A. tài sản lưu động
2.4.3 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Trên thực tế tại công ty Phomex, kiểm tra chất lượng là một khâu không thể tách rời trong bước chuẩn bị hàng xuất khẩu.Hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm là yêu cầu cần thiết, đảm bảo yêu cầu của khách hàng và và công ty, từ đó ngăn chặn những hậu quả xấu, từ đó tạo được uy tín lâu dài và quan hệ làm ăn với khách hàng. Nhận thức được điều đó, công ty đã tiến hành kiểm tra rất kỹ lưỡng. Cán bộ được phân công kiểm tra là người có kinh nghiệm và con mắt nghề nghiệp tinh tuờng để nhận biết chính xác những mặt hàng xuất khẩu.
Hàng gốm sứ là loại hàng đặc biệt nên không thể dùng tiêu chuẩn để lượng hóa, đánh giá chất lượng, kiểm tra chất lượng hàng chủ yếu căn cứ vào mẫu mã và cảm quan, bằng kinh nghiệm về gốm sứ.Việc kiểm tra hàng tiến hành hàng ngày tại cơ sở sản xuất, 100% sản phẩm được kiểm tra độ nung, màu men,độ bóng, độ trắng, họa tiết hoa văn trang trí…Với những sản phẩm là bộ, công ty phải kiểm tra độ đồng đều của sản phẩm trong mỗi bộ.
Trong quá trình kiểm tra hàng đã bộc lộ những bất cập do không có những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nên kết quả kiểm tra phụ thuộc vào chủ quan rất nhiều của người kiêm tra.Vì vậy không thể tránh được những sai sót nhất định.
Theo pháp luật hiện hành của Việt Nam thì mọi hàng hóa trước khi thông quan qua cửa khẩu Việt Na0m thì đều phải là thủ tục hải quan. Mọi hàng hóa xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan theo đúng quy định. Đối với hàng hóa xuất khẩu của công ty là hàng gốm sứ nên thủ tục hải quan thường đơn giản do hàng thuộc dòng hàng không chụi thuế xuất khẩu và hơn nữa là mặt hàng khuyến khích xuất khẩu. quy trình thủ tục hải quan tại công ty thường gồm các bước sau:
Tiến hành khai báo chi tiết hàng hóa theo tờ khai mẫu HQ 2002 màu hồng.
Tờ khai hải quan hợp lệ phải có chữ kí của người khai và dấu xác nhận của công ty, đồng thời tờ khai không được tẩy xóa. Nộp tờ khai cùng các chứng từ liên quan sau:
Tờ khai hải quan: 3 bản chính.
Hợp đồng mua bán: 3 bản chính.
Hóa đơn thương mại: 3 bản chính.
Bản kê khai chi tiết hàng hóa: 3 bản chinh.
Giấy chứng nhận xuất xứ: do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hóa.
Chứng từ xuất trình: giấy chứng nhận đăng kí mã số kinh doanh xuất khẩu: 01 bản sao y bản chính và 01 bản chính.
Khi đã nộp đủ chứng từ cần thiết thì hải quan bắt đầu tiến hành kẹp chì container, làm thủ tục thông quancho hàng xuất khẩu của công ty tại cục hải quan Hà Nội, chi cục hải quan Gia Lâm. Công ty phải chụi mọi phí thủ tục hải quan.
Tại công ty hàng hóa chủ yếu chuyên chở bằng đường biển và công ty thường sử dụng điều kiện giao hàng là điều kiện FOB. Theo điều kiện này thì công ty phải đăng kí hợp đồng vận chuyển hàng hóa từ xưởng giao cho tàu ở cảng đi. Quá trình giao hàng xuất khẩu của công ty diễn ra như sau:
Căn cứ vào số lượng hàng hóa giao, công ty ký hợp đồng vận chuyển với công ty vận tải.Công ty vận chuyển sẽ giao vỏ container, chỉ cho người vận chuển của mình đến trở hàng của công ty tiến hàng kiểm tra container.
Công nhân của kho sẽ xếp hàng vào container và tiến hành kẹp trì container, ghi số chì container. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm tra đồng thời trong quá trình xếp hàng lên container và kiểm tra dưới hình thức chọ chọn ngẫu nhiên 5-10 thùng hàng.
Khi hàng hóa xếp lên xong, cán bộ kinh doanh ký nhận và giao hàng cho người vận tải, và xác nhận tại chi cục hải quan gia lâm. Mọi chi phí vận chuyển do công ty chịu.
Sau khi giao hàng tại cảng đi, công ty nhận biên lai thuyền phó xác nhận hàng đã giao (bản fax, sau đó với nhận bản chính), rồi đổi lấy vận đơn thuyền phó đến vận đơn đường biển và phải là vận đơn đường biển hoàn hảo.
Tiếp đến, công ty phải thông báo cho người mua về giao hàng bao gồm: số container, số chì, số lượng hàng đã giao, ngày giao hàng và số vận đơn, ngày khởi hành của tàu và ngày hàng đến.
2.4.6 Làm thủ tục thanh toán
Đây là khâu phức tạp dễ mắc nhiều sai lầm và đòi hỏi thời gian khá lớn.Việc thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán luôn phải tính đến thời gian
hoàn thành bộ chứng từ đã quy định có thể là thời gian bộ chứng từ đựoc hoàn thiện tại Việt Nam hoặc có thể là thời gian người nhập khẩu nhận được bộ chứng từ thanh toán. Nếu thời gian quy định là người nhập khẩu nhận được chứng từ thì công ty phải hoàn thành bộ chứng từ trước thời gian đó và phải xác nhận thời gian ngày gửi sao cho người nhập khẩu nhận được đúng ngày quy định.Đối với phương thức thanh toán bằng L/C, và phải đúng với L/C, đồng thời công ty phải đảm bảo thời gian xuất trình bộ thanh toán với ngân hàng. Khi xuất trình bộ chứng từ với ngân hàng, công ty phải gửi kèm theo bộ hối phiếu và thư yêu cầu thanh toán, trong thư nêu rõ số tiền trong bộ chứng từ, loại tiền thanh toán, số tài khoản công ty, xác nhận các chứng từ gửi và ngày giờ bộ chứng từ được giao. Thư phải có xác nhận của cán bộ lập bộ chứng từ thanh toán và cán bộ ngân hàng nhận hồ sơ chứng từ thanh toán.
Bộ chứng từ thường gồm sau:
Hóa đơn thương mại: là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, nó có tác dụng làm cơ sở cho việc đòi tiền. Hóa đơn ghi rõ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và phương tiện vận tải …hóa đơn phải có chữ ký xác nhận của cán bộ chuyên trách .
Phiếu đóng gói:là bản kê khai tất cả các hàng hóa có trong container, đựợc lập khi đóng gói hàng hóa. Nội dung phiếu đóng gói bao gồm:tên người bán, tên người mua, tên hàng, số hợp đồng, số L/C, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc dỡ, số thứ tự của kiện hàng, số contaner và số lượng container
Vận đơn đường biển: đây là một chứng từ quan trọng, do người chuyên trở cấp nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Mặt trước vận đơn có các nội dung sau:tên người gửi , người nhận,
tên tàu, cảng bốc dỡ, ký mã hiệu hàng hóa, trọng lượng, giá cả, tổng giá trị, cách thanh toán, tình hình xếp hàng, số bản vận đơn gốc, ngày lập vận đơn …mặt sau vận đơn ghi các điều kiện chuyên trở.
Giấy chứng nhận xuất xứ:do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cấp để xác nhận nơi sản xuất.Có nhiều loại mẫu giấy chứng nhận xuất sứ, công ty thường sử dụng mẫu A la chủ yếu . Các chứng từ để xin C/O bao gồm: Hợp đồng mua bán, đơn xin cấp C/O, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại.
Các chứng từ khác theo hợp đồng: phụ lục tờ khai hải quan, phụ lục hợp đồng…
Trên đây là các chứng từ công ty thường sử dụng khi thanh toán, tùy thuộc vào hợp đồng và L/C mà yêu cầu từng loại chứng từ và từng loại, công ty phải gửi cho nhà nhập khẩu và xuất trình ngân hàng có thể thay đổi. Các điều kiện về chứng từ và thủ tục thanh toán luôn là những vấn đề quan trọng, các yêu cầu thanh toán sẽ chỉ có giá trị đầy đủ khi các chứng từ đúng theo quy định.Nhận thức được điều đó, trong quá trình lập và thu các chứng từ, công ty luôn kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ hợp lý hợp lệ và chính xác theo yêu cầu của L/C hoặc các quy định của hợp đồng cả về nội dung và hình thức. Do đó trong những năm qua công ty chưa một lần bị phạt lỗi hay bị ngân hàng từ chối thanh toán vì chứng từ không hợp lệ. Việc thực hiện tốt khâu thanh toán giúp công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, vốn được quay vòng nên chu kỳ kinh doanh tăng lên.