Quy trình cho vay là bảng tổng hợp mô tả các bước đi cụ thể từ khi tiếp cận nhu cầu vay vốn của khách hàng cho đến khi ngân hàng ra quyết định cho vay, giải ngân và thanh lý hợp đồng tín dụng. Một quy trình cho vay được xây dựng hợp lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả cho vay, hạn chế rủi ro cho ngân hàng. Vì vậy chi nhánh cần thực hiện nghiêm túc và đầy đủ từng bước của quy trình nghiệp vụ cho vay.
Các thủ tục cho vay trong quy trình thường liên quan hầu hết đến các giấy tờ chứng từ thực hội đủ các tiêu chuẩn cho vay của khách hàng. Do đó, Chi nhánh nên
quy định một cách chi tiết và cụ thể các giấy tờ của từng hình thức cho vay, từng đối tượng DNNVV lâu năm hay mới có quan hệ tín dụng với ngân hàng.
Khi DNNVV muốn vay vốn, họ phải thực hiện hàng loạt các thủ tục về giấy tờ như báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thu nhập, phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư…Điều này tốn khá nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp, có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của phương án sản xuất hay dự án đầu tư, làm mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, cán bộ quan hệ khách hàng cũng như ngân hàng nên xác định rõ ràng, chính xác và đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết và tìm mọi cách để đơn giản hóa thủ tục cho vay để giảm bớt thời gian cho cả hai phía ngân hàng và DNNVV.
Quy trình thủ tục cho vay cần hướng tới là tạo tiện lợi tối đa cho khách hàng và ngân hàng thì dễ dàng trong khâu kiểm soát. Ngân hàng nên đơn giản hóa thủ tục cho vay, gọn nhẹ mà vẫn phải đảm bảo nguyên tắc về an toàn vốn cho hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, sự đơn giản hóa các thủ tục cũng có giới hạn, phải luôn đảm bảo chắc chắn cơ sở pháp lý, tuân thủ pháp luật cho khoản cho vay đang được xem xét.
Cán bộ ngân hàng cần tích cực hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay vốn để rút ngắn thời gian cấp vốn cũng như tự động hóa trong thu nhập thông tin để giảm thiểu lượng giấy tờ cho ngân hàng.