Cơ cấu ngành mực in Việt Nam theo giá trị
2.4.2. Môi trường bên trong
Nhân sự 2.4.2.1.
Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành được doanh nghiệp cả hiện tại lẫn tương lai. Quản trị nguồn nhân sự liên quan đến các công việc hoạch định nhân sự, tuyển mộ, chọn lựa, hướng dẫn, đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị, bởi con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị.
Mục tiêu của công ty TNHH MTV Máy Văn Phòng Việt Com là hướng tới một công ty chuyên phân phối mực in uy tín với đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, nhiệt huyết, đầy năng lực trở thành thương hiệu. Mục tiêu của việc tuyển chọn nhân viên là tìm ra được người có đủ năng lực làm việc, phẩm chất làm việc thông qua quá trình tuyển chọn công bằng, khách quan. Chú trọng về chất lượng nguồn nhân lực chứ không chú trọng về số lượng.
Đội ngũ nhân viên của công ty hơn 60% hướng tới đối tượng nhân viên bán hàng, kế toán, vận chuyển đã có giàu kinh nghiệm, 40% còn lại là hướng tới đối tượng là sinh viên mới ra trường năng động, nhiệt huyết, sẵn sàng cống hiến và yêu thích công việc. Sở dĩ có điều này là do, 60% đội ngũ có kinh nghiệm sẽ là những người có những kĩ năng bán hàng bài bản, có những mối quan hệ khách hàng cố định và có thể được mở rộng khi họ dẫn dắt 40% đội ngũ trẻ tuổi còn lại. Đối tượng người trẻ sẽ được đào tạo, huấn luyện các kĩ năng cần thiết song song với kinh nghiệm làm việc thực tế giúp các bạn trở thành những chuyên viên bán hàng của công ty sau 2 tháng thử việc và được hưởng thu nhập cùng với những chế độ đãi ngộ xứng đáng.
Chương trình tuyển mộ, giám sát nhân sự của công ty được triển khai chặt chẽ với những yêu cầu và áp lực về doanh số nhằm tìm kiếm đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và kĩ năng tốt để trở thành đội ngũ chuyên nghiệp của công ty.
Tài chính 2.4.2.2.
Tài chính quyết định đến việc thực hiện hay không thực hiện bất cứ một hoạt động đầu tư, mua sắm hay phân phối của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có tiềm lực về
tài chính sẽ có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị, đảm bảo nâng cao chất lượng, hạ giá thành nhằm duy trì và nâng cao sức mạnh cạnh tranh, củng cố vị trí của mình trên thị trường.
Công ty TNHH MTV Máy Văn Phòng Việt Com ngoài việc vay ngân hàng để lấy nguồn vốn đầu tư mở rộng quy mô, nhập thêm sản phẩm, mua các trang thiệt bị hiện đại phục vụ cho việc chuyên chở, lưu trữ hàng, công ty còn tính toán để xoay vòng vốn nhanh, sự dụng nguồn vốn lưu động đáp ứng kịp thời khi có những khoản chi phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
Công tác quản lí 2.4.2.3.
Công ty tổ chức bộ máy bán hàng bài bản, phân chia công việc rõ ràng. Kênh phân phối của công ty được quản lý trực tiếp bởi phòng kinh doanh.Phòng kinh doanh gồm 31 người được sắp xếp thành các tổ nghiệp vụ khác nhau.
Bảng 2.2. Quản lý hoạt động phòng kinh doanh
Tổ Số lƣợng (ngƣời) Nhiệm vụ Bán hàng 10 Làm các thủ tục bán hàng cho đại lý và bán hàng trực tiếp cho khách hàng Nghiệp vụ 3
Quản lý công nợ của các đại lý
Làm việc trực tiếp với phòng tài chính kế toán của công ty về hóa đơn, chứng từ liên quan đến bán hàng, tiền lương của phòng kình doanh
Thị trường 10
Trực tiếp quản lý, giúp đỡ, nắm bắt các thông tin về đại lý được phân công
Mở rộng thị trường
Bốc xếp 5
Trợ giúp việc giao nhận hàng hóa của công ty với đại lý và khách hàng trực tiếp
Kho 3
Xuất nhập kho
Kiểm kho, nhập số liệu kho vào mày tính
Đối với các quan hệ bên ngoài, cơ chế liên kết chủ yếu là hợp đồng
Bảng 2.3. Cơ chế liên kết của công ty
Thành viên kênh Cơ chế liên kết của công ty với các tác nhân
Đại lý Hợp đồng kinh tế
Cửa hàng con của đại lý Quản lý giản tiếp thông qua đại lý
Khách hàng Hợp đồng kinh tế
(Nguồn: Phòng kinh doanh tổng hợp)
Đối với cá nhân, tổ chức muốn làm đại lý của công ty, sau khi xem xét các tiêu chuẩn, công ty và cá nhân, tổ chức sẽ ký hợp đồng kinh tế.Hợp đồng này được lý lại sau một năm, trong đó có nêu rõ các điều khoản đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm cho cả hai bên.
Đối với các cửa hàng con do đại lý trực tiếp tuyển chọn và quản lý, công ty TNHH MTV Máy Văn Phòng Việt Com chỉ giúp đỡ và tư vấn cho quá trình này, công ty chỉ can thiệp khi có tranh chấp xảy ra giữa cửa hàng con với đại lý của mình còn không trực tiếp tham gia vào việc quản lý các cửa hàng con.
Đối với khách hàng trực tiếp, công ty cũng quan hệ với khách hàng trực tiếp qua các hợp đồng kinh tế. Tùy theo khối lượng hàng hóa khách hàng mua, họ sẽ được hưởng chính sách ưu đãi của công ty.
Các nguồn lực cơ sở vật chất của công ty 2.4.2.4.
Hệ thống kho: Công ty có hệ thống kho với nhiều kho tách biệt chứa các sản phẩm đã được phân loại về chủng loại. Hệ thống này được đặt ngay tại công ty, nơi thoáng mát, thuận lợi cho việc kiểm soát và theo dõi lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho một cách chặt che, tránh mất mát.
Máy móc thiết bị: Công ty sử dụng hệ thống máy tính trong bán hàng với phần mềm chuyên dụng, nối mạng nội bộ và kết nối internet hỗ trợ đắc lực cho việc bán hàng, với phần mềm này đã tạo nhiều thuận lợi khi mua bán hàng hóa, tiết kiệm được thời gian.
Phương tiện vận tải: Hiện nay, công ty có có 3 ô tô tải và 5 ô tô bán tải phục vụ cho quá trình vận chuyển. Thỉnh thoảng công ty phải thuê ô tô ngoài hoặc thuê dịch vụ vận chuyển do phương tiện của công ty không đáp ứng đủ nhu cầu.
Phương tiện vận tải là yếu tố cần được quan tâm trong hệ thống cơ sở vật chất. Phương tiện vận tải hiện nay được sử dụng chưa hợp lý, có nhiều lúc hoạt động chưa hết công suất, tạo ra nhiều khoảng thời gian chết, có lúc lại không đáp ứng đủ nhu cầu. Công ty vẫn phải thuê xe bên ngoài, qua đó cho thấy cần phải phân bổ thời gian hoạt
động và khả năng lưu kho phù hợp đối với hàng hóa, sản phẩm để kênh phân phối của công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Để thuận lợi hơn trong việc chuyên chở, công ty nên tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ vận tải để thực hiện nhu cầu này của mình hoặc có chính sách hỗ trợ giá vận chuyển cho các đại lý thay vì thực hiện vận chuyển.