- Kế toán trưởng: Tổ chức quản lý, phân công công việc, giám sát thực hiện công việc kế toán và công việc của nhân viên kế toán, thủ quỹ Đảm bảo và chịu trách
2.2.1. Đặc điểm, quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
Thăng Long
2.2.1. Đặc điểm, quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long Thăng Long
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
- Đặc điểm chung của ngành điện là cơ nhiều mặt hàng nên thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung. Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty cũng mang những đặc điểm đặc thù khác nhau.
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL của Công ty có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho công ty là phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả sản xuất, đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty.
2.2.1.2. Quản lý nguyên vật liệu
Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc trúng thầu một công trình xây dựng thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch, đồng thời lập dự toán cho công trình. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó, bộ phận vật tư dựa trên hạn mức công trình làm giấy xin mua vật tư trình lên cho Giám đốc duyệt; nếu được Giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua vật tư.
Thường thì khi mua nguyên vật liệu, Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật liệu. Trong hợp đồng này, các bên sẽ soạn thảo các điều khoản quy định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Chẳng hạn, bên cung cấp vật liệu phải đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách mẫu mã, các quy định về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với bên mua vật liệu thì phải đảm bảo thanh toán tiền đầy đủ, đúng hạn, đúng phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau.
Nếu vật tư mua về nhập kho thì thủ kho cùng đại diện của phòng vật tư, kế toán kiểm tra trước khi nhập kho, nếu thấy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho, đối với vật tư có số lượng và giá trị lớn thì phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài không thông qua nhập kho mà đưa thẳng đến chân công trình thì thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: khi nguyên vật liệu về đến chân công trình thì người lĩnh vật liệu sẽ kiểm nghiệm và ghi số lượng thực nhập vào hai liên phiếu nhập kho và một giấy giao nhận vật tư, cùng với người giao vật tư người nhận cũng sẽ ký vào các phiếu đó. Một phiếu nhập kho và một phiếu giao nhận vật tư được chuyển cho phòng vật tư, một phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ thanh toán cho người bán; sau đó, phiếu nhập kho được chuyển cho kế toán vật tư để theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.