Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ sau :
- Hóa đơn GTGT : là hóa đơn dùng cho các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. Hóa đơn do người bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 để lưu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng làm chứng từ kế toán.
- Hóa đơn bán hàng thông thường : là hóa đơn dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng thuộc diện không chịu thuế GTGT.
- Phiếu xuất kho: Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho. Phiếu này cũng được lập làm 3 liên. Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận hàng hóa.
- Phiếu thu : Là các chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà khách hàng thanh toán (bằng tiền mặt). Phiếu thu được lập thành 3 liên (1 liên lưu nơi lập phiếu, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ).
- Phiếu chi : Là chứng từ ghi nhận các khoản chi phí bằng tiền mặt phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu chi được lập làm 3 liên (liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc đề ghi vào sổ kế toán, liên 3 giao cho khách hàng).
Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng thêm các chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy báo có, báo nợ của ngân hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý...