- Kế toán trưởng: Tổ chức quản lý, phân công công việc, giám sát thực hiện công việc kế toán và công việc của nhân viên kế toán, thủ quỹ Đảm bảo và chịu trách
2.2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
Thăng Long
Tại Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thường xuyên phản ánh quá trình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
2.2.6.1. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng vật tư lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu nguyên vật liệu về, bộ phận kiểm tra sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi
vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hóa đơn mua hàng. Hóa đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phòng kế toán nguyên vật liệu và các đơn vị có liên quan. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho thủ kho sẽ tiến hành kiểm nhận hàng và nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào cột thực nhập trên phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập kho vào thẻ kho và chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán ghi số lượng nhập kho vào sổ kho, tính ra giá trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Một liên lưu ở phòng kế toán
Một liên giao cho thủ kho khi nhập kho để vào thẻ kho Một liên giao cho người bán
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tăng nguyên vật liệu + Phiếu nhập kho (Phụ lục 02)
+ Phiếu xuất kho (Phụ lục 02) + Biên bản kiểm nghiệm + Thẻ kho
+ Hoá đơn GTGT
- Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu
Căn cứ vào dự trù vật tư được duyệt do các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho cho từng loại vật tư. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên
+ Một liên người nhận hàng sau khi nhận hàng sẽ giữ
+ Hai liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất vật tư, thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng chủng loại, ghi số lượng xuất kho vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho, ghi số lượng xuất kho vào cột xuất trên thẻ kho, chuyển hai liên phiếu xuất kho này cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán ghi số lượng xuất kho vào cột xuất, ghi đơn giá xuất kho lên cột đơn giá và tính ra thành tiền trên phiếu xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu lưu một liên, một liên chuyển cho kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành để làm căn cứ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Mỗi phiếu xuất kho khi chuyển cho kế toán phải đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, phụ trách chi tiêu, người nhận hàng, thủ kho
2.2.6.2. Tài khoản sử dụng
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
TK này dùng để phản ánh số liệu và tình hình biến động các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp xây lắp.
Kết cấu của TK 152
- Bên Nợ: Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho trong kỳ. Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Bên Có: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho trong kỳ.
Khoản giảm giá nguyên liệu, vật liệu mua vào; trị giá nguyên liệu vật liệu mua trả lại người bán.
Trị giá nguyên liệu vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. - Dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho. TK 152 có 6 tài khoản cấp 2
+ TK 152.1 - Nguyên liệu, vật liệu chính: Phản ánh cả giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu chính mua ngoài, nhận của bên giao thầu (bên A) ứng trước (nếu có) để thực hiện khối lượng xây lắp, nhận thầu, gia công, tự chế biến.
+ TK 152.2 - Vật liệu phụ + TK 152.3 - Nhiên liệu
+ TK 152.4 - Phụ tùng thay thế
+ TK 152.6 - Thiết bị XDCB: phản ánh cả giá trị thiết bị XDCB của bên giao thầu (bên A) giao hoặc bên A uỷ nhiệm cho đơn vị nhận thầu (bên B) mua thiết bị thuộc vốn thiết bị cho công trình XDCB để sau đó lắp đặt vào công trình.
+ TK 152.8 - Vật liệu khác
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các TK thanh toán liên quan đến nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu như sau:
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi Ngân hàng
- TK 331: Phải thanh toán với người bán - TK 311: Vay ngắn hạn
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất, Công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 623: Chi phí máy thi công
- TK 627: Chi phí sản xuất chung
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp • Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường
Công ty hiện tại chưa tiến hành sử dụng TK 151-Hàng mua đang đi đường để phản ánh nghiệp vụ hàng mua cuối tháng chưa về nhập kho. Khi đó phát sinh nghiệp vụ hóa đơn về trước những hàng chưa về nhập kho. Khi phát sinh nghiệp vụ hóa đơn về trước nhưng hàng vẫn chưa về thì kế toán vẫn để lại chờ hàng về mới tiến hành hạch toán. Việc ghi chép như vậy khiến công ty không quản lý được tài sản của mình. Khi hàng mua đã nhận được hóa đơn thì hàng mua đó đã thuôc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đồng thời phải phản ánh công nợ phải trả người bán. Công ty phải ghi sổ kế toán theo dõi sản phẩm,công nợ đồng thời kê khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ngay trong tháng nhận được hóa đơn.
2.2.6.3. Trình tự hạch toán