Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng được xác định căn cứ vào yêu cầu công việc và tình trạng nhân lực. Khi một đơn vị trong công ty có nhu cầu tăng thêm nhân lực thì phụ trách đơn vị đó lập phiếu yêu cầu tuyển dụng theo mẫu quy định của công ty (xem phụ lục 1) sau đó chuyển cho Phòng TCCB-LĐ xem xét và tổng hợp. Trong phiếu yêu cầu tuyển dụng cần nêu rõ căn cứ, vị trí cần tuyển, số người, các yêu cầu về trình độ kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm. Phòng TCCB - LĐ xem xét, tổng hợp yêu cầu của các đơn vị, kết hợp với kết quả hoạch định nhân lực trong kì, xem xét các giải pháp thay thế. Sau khi xem xét các vấn đề này, phòng TCCB - LĐ xác định nhu cầu tuyển dụng trong kì và trình Tổng giám đốc công ty duyệt.
Bảng 2.8. Kết quả xác định nhu cầu tuyển dụng giai đoạn 2009 – 2011
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Cung nhân lực nội bộ đầu kì (1) 3956 4500 4954
Cầu nhân lực (2) 4550 5115 5970
Chênh lệch (3) = (2)-(1) 594 615 1016
Bù đắp chênh lệch do thực hiện các giải pháp thay thế (4) 44 115 18
Nhu cầu tuyển dụng (5) = (3)-(4) 560 500 998
(Nguồn: Phòng TCCB - LĐ) Qua bảng trên ta thấy trong giai đoạn 2009 – 2010 công ty đã hoạch định cung cầu nhân lực trong từng năm và xác định cân đối cung cầu. Trước khi xác định nhu cầu nhân lực công ty luôn xem xét đến khả năng bù đắp lao động thiếu hụt của các giải pháp thay thế. Các giải pháp thay thế công ty thường áp dụng đó là tổ chức làm thêm giờ, tăng năng suất lao
động, thuyên chuyển lao động tạm thời, đào tạo bổ sung cho người lao động. Tuy nhiên, do các giải pháp thay thế của công ty còn chưa linh hoạt, mới chỉ áp dụng các giải pháp nội bộ mà chưa tính đến các giải pháp bên ngoài như kí kết hợp đồng thầu lại, thuê lao động, nhờ giúp tạm thời nên số lượng nhân lực bù đắp được khi thực hiện các giải pháp thay thế rất thấp. Điều này dẫn tới việc nhu cầu tuyển dụng của công ty hàng năm đều khá cao.
Khi xác định nhu cầu tuyển dụng, phòng Tổ chức cán bộ lao động không những chỉ xác định số lượng chung mà phải xác định cụ thể các vị trí cần tuyển, số lượng, trình độ và các yêu cầu cụ thể khác. Xác định nhu cầu tuyển dụng càng cụ thể thì hiệu quả tuyển dụng càng cao.
Bảng 2.9. Nhu cầu tuyển dụng lao động theo ngành nghề cơ bản năm 2011
Ngành nghề Tổng số Chia theo trình độ ĐH,CĐ Trung cấp CNKT Khác Hàn 170 170 Vỏ 167 30 17 120 Ống 75 Máy 70 40 30 Điện 44 25 9 10 VH khí 33 10 4 19 Nguội 65 10 55 Tiện 29 29 Mài 56 56 CNC 35 28 7 Lái cẩu 5 5 Móc cáp 23 23 Giàn giáo 12 12 Ụ đà 32 32 Lái xe 16 16 Gõ rỉ 31 31 Vệ sinh CN 15 15 Sơn 7 7 Hạt mài 28 28 Phun cát 21 21 Tổng 934 133 47 524 230 (Nguồn: Phòng TCCB - LĐ)
Ta có thể dễ dàng thấy rằng các ngành nghề như hàn, vỏ, ống, máy là các ngành nghề cơ bản cần số lượng lao động lớn. Và nhu cầu về trình độ chủ yếu vẫn là trình độ công nhân kĩ thuật.
Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng, cán bộ nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng với các nội dung cơ bản sau:
- Xác định số lượng và điều kiện tuyển dụng cho từng công việc: cán bộ nhân sự căn cứ các kết quả phân tích công việc để xác định yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm cho từng công việc cần tuyển.
- Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ: tùy vào điều kiện hoàn cảnh và công việc cụ thể mà xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ như đã phân tích ở trên.
-Thời gian bắt đầu tuyển dụng của công ty được quy định như sau:
+Tuyển dụng định kì: trong vòng từ tháng 1 đến tháng 3 và từ tháng 7 đến tháng 9 hàng năm.
+Tuyển dụng đột xuất: chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nhu cầu tuyển dụng.
Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng, phòng TCCB - LĐ trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt. Nếu kế hoạch được phê duyệt, phòng TCCB - LĐ tiến hành thông báo tuyển dụng, nếu không được phê duyệt phòng cần xem xét điều chỉnh lại kế hoạch tuyển dụng cho hợp lý.
Nhận xét:
Nhìn chung bước xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng của công ty được thực hiện khá tốt. Nhu cầu tuyển dụng được xác định định kì 6 tháng/lần và khi có nhu cầu đột xuất. Công ty đã làm tốt công tác xác định trình độ lao động cụ thể cho từng ngành nghề cần tuyển dụng, điều này góp phần không nhỏ vào hiệu quả tuyển dụng, giúp cho tuyển dụng sát với yêu cầu thực tế, tránh trường hợp tuyển dụng ồ ạt không đảm bảo
chất lượng. Công ty quy định thời gian tuyển dụng định kì và thời gian tối đa trong trường hợp tuyển dụng đột xuất khá hợp lý, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân lực, thúc đầy các cán bộ làm công tác tuyển dụng phải hoạt động tích cực, hiệu quả. Tuy nhiên khi lập kế hoạch tuyển dụng công ty chưa thực hiện việc dự trù kinh phí, xác định tỷ lệ sàng lọc chung và tỷ lệ sang lọc từng vòng. Đây là hạn chế mà công ty cần khắc phục trong thời gian tới.
2.2.4.2.Thông báo tuyển dụng
Sau khi yêu cầu tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng được tổng giám đốc công ty phê duyệt, cán bộ tuyển dụng tiến hành thông báo tuyển dụng nhân lực.
Tùy thuộc vào kế hoạch tuyển dụng, nguồn và phương pháp tuyển dụng mà cán bộ tuyển dụng lựa chọn kênh thông báo thích hợp. Các kênh thông báo thường áp dụng trong công ty đó là:
- Thông báo trên bảng tin chung của công ty. - Thông báo gửi đến các phòng, ban, phân xưởng. - Thông báo qua các trung tâm giới thiệu việc làm.
- Thông báo trên đài truyền hình, báo chí của Tỉnh, thành phố và trên một số website.
- Thông báo đến các cơ sở đào tạo có chương trình liên kết với công ty.
Công ty thực hiện soạn thảo 1 thông báo tuyển dụng chung cho các vị trí công việc cần tuyển, bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên và địa chỉ của công ty - Các vị trí cần tuyển dụng - Số lượng cần tuyển ở các vị trí - Yêu cầu đối với ứng viên - Các nội dung cần có trong hồ sơ - Thời gian và địa điểm nộp hồ sơ - Điện thoại liên hệ
Mẫu thông báo tuyển dụng của công ty được đăng tải trên website của trường cao đẳng nghề Vinashin như sau:
THÔNG BÁO TUYỂN LAO ĐỘNG
Hiện tại do yêu cầu nhiệm vụ sản xuất và để thực hiện các hợp đồng đóng mới, Công ty đóng tàu Hạ Long đang cần tuyển dụng gấp lực lượng công nhân kỹ thuật, chủ yếu là nghề: thợ hàn điện, thợ ống tàu thủy, thợ sơn… Công ty chúng tôi xin thông báo đến Ban giám hiệu và các em sinh viên của Trường Cao đẳng nghề Vinashin về nhu cầu tuển dụng hiện tại của công ty. Đề nghị quý Ban giám hiệu nhà trường thông báo, tạo điều kiện giới thiệu các em học sinh tốt nghiệp ra trường có nhu cầu vào dự tuyển làm việc tại công ty. Nhu cầu tuyển dụng hiện tại của công ty như sau:
1. Vị trí và số lượng cần tuyển:
- Thợ hàn điện: 100 người. - Thợ ống tàu thủy: 50 người.
2. Hồ sơ tuyển dụng bao gồm:
- Đơn xin việc làm. - 2 ảnh 4x6
- Bản sao CMND công chứng
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương.
- Các bằng nghề, chứng chỉ nghề, bảng kết quả học tập. - Giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe.
3. Nộp hồ sơ tuyển dụng:
Người lao động có nhu cầu xin việc làm trực tiếp nộp hồ sơ xin việc tại: Phòng Tổ chức cán bộ - lao động Công ty đóng tàu Hạ Long
Phường Giếng Đáy, TP Hạ Long, Quảng Ninh. Điện thoại: 0912.380.407/ 033 3.512.756. Hạn nộp hồ sơ 25/8/2011
Nhận xét:
Mẫu phiếu thông báo trên về cơ bản đã đảm bảo những nội dung cần thiết, ngắn gọn, súc tích. Vì đây là thông báo gửi đến cơ sở đào tạo nên công ty không đưa ra yêu cầu cụ thể về trình độ đào tạo, đây là một điểm hợp lý. Với thông báo tuyển dụng người lao động
trực tiếp, công ty cũng không đưa ra các yêu cầu về tuổi tác, số năm kinh nghiệm và các kĩ năng khác. Tuy nhiên công ty chưa cung cấp các thông tin về mức lương, điều kiện làm việc đối với người lao động trong thông báo tuyển dụng. Nhìn chung đây là một thông báo tuyển dụng cơ bản, tuy đã cung cấp được những thông tin cần thiết tuy nhiên hiệu quả thu hút ứng viên chưa cao. Công ty nên xem xét khắc phục nhược điểm này để thiết kế thông báo tuyển dụng có sức hấp dẫn hơn đối với người lao động.
2.2.4.3.Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi tiến hành thông báo tuyển dụng, phòng TCCB - LĐ bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Bộ phận tuyển dụng tiến hành tiếp nhận hồ sơ cho tới khi đủ số hồ sơ dự kiến theo kế hoạch tuyển dụng hoặc hết thời gian dự tính tiếp nhận hồ sơ. Tuy nhiên, tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ. Công ty chỉ nhận hồ sơ nộp trực tiếp hay gián tiếp qua đường bưu điện chứ không tiếp nhận các hồ sơ gửi qua mail.
Tùy thuộc vào công việc và bộ phận cụ thể mà yêu cầu về hồ sơ có thể khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương
- Bản sao các văn bằng, chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu, giấy tạm trú, tạm vắng. - Đơn xin việc viết tay
- Giấy chứng nhận sức khoẻ.
- Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trước đó. - 2 ảnh 4x6
Cán bộ nhân sự khi tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra tính đầy đủ, đảm bảo yêu cầu của hồ sơ.
Sau khi nhận đủ số hồ sơ, bộ phận tuyển dụng tiến hành nghiên cứu và phân loại hồ sơ. Các hồ sơ được phân loại theo vị trí công việc và sắp xếp theo thứ hạng từ cao đến thấp. Các thông tin về trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm thực tế là những căn cứ chính để bộ phận tuyển dụng phân loại, đánh giá hồ sơ. Hồ sơ nào không đáp ứng được yêu cầu cơ bản hoặc xếp hạng quá thấp có thể bị loại. Khi loại bỏ ứng viên ở bước này, bộ phận tuyển dụng đều có sự cân nhắc và thống nhất giữa các thành viên. Theo kinh nghiệm của các cán bộ tuyển dụng cho biết, có nhiều trường hợp ứng viên tuy không có kinh nghiệm nhưng có
tài năng và tố chất tốt. Ngược lại, có những ứng viên tuy có hồ sơ, lý lịch đẹp nhưng không có tố chất thực sự, hoặc họ biết cách che giấu những hạn chế của bản thân.
Sau khi đã lựa chọn kĩ càng bộ phận tuyển dụng lập danh sách trích ngang các ứng viên có hồ sơ đạt yêu cầu và phiếu đề xuất phỏng vấn để trưởng phòng TCCB - LĐ duyệt.
Bảng 2.10. Kết quả tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ giai đoạn 2009 – 2011
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Số hồ sơ thu được 650 588 1104
Số hồ sơ không đạt yêu cầu
- Về chuyên môn
- Về trình độ
- Về kinh nghiệm, kĩ năng
- Các yếu tố khác 43 27 12 3 1 53 29 15 4 5 29 22 6 1 0
Số hồ sơ đạt yêu cầu 607 535 1075
(Nguồn: Phòng TCCB - LĐ)
Nhận xét:
Qua bảng tổng hợp trên ta thấy số hồ sơ đạt yêu cầu so với số hồ sơ thu được ở công ty luôn chiếm tỷ lệ rất cao. Các hồ sơ không đạt yêu cầu chủ yếu về chuyên môn, nghiệp vụ. Các hồ sơ không đạt yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kĩ năng và các yếu tố khác chiếm tỷ lệ nhỏ. Điều này có nguyên nhân bởi ở công ty, tuyển dụng lao động trực tiếp chiếm đa số, mà các vị trí đó lại không yêu cầu cao về trình độ, kinh nghiệm và các kĩ năng khác. Bởi vậy các hồ sơ không đạt yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng hầu hết là các hồ sơ tuyển dụng cho bộ phận gián tiếp.
Như vậy, công tác tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ của công ty đã được tiến hành và đem lại những kết quả nhất định. Thực hiện tốt công tác này có tác dụng chọn lựa được những ứng viên đảm bảo năng lực để cho công tác kiểm tra trực tiếp diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, với số lượng hồ sơ lớn và đa dạng mà công ty nhận được mỗi đợt tuyển dụng, việc xem xét đánh giá hồ sơ rất khó khăn. Công ty đã thực hiện sắp xếp hồ sơ theo thứ hạng từ cao đến thấp nhưng việc sắp xếp này còn chưa có quy chuẩn rõ ràng, nhiều
khi dẫn đến bất đồng trong bộ phận tuyển dụng khi loại bỏ hồ sơ ứng viên. Để tránh tình trạng này, công ty có thể xây dựng thang điểm quy đổi để đánh giá hồ sơ ứng viên và sắp xếp theo thang điểm này, giúp cho việc đánh giá hồ sơ chính xác và có khoa học hơn.
2.2.4.4.Kiểm tra trực tiếp
Sau khi trưởng phòng TCCB - LĐ duyệt danh sách các ứng viên được chọn ở bước 3, Phòng TCCB-LĐ chủ động thông báo cho những ứng viên được lựa chọn và hẹn thời gian, địa điểm tới kiểm tra trực tiếp.
Hội đồng tham gia kiểm tra trực tiếp bao gồm đại diện phòng TCCB - LĐ và đại diện đơn vị cần tuyển dụng.
Công ty hiện nay áp dụng 2 hình thức kiểm tra trực tiếp là phỏng vấn trực tiếp đối với lao động gián tiếp và kiểm tra tay nghề đối với lao động trực tiếp.
Phỏng vấn trực tiếp
Phỏng vấn trực tiếp nhằm đánh giá chuyên môn nghề nghiệp, đạo đức, tư cách, sự năng động và nhạy bén, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên. Hội đồng tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi, tình huống cụ thể để ứng viên trả lời, qua đó tạo điều kiện cho ứng viên thể hiện sự hiểu biết, sự nhạy bén, kinh nghiệm của mình qua các tình huống cụ thể. Bên cạnh đó, hội đồng tuyển dụng cũng tạo điều kiện cho ứng viên có thể nêu lên các thắc mắc về tổ chức hoạt động của công ty, biết được chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ nếu họ được tuyển dụng vào công ty. Nhờ quá trình phỏng vấn này mà Hội đồng tuyển dụng có thể đánh giá được khả năng chuyên môn, nghề nghiệp của ứng viên cao hay thấp và thấy được ứng viên có thiện chí hợp tác và làm việc lâu dài với công ty hay không. Thời gian phỏng vấn cho mỗi ứng viên được quy định tối đa 30 phút.
Kiểm tra tay nghề
Kiểm tra tay nghề áp dụng trong trường hợp tuyển dụng lao động trực tiếp. Công ty tổ chức cho ứng viên được thực hành thể hiện tay nghề nhằm đánh giá mức độ nắm bắt các
kỹ năng cần thiết của ứng viên theo yêu cầu công việc. Đối với một số công việc đơn giản, không đòi hỏi cao như gõ rỉ, vệ sinh công nghiệp, móc cát, phun cát…công ty không tiến hành kiểm tra tay nghề với quan điểm cho rằng những kĩ năng đó hoàn toàn có thể đào tạo được trong thời gian ngắn.
Kết thúc giai đoạn kiểm tra trực tiếp, hội đồng tuyển dụng đánh giá ứng viên về