nghiệp trong những năm qua
Công tác quản lý chi phísao cho đảm bảo không vượt quá TMĐT là rất cần thiết đối với doanh nghiệp, đồng thời trong thời buổi kinh tế thị trường đang ở giai đoạn
khó khăn thì công tác quản lý chi phí càng cần được chú ý nhằm tăng tiết kiệm chi phí để nâng cao hiệu quả sản xuất.
2.3.2.1. Quản lý nguồn nhân lực
Ngày nay, khi vai trò của nguồn nhân lực ngày càng được thừa nhận như một yếu tố quan trọng. Bên cạnh vốn và công nghệ cho mọi sự tăng trưởng, thì một trong những yêu cầu để hòa nhập vào nền kinh tế khu vực cũng như Thế giới thì phải có được một nguồn nhân lực có đủ sức đáp ứng được những yêu cầu về trình độ phát triển của khu vực, của Thế giới, của thời đại. Khi tham gia vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội, con người đóng vai trò chủ chốt, là chủ thể sáng tạo và chi phối toàn bộ quá trình đó, hướng nó tới mục tiêu nhất định. Trình độ, kinh nghiệm nghề nghiệp, ý thức tổ chức của mỗi cá nhân là rất quan trọng để tạo ra hiệu quả sản xuất. Vì thế, đối với Tổng công ty, cán bộ, công nhân viên đều là những người đã được lựa chọn, tuyển dụng theo đúng trình tự, thủ tục quy định của Pháp luật và là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư, sản xuất kinh doanh thích ứng với yêu cầu nhiệm vụ của Tổng công ty. Đa số cán bộ củaTổng công ty là những cán bộ có bề dày kinh nghiệm trên 5 năm, giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực xây dựng, kinh doanh, sản xuất phân bón,….
Trong xu thế xã hội ngày càng phát triển trên con đường hội nhập Quốc tế, Tổng công ty có lợi thế với đội ngũ cán bộ đã từng tham gia làm việc với nhiều dự án của các chủ đầu tư có các nhà tài trợ: WB, ADB, JBIC cùng các đối tác nước ngoài như: Louis Berger (Mỹ); PCI, Nippon Koei, JBSI (Nhật Bản); DOHA (Hàn Quốc).
Bảng 2.2. Bảng tổng hợp nhân sự chính của Tổng công ty
TT Cán bộ chuyên môn SL Năm công tác
1 Kỹ sư xây dựng Cầu đường
02 02 05 Trên 10 năm 05 - 10 năm 01 - 05 năm
2 Kỹ sư xây dựng dân dụng và Công nghiệp 03 03 02 Trên 10 năm 05 -10 năm 01 - 05 năm
3 Kỹ sư Thủy lợi
03 03 06 Trên 10 năm 05 - 10 năm 01 - 05 năm
4 Kỹ sư Kinh tế xây dựng
02 02 04 Trên 10 năm 05 - 10 năm 01 - 05 năm
5 Kỹ sư Máy xây dựng 01
03 05 - 10 năm 01 - 05 năm 6 Cử nhân kinh tế 02 02 04 Trên 10 năm 05 - 10 năm 01 - 05 năm
2.3.2.2. Quản lý máy móc thiết bị thi công
Công tác quản lý sử dụng máy móc thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác sử dụng, kế hoạch hóa nguyên vật liệu, lao động, vốn…Đây là yếu tố cơ bản nhất của quá trình sản xuất, trong đó máy móc thiết bị là yếu tố “phần cứng”, có vai trò then chốt trong việc chế tạo ra sản phẩm theo kế hoạch. Trong các doanh nghiệp xây dựng, máy móc thiết bị ngoài việc đóng góp vào giá thành còn là yếu tố có vai trò quan trọng trong việc xét điểm kỹ thuật. Do đó, công tác quản lý và sử dụng máy móc thiết bị còn có ý nghĩa rất lớn và là một yếu tố có tính quyết định tới khả năng thắng thầu các công trình xây dựng lớn. Do đó, Tổng công tyngày càng đầu tư
để nhập các loại máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho quá trình thi công, nhằm giảm bớt chi phí lao động thủ công, nhờ đó chất lượng công trình ngày càng được nâng cao hơn. Tổng công tyđặc biệt chú ý đến thời gian sử dụng của máy, khi máy đã hết khấu hao thì sẽ được thay máy mới, vì thế hệ thống máy móc thiết bị của Tổng công tygiá trị sử dụng luôn ở mức ổn định.
Bảng 2.3. Thống kê máy móc thiết bị của Tổng công ty
TT Loại máy thi công và mã
hiệu Xuất xứ
Số
lượng Công suất
Giá trị còn lại I Xe chỉ huy
1 Xe Ôtô 7 chỗ HQ 02 99%
3 Xe ôtô 4 chỗ Nhật 03 95%
II Máy, thiết bị thi công
1 Máy lu rung Hamm Đức 02 12T-24T 85%
2 Máy lu rung LG14 Trung Quốc 02 14T-27T 98%
3 Máy lu tĩnh 8T-12T Nhật 02 8T-12T 85%
4 Máy ủi HITACHI - 01 >140 CV 90%
5 Máy ủi KOMATSU D31 - 01 110 CV 80%
6 Máy San MITSUBISHI - 01 110 CV 85%
7 Máy đào bánh xích HITACHI - 02 1,25 m 3 80% 8 Máy đào bánh lốp HUYNDAI Hàn Quốc 02 0,8 m3 95%
9 Xe tưới nước Trung Quốc 02 5 m3 90%
10 Cần cẩu KPAZ - 02 20-25 tấn 85%
11 Ô tô 7 tấn Trung Quốc 2 5m3 80%
12 Ô tô 10 tấn Hàn quốc 3 7m3 85%
14 Ô tô 15 tấn Hàn quốc 5 10m3 80%
TT Loại máy thi công và mã
hiệu Xuất xứ
Số
lượng Công suất
Giá trị còn lại
16 Máy ép cọc (ép sau) - 01 40-60 tấn 100%
17 Máy trộn bê tông Việt nam 02 350 lít 70%
18 Máy trộn bê tông Trung quốc 03 500 lít 90%
19 Máy đầm cóc Nhật 03 - 90%
20 Máy đầm dùi Trung Quốc 05 3F
1,5KW 95%
21 Máy đầm bàn - 03 - 80%
22 Máy cắt sắt - 02 - 85%
23 Máy khoan điện Đức 04 - 90%
24 Máy bơm nước Việt Nam 04 - 85%
25 Máy bơm nước Hàn quốc 04 - 90%
26 Máy hàn, kìm hàn, mặt nạ Nhật 02 24KVA 90%
27 Máy phát điện Việt Nam 02 98%
28 Máy nén khí Trung quốc 01 90%
29 Dàn giáo thép Việt Nam 500 80%
30 Cốp pha thép định hình - 5.0 2
2.3.2.3. Quản lý nguyên vật liệu
Đối với một doanh nghiệp sản xuất, yếu tố nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý giá thành thu mua, vận chuyển,bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm trong cả kinh doanh vật tư nông sản và xây dựng.
Đối với Tổng công ty, với mỗi công trình căn cứ vào số lượng vật tư các loại yêu cầu để xây lắp các hạng mục theo hồ sơ thiết kế. Vật tư vật liệu cho kết cấu phải được thí nghiệm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi vận chuyển về công trình để đảm bảo chất lượng công trình. Tổng công ty trực tiếp đi khảo sát các nguồn cung
cấp nguyên vật liệu để có thể mua trực tiếp từ nhà sản xuất vừa đảm bảo chất lượng, vừa hạ giá thành qua các bước trung gian. Bên cạnh đó, hiện nay thị trường nguyên vật liệu luôn luôn biến động không ngừng. Do đó, để đảm bảo về giá cả của các nguyên vật liệu chính, thì Tổng công ty chỉ chuyên đặt mua các nguyên vật liệu chính với khối lượng lớn của một hãng có uy tín vừa đảm bảo chất luợng vừa hạ giá thành vật liệu. Nguyên vật liệu được mua về sẽ được vận chuyển vào kho và được bảo quản đảm bảo chất lượng, khi xuất kho phải ápdụng đúng thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của Tổng công ty.
Về hoạt động cung ứng và tồn kho: Khi Tổng công tycó nhu cầu về vậttưsẽ có cán bộ phụ trách công việc tìm hiểu thị trường vật tư, nghiên cứu và đệ trình cho việc ký kết các hợp đồng mua vật tư. Việc kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào được tiến hành trong quá trình mua, nhập hàng theo thống nhất giữa Tổng công ty và nhà cung ứng. Để tránh tối đa việc sử dụng nhầm lẫn trong quá trình lưu kho, sản xuất và quản lý một cách tốt nhất các loại vật tư, thiết bị trong kho, Tổng công ty áp dụng hệ thống ký hiệu, tên, quy cách khiến cho việc sắp xếp, bảo quản, xuất nhập kho thuận lợi, dễ dàng nhận biết định dạng, nguồn gốc khi cần thiết.
2.3.2.4. Quản lý công tác đấu thầu
Đối với nhà thầu nói chung thì “Đấuthầu là một hình thức kinh doanh mà thông qua đó nhà thầu dành cơ hội có được hợp đồng thực hiện dự án”. Thông qua công tác đấu thầu kích thích các nhà thầu nâng cao trình độ kỹ thuật, áp dụng công nghệ và các giải pháp thực hiện tốt nhất, tận dụng tối đa mọi nguồn lực sẵn có của mình. Học hỏi nhiều kinh nghiệm qua thực tế, có cơ hội nâng cao trình độ năng lực về quản lý và khoa học công nghệ, trình độ chuyên môn. Để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác, Tổng công ty đã không ngừng đầu tư, đổi mới thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ đồng bộ, tăng cường công tác điều hành quản lý, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân lành nghề… tạo điều kiện cho Tổng công ty thắng thầu nhiều.
Đối với công tác đấu thầu, đây là công tác đầu tiên quyết định xem Tổng công ty có được thi công xây dựng công trình hay không. Chính vì thế, Tổng công ty đã xây
dựng một quy trình tổ chức thực hiện các bước trong công tác đấu thầu tại Tổng công ty.
Hình 2.2. Quy trình thực hiện đấu thầu tại Tổng công ty
Nội dung từng bước trong quy trình đấu thầu tại Tổng công ty như sau:
a. Tìm kiếm các thông tin về công trình cần đấu thầu: Đây được coi là bước đầu tiên của quy trình dự thầu, bởi lẽ nó là bước để các doanh nghiệp xây dựng tiếp cận được với chủ dự án. Công việc này hiện tại do phòng kinh tế - kế hoạch của Tổng công ty đảm nhiệm và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Tổng công ty. Để có công trình tham gia đấu thầu xây lắp, Tổng công ty đã sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau, cụ thể như sau:
- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí, internet…
- Duy trì mối quan hệ với các chủ đầu tư mà Tổng công ty đã từng thi công, thông qua chất lượng những công trình này để có được các thư mời thầu.
- Tạo mối quan hệ với các cơ quan Nhà nước, cấp chính quyền để lấy thông tin về kế hoạch đầu tư của các Bộ, các Ngành cũng như của Nhà nước.
- Thông qua giới thiệu của các đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân viên của nhà thầu.
Tóm lại, thông qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu về những công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra quyết định có tham gia hay không tham gia đấu thầu.
b. Tiếp xúc banđầu với bên chủ đầu tư (nếu có): Khi có quyết định về việc tham gia đấu thầu, Tổng công ty sẽ cử người để thực hiện theo dõi suốt quá trình dự thầu công trình và tiếp xúc với chủ đầu tư. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin như: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu về sơ tuyển… đồng thời Tổng công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo, gây uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.
Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thường Tổng công ty chuẩn bị sẵn các bộ hồ sơ sơ tuyển để nộp ngay khi cần. Kèm theo hồ sơ sơ tuyển Tổng công ty sẽ cung cấp cho chủ đầu tư thông tin nhằm giới thiệu về năng lực và uy tín của mình.
c. Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu: Đây là công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của Tổng công ty. Trước khi lập hồ sơ dự thầu, cần chuẩn bị một số công việc như sau: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm hiện trường, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ, thực hiện các thủ tục…trong đó, Tổng công ty đặc biệt quan tâm đến các công việc sau:
- Bố trí các cán bộ đi khảo sát thực tế công trình để tìm hiểu thêm về yêu cầu kỹ thuật của công trình kết hợp với việc tìm kiếm nguồn cung ứng các yếu tố đầu vào.
- Liên hệ với ngân hàng nơi Tổng công ty mở tài khoản để xin cung cấp bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư, để bảo đảm tính pháp lý cho hồ sơ dự thầu. Khi các công việc chuẩn bị đã hoàn tất, các bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ tiến
hành lập hồ sơ dự thầu.
Tiếp theo phòng kinh tế - kế hoạch kết hợp phòng quản lý thiết bị sẽ tiến hành chuẩn bị các thông tin về máy móc, thiết bị phục vụ cho công trình. Căn cứ vào các thông tin khảo sát hiện trường và các yêu cầu trong HSMT để lập biện pháp thi công, cố gắng đưa ra được biện pháp thi công hợp lý và có tính khả thi. Đặc biệt chú ý làm sao để rút ngắn tiến độ thi công công trình để giảm chi phí xây dựng công trình và là yếu tố cạnh tranh với các nhà thầu khác. Phòng kinh tế - kế hoạch sẽ dựa vào bảng tiên lượng trong HSMT để xác định số lượng các công việc và khối lượng tương ứng. Tính toán đơn giá của một đơn vị khối lượng cho từng công việc.
d. Nộp HSDT và tham gia mở thầu: Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, phòng kinh tế - kế hoạch sẽ hoàn thành và đóng gói hồ sơ dự thầu để nộp cho bên mời thầu. Sau khi nộp hồ sơ cho bên mời thầu, bên mời thầu sẽ xác nhận việc giao nộp bằng một biên bản bàn giao tài liệu có chữ ký của người nhận mời và người nộp.
e. Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng: Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, Tổng công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thỏa thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng.Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng thi công. Khi đã ký được hợp đồng xây lắp, Tổng công ty tiến hành giao việc cho các đội công trình, sau đó triển khai các công tác cần thiết nhằm tiến hành thi công ngay để đảm bảo kịp tiến độ.
2.3.2.5. Quản lý chi phí trong quá trình thi công
Công tác thi công xây lắp công trình là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, các bước được triển khai theo trình tự nhất định. Xuyên suốt giai đoạn thi công là việc kiểm tra, giám sát và nghiệm thu theo từng hạng mục công trình. Giai đoạn này chiếm tỷ trọng về vốn và thời gian nhiều nhất, vì thế công tác quản lý chi phí giai đoạn này là vô cùng quan trọng. Do đó, Tổng công ty chú trọng vào công
tác quản lý chi phí giai đoạn này bao gồm: quản lý khối lượng thi công, quản lý tiến độ thi công, quản lý chất lượng công trình. Sau khi ký hợp đồng kinh tế thi công, Giám đốc Tổng công ty sẽ làm văn bản giao nhiệm vụ sản xuất tại công trường và