Nội dung công việc: Đối chiếu sổ chi tiết và Sổ Cái để đảm bảo số dư đã được trình bày trên bảng cân đối kế toán là hợp lý. Kiểm tra đối ứng tài khoản xem có sự bất thường hay không.
Đầu tiên KTV tiến hành đọc BCTC, kiểm tra xem khoản phải thu khách hàng ở công ty ABC có được trình bày theo đúng quy định không?
Xem bảng tổng hợp số dư chi tiết về tên khách hàng, số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của từng khách hàng, kiểm tra sổ chi tiết phải thu khách hàng theo từng đối tượng.
Đối với khách hàng có số dư cuối kỳ thì cần phải kiểm tra thêm về việc đối chiếu số dư khoản phải thu khách hàng giữa công ty ABC và các khách hàng của họ để xác định mức độ đối chiếu, xác định xem có chênh lệch không.
Sau đó KTV tiến hành xem sổ Cái tài khoản phải thu, đối chiếu số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ giữa sổ cái với BCTC, giữa sổ cái và sổ chi tiết phải thu từng khách hàng để kiểm tra tính nhất quán của số liệu.
Biểu 2.10: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên về đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp của khoản phải thu khách hàng
Công ty TNHH kiểm toán ASCO
Số 5, ngách 1/38, ngõ 1 Phạm Tấn Tài, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC Ngày khóa sổ: 31/12/2012
Nội dung: Phải thu khách hàng theo đối tượng
D341
Tên Ngày
Người thực hiện VTT 12/2/13
Người soát xét 1 11/2/13
Người soát xét 2 11/2/13
Mục tiêu Đối chiếu số liệu chi tiết với tổng hợp
Đối chiếu số liệu với biên bản xác nhận của đơn vị
Công việc thực hiện Xem lướt các khoản mục bất thường là các khoản mục có số dư lớn, các đối tượng xác định là bên liên quan, các khoản nợ trong năm không biến động. Viết giấy tờ làm việc ra một bảng riêng STT Mã
KH Tên khách hàng Dư nợ ĐK Dư có ĐK PS nợ PS có Dư nợ CK Dư có CK BB xác nhận 1 KH16 Công ty MS 437.534.538 527.330.448 89.795.910 2 KH01 Công ty EI 302.015.164 377.012 301.638.152 3 KH08 Công ty Ranga 1.962.228.033 112.258.978.663 111.192.228.817 3.028.977.879 4 KH15 Công ty Thúy vân 262.500.000 262.500.000 Tổng cộng 1.962.228.033 - 113.261.028.365 111.982.436.277 3.330.616.031 89.795.910 PY PY TB, GL TB, GL BS BS
Đơn vị chưa thực hiện đối chiếu công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nợ tại 31/12/2012 PY: Đã đối chiếu khớp với số liệu BCKT năm trước của đơn vịTB: Đã đối chiếu khớp với số liệu trân bảng CĐPS GL: Đã đối chiếu khớp với sổ cái tài khoản
Nội dung công việc: KTV sẽ tiến hành lập bảng đối ứng tài khoản phải thu xem có đối ứng bât thường nào xảy ra không.
KTV kiểm tra số phát sinh nợ, số phát sinh có của khoản phải thu khách hàng theo từng tháng nhằm chỉ ra những biếnđộng của khoản mục này
Để kiểm tra chi tiết phải thu khách hàng, KTV căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 1311 tiến hành tính toán, tổng hợp đối ứng với từng tài khoản, và căn cứ vào số dư đầu kỳ đã được đối chiếu với BCTC năm trước (đã được kiểm toán), KTV tính toán lại số dư cuối kỳ của khoản phải thu khách hàng để kiểm tra xem đơn vị đã tính toán đúng chưa.
Biểu 2.11: Giấy tờ làm việc của KTV kiểm tra các nghiệp vụ bất thường
Công ty TNHH kiểm toán ASCO Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2012
Nội dung: Kiểm tra các nghiệp vụ bất thường
D344
Tên Ngày Người thực hiện VTT 12/2/13 Người soát xét 1 TTG 15/2/13 Người soát xét 2 PTL 15/2/13
Mục tiêu Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh trung thực và hợp lý, đúng bản chất theo đúng chế độ kế toán
Nguồn gốc số liệu Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng
Công việc thực hiện Lập bảng đối ứng tài khoản , rà soát lại sổ chi tiết các tài khoản phải thu khách hàng và ghi chú lại các nghiệp vụ bất thường về đối ứng, số tiền, nội dung, giá trị...
Tài khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có
Số dư tại 01/01/2012 1.962.228.033 Số phát sinh 11211 262.500.00 11221 111.704.190.700 33311 12.500.000 4131 28.447.490 377.012 5111 98.969.521.436 5112 9.529.350.591 5113 4.187.286.947 515 96.408.933 635 15.368.565 711 437.512.968 ... Tổng cộng só phát sinh 113.261.028.365 111.982.436.277 Dư cuối kỳ 3.240.820.121 Đánh giá:
Sau khi đã tính toán được tổng phát sinh nợ, phát sinh có, KTV tiến hành chọn mẫu theo các xét đoán nghề nghiệp và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ liên quan và phát hiện có sai sót trong việc hạch toán, KTV yêu cầu kế toán công ty giải trình và điều chỉnh sai phạm.
Để phát hiện ra sai phạm trên, KTV đã kiểm tra tất cả các hợp đồng kinh tế liên quan về tính hợp pháp, hợp lệ, về số lượng, đơn giá, kiểm tra các hóa đơn bán hàng có đầy đủ chữ ký, con dấu, nội dung trên hóa đơn có phù hợp với hợp đồng không, tính toán lại số tiền để kiểm tra sự tính toán của đơn vị có chính xác không,đối chiếu giữa sổ chi tiết TK 1311 với các bộ chứng từ, kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh và việc hạch toán có đúng nội dung không…
Biểu 2.12: Giấy tờ làm việc của KTV về các nghiệp vụ bất thường
Công ty TNHH kiểm toán ASCO Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2012
Nội dung: Kiểm tra các nghiệp vụ bất thường
D344
Tên Ngày Người thực hiện VTT 12/2/13 Người soát xét 1 PTL 15/2/13 Người soát xét 2 TTG 15/2/13
Mục tiêu Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh trung thực và hợp lý, đúng bản chất theo đúng chế độ kế toán
Nguồn gốc số liệu Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng
Công việc thực hiện Lập bảng đối ứng tài khoản, rà soát lại sổ chi tiết các tài khoản phải thu khách hàng và ghi chú lại các nghiệp vụ bất thường về đối ứng, số tiền, nội dung, giá trị...
Tổng hợp các nghiệp vụ bất thường
Đối ứng bất thường: Đối ứng với bên có TK 515 Với khoản lãi CLTG kế toán hạch toán
Nợ TK 11221/ Có TK 131: Theo tiền gửi trên giấy báo có Điều chỉnh
Nợ TK 131/ Có TK 515 Số lãi chênh lệch tỷ giá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kết luận: Các nghiệp vụ bất thường đã đươc hạch toán lại đúng bản chất
Nội dung công việc: Kiểm tra tính đúng kỳ của các khoản phải thu khách hàng Để đảm bảo các khoản phải thu cũng như các chi phí tương ứng được ghi nhận đúng kỳ, KTV tiến hành chọn mẫu 1 số nghiệp vụ thanh toán sau ngày khóa sổ có
số tiền lớn để kiển tra. KTV kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán sau ngày khóa sổ đồng thời kiểm tra các chứng từ gốc, so sánh ngày phát sinh nghiệp vụ với ngày ghi nhận nợ trên sổ sách.
Biểu 2.13: Giấy tờ làm việc của KTV kiểm tra tính đúng kỳ các khoản phải thu khách hàng
Công ty TNHH kiểm toán ASCO Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2012
Nội dung: Kiểm tra cut off số dư công nợ phải thu khách hàng D347 Tên Ngày Người thực hiện PTL 11/2/13 Người soát xét 1 VTT 15/2/13 Người soát xét 2 TTG 15/2/13
Mục tiêu Số dư công nợ trên sổ sách được phản ánh đầy đủ và đúng kỳ
Nguồn gốc số liệu Sổ chi tiết tài khoản 131 sau niên độ
Công việc thực hiện Chọn các nghiệp vụ thanh toán công nợ phải thu khách hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản sau ngày khóa sổ từ sổ tiền mặt và tiền gửi sau niên độ
Chứng từ Số Ngày 0000247 31/12/12 Phí dịch vụ hưởng theo HĐ số 002DV/VNFR 5113 39.193.922 Đúng kỳ 0000248 31/12/12 Phí dịch vụ hưởng theo HĐ số 003DV/VNFR 5113 3.098.590.9 33 Đúng kỳ
0000246 27/12/12 Xuất khẩu hương 9 inch sang Ấn Độ theo INVOICE số 295TN/VFR
5112 518.727.588 Đúng kỳ
Tổng cộng
Note: Tham chiếu đến phần kiểm tra doanh thu để xác định hạch toán đúng kỳ của các khoản phải thu
Kết luận
Các khoản phải thu cũng như các chi phí tương ứng được ghi nhận đúng kỳ
Nội dung công việc: Thực hiện kiểm tra xác nhận công nợ của công ty ABC và thực hiện xác nhận công nợ một số số dư cuối kỳ
Mục tiêu của công việc này là xác minh tính có thật của các khoản phải thu khách hàng
KTV tiến hành gửi thư xác nhận cho 4 khách hàng chưa có đối chiếu với công ty ABC: Công ty MS, Công ty EI, Công ty Ranga, Công ty Thúy Vân. Các thư xác nhận này được viết theo mẫu có sẵn của ASCO, được đưa cho công ty ABC để giám đốc công ty ABC ký, đóng dấu và đã được gửi tới các khách hàng vào ngày 11/2/2013
Đến ngày 15/2/2013 đã nhận được thư trả lời của cả 4 công ty. Các thư trả lời đã chỉ ra rằng không có sai lệch gì. Thư trả lời của các khách hàng là một bằng chứng quan trọng cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toán viên về khoản phải thu khách hàng.
Biểu 2.14: Giấy tờ làm việc của KTV về việc gửi thư xác nhận đến khách hàng
Công ty TNHH kiểm toán ASCO
Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC Ngày khóa sổ: 31/12/2012
Nội dung: Kiểm tra tính hiện hữu của số dư tài khoản phải thu khách hàng
D343
Tên Ngày Người thực hiện PTL 11/2/13