Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ của công ty thì liên hệ với phòng kinh doanh thông qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.
Trên cơ sở đó, cán bộ phòng kinh doanh sẽ thoả thuận với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng nh: Mặt hàng, Số lợng, giá cả, thời gian thanh toán, địa điểm giao hàng .…
Sau khi ký hợp đồng, lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký của ngời mua hàng, ngời bán hàng, thủ trởng đơn vị. Hoấ đơn GTGT đợc lập thành 03 liên:
Liên 01 – Màu tìm : Lu tại gốc.
Liên 02 – Màu đỏ: Giao cho khách hàng.
Liên 03 – Màu xanh: Dùng để luân chuyển chứng từ trong công ty. Trong quy trình bán hàng, ngoài hoá đơn GTGT thì kế toán còn sử dụng
các chứng từ nh phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng.
Sổ sách kế toán đợc sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ chi tiêt phảI thu khách hàng, sổ tổng hợp phảI thu khách hàng, sổ chi tiết hàng hoá, số chi tiết doanh thu bán hàng, sổ cái doanh thu bán hàng…
Các tài khoản sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng: + TK 511 – Doanh thu bán hàng
+ TK 3331 – Thuế GTGT đàu ra phải nộp + TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
+ TK 131 – Phải thu khách hàng
Công ty là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và toàn bộ hàng hoá của công ty đều thuộc đối tợng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty chính là tòan bộ số tiền bán hàng hoá không bao gồm thuế GTGT. Để ghi nhận doanh thu bán hàng kế toán hạch toán:
Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331
Cụ thể: Ngày 22/01/2011 công ty bán cho công ty TNHH sản xuất thơng mại dịch vụ Đoàn Kết số lợng 50.000Kg bông phế, đơn giá 6.545đ ( Cha bao gồm VAT 10%) (Trích hoá đơn số 0088708 ngày 22/01/2011 Biểu 2.1)–
Khi đó, kế toán bán hàng hạch toán nh sau: Nợ TK 131 : 359.975.000
(Chi tiết công ty TNTNHH sản xuất thơng mại dịch vụ Đoàn Kết )
Có TK 511 : 357.250.000 Có TK 3331: 35.725.000
Ngày 29/01/2011 nhận đợc giấy báo Có của ngân hàng BIDV về việc công ty TNHH sản xuất thơng mại dịch vụ Đoàn Kết thanh toán tiền hàng. Căn cứ vào giấy báo Có, kế toán công nợ hạch toán:
Có TK 131: 359.975.000
(Chi tiết công ty TNHH sản xuất thơng mại dịch vụ Đoàn Kết )
Biểu 2.1: Mẫu hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Liên 1 (Lu) Ngày 25 tháng 01 năm 2011 Mẫu số 01( GTKT 3LL)– LQ/2010B Số: 0088708 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần AP Group
Địa chỉ: Số 438 Đội Cấn – Cống Vị – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số thuế:
0 1 0 4 8 0 0 3 3 9
Họ tên ngời mua hàng: Đinh Văn Đảm
Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất thong mại dịch vụ Đoàn Kết–
Địa chỉ: ấp Tràm Lạc - Mỹ Hạnh Bắc - Đức Hoà - Long An Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế:
1 1 0 0 6 7 8 9 2 2 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số l- ọng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 =1x2 1 Bông phế Kg 50.000 6.545 357.250.000 Cộng tiền hàng: 357.250.000
Thuế suất thuế GTGT:
10% Tiền thuế GTGT: 35.725.000 Tổng cộng tiền thanh toán 359.975.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm năm mơi chín triệu chín trăm bảy mơI lăm ngàn đồng./.
Ngời mua hàng
(Ký, họ tên) Ngời bán hàng
(Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị
Biểu 2.2 : Mẫu sổ nhật ký chung Công ty cổ phần AP Group 438 Đội Cấn, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Nhật ký chung Tháng 01/ 2011 NT
GS SHChứng từ NT Diễn giải ĐGSC STT TK đối NợSố phát sinh Có
A B C D E G H 1 2
Số trang trớc chuyển sang
H 0276Đ 02/01/2011 Thanh toán tiền mua VPP HD 0276 642 450.000
Thuế GTGT 10% HD 0276 133 45.000
1111 495.000
… … ……..
HD0088705 15/01/2011 Bán bông B1 cho công ty Phong Phú 131 816.960.000
Thuế GTGT 10% 5111 74.269.091 742.690.909
3331 74.269.091
PC 15 22/01/2011
Thanh toán tiền vận chuyển bông cho công ty Đoàn Kết
641 15.000.000
Thuế GTGT 10% 1331 1.500.000
… … ………. 1111 16.500.000
Cộng chuyển sang trang sau
H nội, ngày 31 tháng 01 năm 2011à
Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên) Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị
Công ty cổ phần AP Group