- Kế toán trưởng: Tổ chức quản lý, phân công công việc, giám sát thực hiện công việc kế toán và công việc của nhân viên kế toán, thủ quỹ Đảm bảo và chịu trách
2.2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
2.2.5.1. Chứng từ và chế độ luân chuyển chứng từ
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long chủ yếu là mua ngoài do vậy thủ tục nhập kho luôn được coi trọng. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất hoặc cho các đối tượng khác như bán hàng, quản lý …trong công ty đều do phòng kinh doanh thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn
công ty, phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất ( kế hoạch thu mua nguyên vật liệu ) từ đó tính ra số nguyên vật liệu trong kỳ sau đó bàn với đối tác để ký kết hợp đồng. Công ty lấy mẫu chuyển xuống phòng kỹ thuật chất lượng kết hợp với phòng kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm vật tư nếu đạt yêu cầu thì nhập kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy báo nhận hàng phòng kinh doanh làm phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng viết số thực nhập. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1 liên tại cuống, 1 liên thủ kho nhận vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán nguyên vật liệu, 1 liên nhân viên vận chuyển chuyển kèm với hóa đơn GTGT cho kế toán công nợ với người bán.
Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn thì cho phép nhập kho, nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn thì trả lại nhà cung cấp, nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất đã ghi trên hợp đồng thì trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giảm giá lô hàng nhập, trường hợp xảy ra thừa thiếu NVL thì tùy theo từng nguyên nhân để xử lý. Khi NVL được chấp nhận nhập kho thì kế toán NVL lập phiếu nhập kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vào sổ các sổ kế toán tương ứng thông qua nhập chứng từ trên máy.
Dựa trên các hóa đơn GTGT mà kế toán lập ra các bảng kê, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua ngoài, căn cứ trên bảng kê này kế toán tính ra số thuế GTGT được khấu trừ và số liệu được ghi đông thời vào sổ chi tiết liên quan.
Định kỳ kế toán bù trừ thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra để tính ra số thuế nộp cho Nhà nước
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty phục vụ cho phân xưởng mà còn phục vụ cho hoạt động khác như cửa hàng các phòng ban quản lý, đối với những NVL xuất ra phải có chứng từ hợp lệ. Chứng từ sử dụng để xuất kho NVL là Phiếu xuất kho.
Hàng tháng có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào quyết định về nhu cầu về vật liệu, vật tư do phòng kinh doanh lập đã thông qua sự xét duyệt của giám đốc, viết phiếu yêu cầu NVL, vật tư, phụ tùng kèm theo kế hoạch để xuống lĩnh NVL tại kho.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu NVL, phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng ra và ghi vào cột thực xuất. Phiếu xuất kho phải có chũ ký của thủ trưởng đơn vị, thurkho, người nhận hàng, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu. Phiếu xuất kho có 3 liên: Liên 1 lưu lại cuống, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 giao cho thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Kế toán NVL căn cứ vào phiếu xuất kho vào sổ chi tiết vật tư.
2.2.5.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán nguyên vật liệu.Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán.
Hạch toán tại kho
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng tình hình nhập xuất của từng loại vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng một tờ thẻ kho tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dõi chung.Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, nguyên vật liệu được ký mã hiệu riêng để tiện cho việc sử dụng,ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Khi nhận được chứng từ về nhập xuất kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ nhập xuất được thủ kho tập hợp lại sau đó chuyển giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi về số liệu, về lượng và giá trị nguyên vật liệu của từng kho.
Hạch toán tại phòng kế toán
Định kỳ 5 ngày một lần kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra đóng dấu chất lượng số tồn kho cuối kỳ của từng nguyên vật liệu và nhận chứng từ nhập xuất.
Khi nhận được chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển giao, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo mã số riêng. Trình tự ghi sổ trên máy hoàn toàn giống với làm thủ công,mọi thao tác đã được cài đặt trong phần mềm.
Để việc kiểm tra xác suất kế toán vào mã hóa của nguyên vật liệu nào đó vào một số bất kỳ, in số liệu trên màn hình để kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng kế toán căn cứ số liệu và số ngày ghi trên phiếu nhập, xuất để vào lần lượt theo thứ tự từng ngày trong tháng. Từng loại nguyên vật liệu được vào số lượng và căn cứ trên đơn giá để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn đầu và cuối ngày được tính một cách cụ thể, phương pháp tính được cài đặt trong phần mềm máy tính. Máy tính sẽ đưa ra đơn giá nhập, xuất, căn cứ vào chứng từ nhâp xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu máy tính sẽ tự động vào báo cáo nhập xuất tồn ngay tại thời điểm đó.
Cuối tháng, đối với nguyên vật liệu chính kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu trên. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu để lập bảng phân bổ số 2