Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng công ty vật tư nông nghiệp
b. Chức năng của từng bộ phận Tổng công ty
Ban quản lý: Là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu Nhà nước tại Tổng công ty, có quyền nhân danh Tổng công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợicủa Tổng công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của chủ sở hữu phân cấp cho các cơ quan, tổ chức khác là đại diện chủ sở hữu thực hiện.
Ban giam sát: Tham mưu cố vấn cho Ban quản lý, Tổng giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh, nắm bắtcác lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty, có quyền thay mặt Ban quản lý đánh giá công tác điều hành, quản lý theo đúng quy định. Thẩm tra, thẩm định tính trung thực, chính xác, hợp lý và sự cẩn trọng từ các số liệu trong báo cáo tài chính cũng như các báo cáo cần thiết.
Tổng giám đốc: Là người đại diện theo Pháp luật, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động đầu tư kinh doanh của Tổng công ty; Tổ chức thực hiện các
Ban quản lý Tổng giám đốc Ban giám sát Phó tổng giám đốc hành Phó tổng giám đốc kinh Phòng hành chính Phòng kế
hoạch Phòng kế toán – tài chính Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh III Phòng xây dựng cơ bản Phòng quản lý dự án
quyết định của Ban quản lý;Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư củaTổng công ty, ký kết hợp đồng kinh tế của Tổng công ty.
Phó tổng giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của Tổng công ty, khai thác nguồn hàng ngoài thị trường; Tổ chức điều hành sản xuất, thực hiện hoàn thành kế hoạch của Tổng công ty giao đồng thời đảm bảo kế hoạch nguồn hàng bên ngoài để thu về lợi nhuận cao nhất.
Phó tổng giám đốc hành chính:Nghiên cứu những quy định về mặt tài chính của Nhà nước ban hành và của Hội đồng thành viên; Nghiên cứu Luật doanh nghiệp, các Nghị định Thông tư có liên quan đến ngành; Xây dựng, đề xuất quy chế lương áp dụng trong toàn Tổng công ty; Nắm vững Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, Luật khuyến khích đầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lý tài chính do Nhà nước ban hành để áp dụng cho Tổng công ty; Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc điều hành vốn trong Tổng công ty.
Phòng hành chính nhân sự: Giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác quản lý hành chính và nguồn nhân lực của Tổng công ty; Xây dựng bộ máy tổ chức Tổng công ty và bố trí nhân sự phù hợp.
Phòng tài chính, kế toán: Tham mưu về lĩnh vực tài chính, kế toán và thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán theo đúng Luật kế toán doanh nghiệp; Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công tytheo đúng quy định của Pháp luật.
Phòng kế hoạch: Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác kế hoạch, đầu tư các dự án xây dựng; Lập dự án đầu tư , hồ sơ mời thầu, công tác giám sát đánh giá dự án đầu tư, công tác liên danh, liên kết, hợp tác đầu tư.
Phòng xây dựng cơ bản: Phòng xây dựng cơ bản là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Tổng giám đốc trong công tác quản lý tổng hợp thẩm định dự án, kế hoạch đấu thầu, giám sát, đánh giá đầu tư; kiểm tra về công tác đấu thầu; thẩm định dự án đầu tư thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi.
Phòng kinh doanh: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, xác lập và thống nhất áp dụng các chỉ tiêu địnhmức kinh tế kỹ thuật của các loại hình sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty; Thống nhất quản lý và cung ứng vật tư, thiết bị chính cho nhu cầu về hoạt động xây lắp, kinh doanh và dịch vụ của Tổng công ty.
Phòng quản lý dự án: Là đầu mối tổ chức các hoạt động liên quan đến việc thực hiện dự án đầu tư của Tổng công ty; Thực hiện chức năng quản lý dự án đối với các dự án Tổng công tylàm chủ đầu tư hoặc các hợp đồng có liên quan đến tư vấn quản lý dự án như: Tổ chức quản lý chi phí của dự án,tổ chức quản lý tiến độ thực hiện của dự án,tổ chức quản lý chất lượng của dự án…
c. Ưu, nhược điểm của bộ máy tổ chức
- Ưu điểm: Phản ánh một cách hợp lý các chức năng với các nhiệm vụ được phân định rõ ràng, Phó tổng giám đốc là những người giúp việc cho Tổng giám đốc. Mỗi Phó tổng giám đốc phụ trách một phần việc cùng chức năng khác nhau nhưng lại có liên quan mật thiết đến nhau. Điều đó chứng tỏ Tổng công tyđã có sự nghiên cứu chấn chỉnh sắp xếp bộ máy quản lý, các bộ phận sản xuất một cách hợp lý để mỗi Phó tổng giám đốc phụ trách một lĩnh vực riêng vừa đảm bảo nắm bắt được tình hình một cách cụ thể, vừa tránh được sự chồng chéo trong quản lý tuân theo các nguyên tắc chuyên môn hóa ngành nghề, phát huy sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo, tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp trên cao nhất.
- Nhược điểm: Cán bộ quản lý cấp dưới nhận nhiệm vụ, mệnh lệnh từ các phòng ban chức năng khác nhau nên có thể không có sự thống nhất giữa các quyết định. Nhiều khi các nhiệm vụ có thể mâu thuẫn nhau, gặp nhiều khó khăn khi cần sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng.