Mục đích của công tác kiểm tra, thanh tra trong quản lý hộ tịch là nhằm tháo gỡ, giải quyết những khó khăn, vướng mắc và đề xuất những kiến nghị với các cơ quan cấp trên để điều chỉnh các quy định của pháp luật về hộ tịch cho phù hợp với tình hình thực tiễn. Cùng với đó, kịp thời phát hiện những sai sót, vi phạm trong quản lý và đăng ký hộ tịch, từ đó đưa ra những biện pháp nhằm chấn chỉnh, uốn nắn; đảm bảo công tác đăng ký, quản lý hộ tịch trên địa bàn thành phố Hải Phòng được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
Để công tác thanh tra, kiểm tra trong quản lý hộ tịch đạt hiệu quả cao phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau đây:
Một là: nguyên tắc khách quan, công khai, minh bạch:
Khách quan là vô tư không thiên vị, xem xét vấn đề một cách toàn diện, lật đi lật lại vấn đề thật kỹ lưỡng trước khi quyết định. Bởi vì thực tế khách quan là thước đo chân lý. Nếu không đảm bảo nguyên tắc này, cơ quan nhà nước có thẩm quyền rất dễ bị ngộ nhận, ra quyết định không đúng và do đó sẽ không có pháp chế. Công khai là để cho mọi người có thể biết, minh bạch là không có gì mờ ám, khuất tất, úp mở...Đây là nguyên tắc chung của hoạt động bảo đảm pháp chế và kỷ luật nhà nước.
Hai là: nguyên tắc toàn diện, đồng bộ:
Toàn diện, đồng bộ, hệ thống nghĩa là phải được tiến hành trong mọi bộ phận, mọi lĩnh vực hoạt động hành chính, từ cấp trên xuống cấp dưới, trong mọi khâu, mọi mắc xích của hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch. Và hoạt động thanh tra, kiểm tra phải được thực hiện một cách có tổ chức, theo kế hoạch khoa học.
Ba là: nguyên tắc thường xuyên:
Hoạt động thanh tra, kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên, liên tục nhằm phát hiện và khắc phục những lệch lạc, thiếu sót, cũng như vi phạm
Bốn là: nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời:
Đây là nguyên tắc đặc trưng của công tác thanh tra, kiểm tra trong quản lý hộ tịch. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo phát hiện nhanh chóng, kịp thời những sai sót, vướng mắc từ đó đưa ra những biện pháp ngăn chặn và xử lý những vi phạm trong quản lý và đăng ký hộ tịch. Từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý và đăng ký hộ tịch...
Hiện nay đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch ở cơ sở còn hạn chế, vì vậy Sở Tư Pháp và Phòng Tư pháp cần giúp cán bộ Tư pháp-Hộ tịch có đủ khả năng đảm đương tốt công việc hiện nay, cụ thể như sau:
- Quán triệt đường lối chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, chỉ thị, nghị quyết của thành phố và của cấp huyện cho cơ sở.
- Kịp thời điều chuyển những cán bộ quản lý hộ tịch ở xã không phù hợp với công việc đã phân công; xử lý những cán bộ có năng lực quá yếu hoặc vi phạm; tăng cường cho xã những cán bộ hộ tịch có uy tín, năng lực từ các ban, ngành của huyện hoặc từ xã khác đến. Nơi nào, nội bộ mất đoàn kết kéo dài, nhất là có mâu thuẫn trong các cán bộ, công chức chủ chốt, cần phải làm rõ nguyên nhân, mức độ trách nhiệm của từng người và sớm giải quyết dứt điểm bằng con đường tổ chức.
- Có biện pháp thường xuyên bảo vệ cán bộ hộ tịch. Xây dựng mà không bảo vệ, phát triển mà không củng cố thì đội ngũ cán bộ sẽ không lớn mạnh. Trong điều kiện đảng cầm quyền và những tác động của mặt trái trong cơ chế thị trường, cán bộ, đảng viên dễ bị sa ngã. Ngoài ý thức rèn luyện của cán bộ, tổ chức đảng phải có những biện pháp quản lý, bảo vệ phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, quan hệ xã hội... của cán bộ thông qua quy chế cụ thể để giữ cán bộ hộ tịch cấp xã được trung thực, trung thành, không có nghi vấn về chính trị, không bị suy thoái, sa ngã.
mỗi người chịu trách nhiệm chỉ đạo một hoặc một số quận, huyện, xã, phường, thị trấn. Để các đồng chí lãnh đạo có thể gần, sát với cơ sở nhiều hơn, đưa thông tin chỉ đạo của cấp trên xuống cấp dưới một cách nhanh chóng, kịp thời và toàn diện, giúp cấp dưới giải quyết được một số khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Thường xuyên duy trì họp giao ban đình kì hàng quý, 6 tháng và tổng kết cuối năm giữa các Phòng Tư pháp cấp huyện với công chức Tư pháp-Hộ tịch cấp xã. Qua cuộc họp đó, lãnh đạo cấp huyện trực tiếp nghe các xã, ngành báo cáo tình hình chung, những khó khăn, vướng mắc để có hướng chỉ đạo tiếp theo.
- Có kế hoạch thanh tra, kiểm tra thường xuyên, liên tục theo năm và thanh tra, kiểm tra đột xuất để có thể nắm bắt được tình hình thực tiễn đăng ký và quản lý hộ tịch của cấp dưới, từ đó có những biện pháp xử lí những vi phạm và kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh những sai sót trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
Mặt khác để công tác thanh tra, kiểm tra đạt hiệu quả cao thì bản thân Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp cũng phải vững mạnh, công chức làm công tác hộ tịch cấp tỉnh và cấp huyện cũng phải tốt và trong sạch. Công chức làm công tác hộ tịch phải được nâng cao trình độ về mọi mặt, có phong cách công tác khoa học, thật sự là tấm gương tốt về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, kiến thức chuyên môn, ý chí chiến đấu, rèn luyện cho cấp xã noi theo. Có như vậy, sự chỉ đạo của cấp trên mới có tính thuyết phục cao, cán bộ đi chỉ đạo ở cấp xã mới có uy tín thật sự giành được sự tín nhiệm của cấp xã.