III. Các khoản phải thu ngắn
2.2.2 Thực trạng quản lý tài sản ngắn hạn
2.2.2.1 Thực trạng quản lý tiền
Bảng 2.6 Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền giai đoạn năm 2011-2013
Đơn vị: Đồng
Chỉ
tiêu Năm 2013 Năm 2012 Năm 2011
Chênh lệch 2013 – 2012 Chênh lệch 2012 – 2011 Tuyệt đối Tƣơng
đối (%) Tuyệt đối
Tƣơng đối (%) Tiền và các khoản tương đương tiền 78.119.247 1.011.673.705 239.835.711 (933.554.458) (92,27) 771.837.994 321,82 (Nguồn: Phòng kế toán)
Đối với các doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH tư vấn môi trường Tân Ngọc Minh, hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý tiền mặt là điều cốt yếu cho sự sống còn của doanh nghiệp. Công ty tạo được lợi nhuận là việc cần thiết nhưng việc luôn đảm bảo luồng tiền mặt lưu thông liên tục trong công ty mới là yếu tố đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh, tạo cơ sở cho đơn vị tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, trong giai đoạn năm 2012-2013, công ty chưa đưa ra được những chính sách quản lý tiền một cách hợp lý, nhìn vào lượng tiền mặt công ty nắm giữ qua các năm, có thể thấy rẳng lượng tiền công ty nắm giữ không ổn định, có sự chênh lệch khá lớn và sự tăng giảm không đều.
Năm 2011, lượng tiền mặt công ty nắm giữ là hợp lý, đối với một công ty quy mô nhỏ mới đi vào hoạt động chưa lâu, thì lượng tiền mặt 239.835.711 VNĐ là hoàn toàn phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty. Công ty đảm bảo rằng lượng tiền mặt này là tối ưu tại mỗi thời điểm đó. Năm 2012, khi công ty mở rộng quy mô kinh doanh, ban lãnh đạo thay đổi chính sách quản lý tiền mặt so với năm 2011, công ty nắm giữ nhiều tiền mặt hơn. Công ty cho rằng, tại thời điểm này, việc nắm giữ nhiều lượng tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn, tuy nhiên đây lại là một quyết định sai lầm của công ty. Việc khủng hoảng kinh tế năm 2012 đều khiến cho các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều chịu ảnh hưởng nhất định dù ít hay nhiều, việc công ty nắm giữ
53
lượng tiền mặt lớn đã làm tăng các chi phí cơ hội và chi phí quản lý tiền mặt, làm giảm các cơ hội đầu tư vào các lĩnh vực khác khi mà ngành xây dựng là một trong những lĩnh vực chịu ảnh hưởng nặng nề nhất từ cuộc khủng hoảng. Từ việc quản lý tiền mặt chưa tốt đã dẫn đến hiệu quả sử dụng TSNH của doanh nghiệp kém.
Năm 2013, công ty càng thể hiệu sự yếu kém trong công tác quản lý tiền mặt, cụ thể là lượng tiền mặt công ty nắm giữ là quá thấp. Chỉ khi việc thu và chi tiền diễn ra ăn khớp và có thể dự đoán trước được, công ty sẽ chỉ cần duy trì một lượng tiền mặt thấp, tuy nhiên năm 2013 nền kinh tế chưa khôi phục hoàn toàn sau cuộc khủng hoảng giai đoạn năm 2011-2012, hoạt động kinh doanh đã có những dấu hiệu tốt xong chưa hoàn toàn ổn định, vậy nên việc nắm giữ ít tiền mặt khiến công ty gặp những rủi ro cũng như làm giảm khả năng thanh toán tức thời, từ đó làm giảm hiệu quả sử dụng TSNH. Công ty không sử các mô hình đưa ra ở chương 1, do quy mô kinh doanh của công ty còn nhỏ, không phù hợp để sử dụng các loại mô hình đó. Thời gian qua, Giám đốc công ty dùng kinh nghiệm của mình để xác định lượng tiền dự trữ, tuy nhiên phương pháp này không mang lại kết quả cao.
Tóm lại, quản lý tốt luồng tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua được những khó khăn. Ngoài ra, việc này còn tạo cho doanh nghiệp một cơ hội để đầu tư chiến lược hoặc giảm thiểu chi phí. Công ty cần chú ý đến nguyên tắc quản lý luồng tiền mặt tự do để thành lập một khoảng an toàn về tiền mặt.
2.2.2.2 Quản lý các khoản phải thu
Bảng 2.7 Các khoản phải thu giai đoạn năm 2011-2013
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2012 Năm 2011
Chênh lệch 2013- 2012
Chênh lệch 2012- 2011
Tuyệt đối Tƣơng
đối(%) Tuyệt đối
Tƣơng đối(%) Phải thu khách hàng 423.965.297 98.053.152 50.048.000 325.912.145 332,38 48.005.152 95,91 (Nguồn: Phòng kế toán)
Giai đoạn năm 2011-2013, khoản phải thu khách hàng của công ty có xu hướng tăng qua các năm, toàn bộ các khoản phải thu ngắn hạn của công ty là phải thu khách hàng, cho thấy rằng công ty đã mở rộng các mối quan hệ với khách hàng, công ty nới lỏng chính sách tín dụng, hay nói cách khác công ty đã áp dụng chính sách tín dụng
thương mại để thúc đẩy quan hệ tín dụng giữa công ty với khách hàng dưới hình thức mua bán chịu hàng hóa.
Có thể khẳng định rằng, việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại chính là con dao hai lưỡi đối với công ty. Mặc dù khi nới lỏng tín dụng, công ty sẽ duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng, có thể giữ được mối làm ăn lâu dài, nhưng việc cho khách hàng mua chịu nhiều dẫn đến nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi do không xoay vòng được vốn. Cụ thể năm 2013, khoản phải thu khách hàng là rất lớn, tăng 332,38% so với năm 2012, công ty đã có một bước mạo hiểm trong việc nới lỏng tín dụng, cho khách hàng mua chịu nhiều, làm giảm hiệu quả sử dụng ngắn hạn vì những nguy cơ công ty phải đối mặt.
Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp sắp xếp thời gian cho các khoản phải thu để theo dõi các khoản phải thu của công ty.
2.2.2.3 Quản lý hàng tồn kho
Bảng 2.8 Hàng tồn kho giai đoạn năm 2011 -2013
Chỉ
tiêu Năm 2013 Năm 2012 Năm 2011
Chênh lệch 2013 – 2012 Chênh lệch 2012 – 2011 Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Tuyệt đối Tƣơng đối (%) Hàng tồn kho 2.243.226.504 1.197.875.697 182.830.200 1.045.350.807 87,26 1.015.045.497 555,18 (Nguồn: Phòng kế toán)
Năm 2012, lượng hàng tồn kho của công ty là 1.197.875.697, tăng mạnh 1.015.045.497 VNĐ so với năm 2011, tương ứng mức tăng 555,18%.
Năm 2013, hàng tồn kho tăng 1.045.350.807 VNĐ, tương ứng tăng với mức 87,26% so với năm 2012. Nguyên nhân là do năm 2013, nền kinh tế đang dần vực dậy sau khủng hoảng nên công ty đã dự trữ nhiều hàng hóa. Theo thuyết minh báo cáo tài chính, năm 2012 nguyên liệu, vật liệu là 1.197.875.697 và công cụ dụng cụ là 8.267.424. Năm 2013 nguyên liệu, vật liệu là 2.212.128.976 và công cụ dung cụ là 31.097.578. Hơn nữa, do nhu cầu mua hàng của khách hàng tăng cao vì trong năm 2013 công ty nới lỏng chính sách tín dụng, cho khách hàng mua chịu nhiều, vì vậy công ty cần dự trữ nhiều hàng để đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng khi cần thiết. Công ty sử dụng mô hình EOQ mở rộng để xác định lượng hàng tồn kho.
55
Tuy nhiên, hàng tồn kho tăng mạnh cũng đồng nghĩa với việc công ty tăng chi phí quản lý hàng lưu kho và các chi phí khác liên quan. Vì vậy, công ty cần có các biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả để giảm chi phí lưu kho, tăng khả năng quay vòng vốn. Nếu cứ tiếp tục ứ đọng lượng hàng trong kho, sẽ có ảnh hưởng xấu tới tình hình kinh doanh của công ty.