a. Hình thức kế toán Nhật ký chung
2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ.
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
- Tên công ty : Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị
- Tên giao dịch quốc tế Viet My Accessory And Equipment Company Limited.
- Trụ Sở chính : Số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, phố Định Công Thượng, Phường Định Công, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
- Văn phòng giao dịch : Phòng 401, Tòa nhà N2F, Đường Lê Văn Lương, Q. Thanh Xuân, T.P. Hà Nội.
- Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH
- Điện thoại : (04) 6675 2172
- Fax : (04)3555 8624
- Email : info@vietmycat.com
- Website : http://vietmycat.com
- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng
- Quy mô : 20 đến 25 nhân viên
Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ được thành lập năm 2010 và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Việt Nam. Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số 0104.423.627 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Với vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng, tổng nhân sự khoảng 11 người và lĩnh vực kinh doanh chính là nhập khẩu và phân phối các sản phẩm phụ tùng máy móc. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, Phố Định Công Thượng, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai, Hà Nội. Văn phòng giao dịch đặt tại Phòng 701 Tòa nhà N2D Đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Năm 2012 chỉ sau 2 năm hoạt động công ty đã khẳng định được vị trí của mình, công ty đã có một cơ sở hạ tầng vững chắc, đã triển khai được hệ thống
phân phối rộng khắp, bên cạnh đó công ty còn mở rộng thêm các nghành nghề kinh doanh như cung cấp các dịch vụ lắp đặt các thiết bị và phụ tùng máy móc, máy hạng nặng, cung cấp các dịch vụ bảo trì, sửa chữa …Sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu hết các tỉnh và thành phố lớn ở miền Bắc với các mặt hàng ngày càng đa dạng và phong phú. Đội ngũ nhân sự cũng được tăng trưởng đáng kể với hơn 25 lao động giàu kinh nghiệm và nhiệt tình, sáng tạo không ngừng.
2.1.1.2. Lĩnh vực kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ :
Đặc thù của công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ là hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hiện tại công ty hoạt động kinh doanh trên 3 lĩnh vực chính là:
- Kinh doanh thiết bị phụ tùng của các loại máy xây dựng, máy khai thác. - Kinh doanh xe nâng hàng của các loại máy xây dựng, máy khai thác. - Lắp đặt, bảo trì các loại máy công nghiệp.
Tại lĩnh vực kinh doanh thiết bị phụ tùng các loại máy xây dựng, máy khai thác: Kinh doanh thiết bị phụ tùng các loại máy xây dựng, máy khai thác là mảng hoạt động chính của công ty, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của công ty. Công ty chuyên cung cấp các dòng sản phẩm thiết bị máy xây dựng, máy khai thác, xe cơ giới, được nhập khẩu từ các nước tiên tiến trên thế giới như: THỤY ĐIỂN, MỸ, ITALIA, AUSTRIALIA, NHẬT BẢN, HÀN QUỐC,... với các hãng nổi tiếng như: ITR, BERCO, ITM, PE, CF ... với các loại thiết bị, phụ tùng đa dạng, chất lượng như: phụ tùng gầm xích ( Bộ Xích, cầu xích, gale, vành sao, dẫn hướng), phụ tùng động cơ (Trục khửu, trục cam, bộ hơi,turbo,..),thiết bị công tác (Gầu, cần, tay gầu, răng gầu, lợi gầu, lưỡi gạt,..), hệ thống quay toa…
Tại lĩnh vực kinh doanh xe nâng hàng, máy xây dựng, máy khai thác nguyên chiếc: Song song với việc cung cấp các loại thiết bị, phụ tùng máy xây dựng, máy khai thác, công ty còn cung cấp các loại máy nguyên chiếc đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đây là một lĩnh vực được công ty chú trọng để phát triển, doanh thu của lĩnh vực này chiếm khoảng 30% tổng doanh thu của công ty.
Tại lĩnh vực cung cấp dịch vụ lắp đặt bảo trì các loại máy công nghiệp: Cùng với việc cung cấp các loại thiết bị, phụ tùng và các loại máy xây dựng, máy khai thác nguyên chiếc bên cạnh đó công ty còn cung cấp các tư liệu tiêu hao đi kèm phục vụ cho quá trình vận hành, bảo trì các loại máy công nghiệp. Lĩnh vực
này đóng góp hơn 10% doanh thu trong tổng doanh thu của công ty và hứa hẹn trong tương lai sẽ không ngừng mở rộng thị trường và nâng cao doanh thu. Một phần nhỏ doanh thu của doanh nghiệp là từ lĩnh vực cung cấp dịch vụ chuyển giao khoa học công nghệ từ các nước tiến tiến cho khách hàng có nhu cầu sử dụng trong nước.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty .
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến.Giám đốc( 1 người) là người đứng đầu , đại diện cho tư cách pháp nhân của công ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty. Phụ trách công tác đối ngoại và ủy quyền cho phó giám đốc khi cần thiết. Là người phát ngôn chính của công ty. Dưới giám đốc điều hành là các phòng ban chức năng gồm: Phòng hành chính –nhân sự, phòng tài chính-kế toán, phòng kế hoạch- kinh doanh, phòng kỹ thuật.
Phòng hành chính-nhân sự: Tham mưu cho giám đốc về công tác nhân sự và đào tạo cán bộ. Quản lý lương và các khoản bảo hiểm , bố trí nhân sự trong toàn bộ công ty, xây dựng, điều chỉnh và tư vấn cho ban lãnh đạo công ty về các quy chế tiền lương, BHXH, thưởng, phạt, kỷ luật lao động và xây dựng các chính sách vể phúc lợi cho CBCNV trong công ty, xây dựng hệ thống văn bản nội bộ như giấy xin phép nghỉ, phiếu đề nghị tạm ứng, phiếu đề nghị mua văn phòng phẩm, phiếu hoàn tạm ứng, quản lý nhân sự và hồ sơ nhân sự, chi phí điện thoại, nước uống, điện, quản lý việc bảo trì bảo dưỡng các tài sản của công ty như máy tính, máy photo, điều hòa, quản lý các công văn, chứng từ và tài liệu của công ty, ngoài ra còn quản lý, giám sát việc thực hiện quy chế lao động của công ty như giờ giấc làm việc, chấm công, quản lý, bảo quản và sắp xếp phòng hội thảo, tiếp khách… Phòng tài chính- kế toán: Quản lý và thưc hiện chặt chẽ chế độ tài vụ của công ty theo đúng nguyên tắc, quy định của nhà nước và ban giám đốc công ty. Chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các mặt hoạt động kinh doanh và bảo mật hồ sơ, chứng từ…Lập kế hoạch về tài chính, lập các báo cáo tài chính, quản lý và kiểm soát các nguồn lực, tài sản, chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương và trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
Phòng kế hoạch- kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh. Có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao kĩ năng bán hàng cho nhân viên, trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị và bán các sản phẩm,dịch vụ của công ty, mở rộng mối quan hệ với khách hàng và nhà cung ứng nhằm đạt được các mục tiêu về doanh số, thị phần,chi phí, tham mưa cho giám đốc về thị trường và khai thác các loại hình kinh doanh mới.
Phòng kỹ thuật gồm 3 bộ phận.
+ Bộ phận phụ trách công tác chăm sóc khách hàng: Thực hiện các dịch vụ bảo dưỡng, bảo hành, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hỗ trợ trực tuyến và nghiên cứu các tài liệu, thực hiện bàn giao việc lắp đặt,quản lý về tiêu chuẩn chuyên môn.
+ Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các sản phẩm, dịch vụ, thực hiện đàm phán về hợp đồng kinh tế ký kết, đồng thời cải tiến trang thiết bị, kiểm soát số lượng các đơn đặt hàng và dự đoán các nhu cầu của khách hàng, thực hiện bảo trì, lắp đặt, và sửa chữa thiết bị của công ty, quản trị hệ thống mạng nội bộ.
+ Bộ phận nghiên cứu thị trường: Có nhiệm vụ nghiên cứu các sản phẩm nhập khẩu mới, cũng như các sản phẩm mới ra đời để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường trong nước, kịp theo đuổi sự phát triển của khoa học kỹ thuật , tìm kiếm nguồn nhập khẩu hàng chất lượng với chi phí là thấp nhất…
Ngoài ra công ty còn có một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh, có nhiệm vụ chính là đại diện cho công ty tìm kiếm, phát triển các cơ hội kinh doanh và thực hiện các hợp đồng đã ký kết của công ty tại khu vực phía Nam. Văn phòng này chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của các phòng ban trụ sở công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ được phân cấp như sau:
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty ( phụ lục 16)