Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó, kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ, từ đó ghi sổ kế toán. Cuối cùng sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy.
Đối với nghiệp vụ bán hàng, khi có yêu cầu mua hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 nội bộ. Đồng thời kế toán lập phiếu xuất kho trình quản lý kho để xuất hàng bán cho khách hàng. Các chứng từ đã lập sẽ được xác minh tính pháp lý trước khi hạch toán và ghi sổ kế toán. Sau đó chúng được lưu trữ theo quy định và hết thời gian lưu trữ sẽ được hủy bỏ.
1.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm các Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán .
Những tài khoản sử dụng chủ yếu bao gồm các tài khoản TK 111, TK 1121, TK 131, TK 1331, TK 156, TK 331, TK 6421, TK 6422, TK 632, TK 3331, TK 3334, TK 3338, TK 4212, TK 4111, TK 5111, TK 5113...
Tài khoản 511 : “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ”.
♦
Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ.
Kết cấu tài khoản : Bên Nợ :
- Thuế XK, thuế TTĐB của số hàng tiêu thụ
- Thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả Bên Có : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư.
Tài khoản 511 được chi tiết thành năm tài khoản cấp 2 :
- TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hóa ”
- TK 5112 “ Doanh thu bán thành phẩm ”
- TK 5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”
- TK 5118“ Doanh thu khác ”
Tài khoản 632 “ Gía vốn hàng bán ”
♦
Nội dung : Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ.
Kết cấu tài khoản :
Bên Nợ :
- Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ
- Số trích lập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay cao hơn năm trước
- Trị giá sản phẩm, hàng hóa hao hụt, mất mát sau khi trừ phần cá nhân bồi thường
Bên Có :
- Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa… đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả
- Hoàn nhập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho của năm nay thấp hơn năm trước
- Trị giá vốn của số hàng hóa, sản phẩm…đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại.
Tài khoản 131 “ Phải thu khách hàng ”
♦
Nội dung : Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng. Ngoài ra, TK 131 còn được sử dụng để phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng.
Kết cấu tài khoản : Bên Nợ :
- Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu hàng hóa, sản phẩm trong kỳ
- Số tiền thừa trả lại khách hàng Bên Có :
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng
- Khoản giảm trừ tiền hàng cho khách hàng sau khi đã xác định tiêu thụ ( giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại )
- Chiết khấu thanh toán dành cho người mua
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại ( có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT )
Số dư Nợ : Số tiền còn phải thu của khách hàng Số dư Có ( nếu có ) :
- Số tiền nhận ứng trước của khách hàng
- Số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Tài khoản 156 “ Hàng hóa”
♦
Nội dung : Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng và hàng hóa bất động sản.
Kết cấu tài khoản : Bên Nợ :
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại),
- Chi phí thu mua hàng hóa,
- Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (Gồm giá mua vào và chi phí gia công),
- Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại, - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê,
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ),
- Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. Bên Có :
- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất kinh doanh,
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ, - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng,
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng, - Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán, - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê,
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ),
- Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định.
Số dư bên Nợ : - Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho, - Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho.
♦ Tài khoản 333”Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”
Nội dung : Tài khoản này phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà
nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Kế cấu tài khoản: Bên Nợ:
- Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp vào Ngân sách Nhà nước - Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp
- Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá. Bên Có:
- Số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp vào Ngân sách Nhà nước. Số dư bên Có:
- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Trong trường hợp cá biệt, tài khoản 333 có thể có số dư bên Nợ. Số dư Nợ (nếu
có)
của TK 333 phản ánh số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, hoặc có thể phản ánh số thuế đã nộp được xét miễn hoặc giảm cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu.
Tài khoản 333 được chi tiết thành 9 tài khoản cấp 2: - TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3:
+ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
+ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu - TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
- TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
- TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp. - TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân - TK 3336: Thuế tài nguyên
- TK 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất - TK 3338: Các loại thuế khác
- TK 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 1.2.2.3. Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ bán hàng ở DNTM, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế