- Hóa đơn GTGT (Phụ lục số 05): Do phòng kinh doanh lập khi hàng đã xuất cho khách, căn cứ vào phiếu xuất kho lập hóa đơn GTGT làm 3 liên giống
111, 112 TK 131 TK 5111 TK 156 TK 632 (7a)
4.1.2 Về thực tế kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kỹ Thuật Thăng Long
Long
Hoạt động kế toán tại công ty TNHH Kỹ Thuật Thăng Long hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài Chính, kế toán bán hàng tại công ty cũng áp dụng các chuẩn mực liên quan tới bán hàng như VAS 01 “Chuẩn mực chung”, VAS 02 “Hàng tồn kho”, VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác”. Căn cứ vào những quy định, hướng dẫn một cách chung và tổng quát áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, công ty lựa chọn cách thức phù hợp với thực tế hoạt động của mình.
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý, hiệu quả: Mỗi người thực hiện một phần hành khác nhau và được phối hợp một cách chặt chẽ. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, nhiệt tình với công việc và có trách nhiệm, đã giúp cho công việc kế toán được thực hiện tốt, đảm bảo công ty thực hiện đúng các quy định của pháp luật về kế toán tài chính.
Về phương pháp hạch toán và tính giá trị hàng tồn kho
Công ty hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế tại công ty, mặt hàng kinh doanh của công ty không nhiều. Áp dụng phương pháp này giúp công ty kiểm soát được HTK cả về khối lượng và giá trị, tạo thuận lợi cho việc lập và thực hiện kế hạch mua vào - bán ra HTK.
Công ty xác định giá trị HTK theo đúng VAS 02 giá gốc HTK bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.
Giá trị HTK đuợc tính theo phương pháp bình quân gia quyền và được phần mềm kế toán tự đánh giá sau mỗi lần nhập một lô hàng về. Phương pháp này có xu hướng che giấu sự biến động của giá, tuy nhiên mặt hàng kinh doanh của công ty là các thiết bị công nghiệp (van, đầu nối, xi lanh...) có giá trị ổn định không bị ảnh hưởng do thời vụ hay biến động của thị trường nên công ty áp dụng phương pháp này là phù hợp, giá trị HTK được tính toán đơn giản và phản ánh đúng theo giá thực tế.
Về hạch toán ban đầu
- Các chứng từ sử dụng phản ánh nghiệp vụ bán hàng (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu…) đều tuân thủ đúng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống chứng từ được sắp xếp theo đúng trình tự thời gian và theo các nghiệp vụ có tính khoa học, được theo dõi và kiếm soát một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách dễ dàng, đồng thời tránh được các sai sót trong quá trình thực hiện.
- Trường hợp phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại chưa có chứng từ thống nhất tại công ty. Kế toán sử dụng chứng từ tự lập một cách tùy tiện để phản ánh nghiệp vụ này.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài Chính dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Công ty chi tiết một số tài khoản cấp 2 để dễ theo dõi và quản lý. Hệ thống tài khoản trong kế toán bán hàng sử dụng tại công ty bao gồm các TK 5111, TK 33311, TK 632, TK 156, 157, TK 131, TK 111, 112…
- Tuy nhiên, hiện nay công ty không sử dụng các tài khoản 5211 “Chiết khấu thương mại”, 5212 “Hàng bán bị trả lại”, 5213 “Giảm giá hàng bán” để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. Trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn được hưởng mức chiết khấu, hay có sự giảm giá hàng bán kế toán ghi hóa đơn GTGT với giá đã giảm. Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi giảm doanh thu trực tiếp trên TK 5111. Kế toán không sử dụng các TK giảm trừ doanh thu, như vậy là không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành công ty áp dụng, không phản ánh được bản chất của những khoản giảm trừ doanh thu.
Về hạch toán các nghiệp vụ tại công ty * Nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, giá vốn.
- Doanh thu bán hàng được ghi nhận theo giá bán chưa bao gồm thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT. Ghi Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi NH (112), hoặc phải thu khách hàng (131) theo giá tổng thanh toán; đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng (5111) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi có TK thuế GTGT đầu ra (33311). Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi Nợ TK giá vốn (632) và ghi Có TK hàng hóa (156, 157) theo giá trị thực tế hàng hóa xuất kho.
- Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng:
+) Bán hàng giao trực tiếp: Công ty tiến hành ghi nhận doanh thu khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ.
+) Hình thức gủi hàng: Công ty ghi nhận doanh thu khi bên mua thông báo nhận được hàng và thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
Như vậy, doanh thu bán hàng tại công ty đuợc ghi nhận đúng theo quy định trong chuẩn mực, chế độ kế toán cả về mặt giá trị và thời điểm ghi nhận.
* Nghiệp vụ ghi nhận khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại
- Trường hợp khách mua hàng với khối lượng lớn được hưởng mức chiết
khấu hay phát sinh khoản giảm giá hàng bán, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã giảm, không phản ánh vào TK chiết khấu thương mại, TK giảm giá.
- Trường hợp các hàng bán bị trả lại, kế toán ghi giảm trực tiếp trên TK
5111, kế toán ghi Nợ TK 5111: Doanh thu hàng bán bị trả theo giá chưa có thuế GTGT, Nợ TK 33311: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, và ghi Có TK 131, 111, 112: Giá thanh toán của hàng bị trả lại.
Việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu như vậy là sai so với quy định trong chế độ kế toán hiện hành.
Về sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, với việc sử dụng phần mềm kế toán Augges và các mẫu sổ của hình thức Nhật Ký Chung. Phần mềm Augges thỏa mãn đầy đủ các điều kiện và tiêu chuẩn của phần mềm kế toán được nêu trong thông tư 103/2005/TT- BTC “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán” như: Cung cấp đầy đủ các sổ kế toán theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Phần mềm Augges hỗ trợ khả năng xem đồng thời nhiều cửa sổ giúp cho người dùng đối chiếu các sổ sách một cách dễ dàng. Các số liệu trên sổ chi tiết và tổng hợp đều được lấy từ các chứng từ tương ứng nên người dùng có thể kiểm tra ngay chứng từ khi mở sổ. Các sổ được in ra từ phần mềm kế toán.
Về quản lý tình hình công nợ
- Hệ thống mã hóa khách hàng do công ty thiết lập được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận kế toán, việc mã hóa này giúp cho quá trình nhập dữ liệu được nhanh chóng, phát huy hiệu quả trong việc quản lý khách hàng, tránh được sự nhầm lẫn về số liệu kế toán giữa các khách hàng.
- Thông tin về khách hàng được quản lý một cách chi tiết và chặt chẽ theo từng lần mua hàng, từng lần thanh toán của mỗi một khách hàng. Cung cấp thông tin kịp thời cho phòng kinh doanh trong việc đôn đốc khách hàng và đưa ra biện pháp thu hồi nợ đúng thời hạn.
- Với chính sách bán hàng rất rõ ràng: Khách hàng được nợ tối đa là 1 tháng, khách hàng muốn mua chịu lần tiếp theo thì phải thanh toán tiền hàng lần trước đó (trừ khi có những thỏa thuận khác thì có những ưu đãi đặc biệt). Điều này giúp công ty thu hồi được vốn nhanh.
- Tuy nhiên việc thực hiện chính sách bán chịu phát sinh sẽ làm gia tăng khoản nợ phải thu, và không tránh được việc xuất hiện của những khoản nợ xấu. Đặc biệt do ảnh hưởng của cuộc suy thoái kinh tế năm 2008, 2009 vừa qua đã tác động mạnh mẽ tới tất cả các doanh nghiệp, trong đó có những khách hàng của công ty.
Tổng số nợ phải thu của khách hàng tính tại thời điểm ngày 31/12/2008 là: 1.105.183.535 trong đó số nợ quá hạn ghi trên hợp đồng là 426.518.268, cuối năm 2009 là 956.041.988 trong đó số nợ quá hạn ghi trên hợp đồng là: 302.116.525.
Hiện nay công ty không trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Nếu phát sinh các tổn thất về khoản nợ phải thu thì công ty không có nguồn tài chính để bù đắp.
Về quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho được bảo quản trong kho tại công ty, cơ sở vật chất của kho đáp ứng được việc đảm bảo chất lượng của hàng hóa.
Việc tách biệt trong quản lý về mặt giá trị và hiện vật rất rõ ràng: Người làm kế toán hàng hóa không đồng thời là người quản lý hàng hóa. Kế toán bán hàng và thủ kho tiến hàng đối chiếu số liệu theo định kỳ một quý một lần.
Khi xuất hàng cho khách hàng, kế toán bán hàng và thủ kho luôn kiểm tra đối chiếu một cách thận trọng số liệu trong hóa đơn và số xuất kho. Chính việc đối chiếu này mà các đơn hàng luôn được thực hiện theo đúng yêu cầu của khách hàng, không xảy ra tình trạng hàng thừa, thiếu hàng trong quá trình bán gây thiệt hại cho công ty và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
Ban lãnh đạo công ty đã có định hướng đúng đắn trong việc áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý doanh nghiệp nói chung, công tác kế toán nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Phòng kế toán được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại: máy tính, máy Fax, máy in, máy Photo, ứng dụng phần mềm kế toán Augges tiện ích.