Tuỳ theo điều kiện cụ thể (quy mô hoạt động, loại hình kinh doanh, nhu cầu phân công lao động kế toán…) mà doanh nghiệp lựa chọn một trong bốn hình thức ghi sổ kế toán và mỗi hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự hạch toán cũng khác nhau. Để vận dụng có hiệu quả khi chọn một trong bốn hình thức này, doanh nghiệp cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy mô hoạt động cũng như trình độ kế toán viên để áp dụng sao cho phù hợp. Các hình thức sổ đó là:
Hình thức Nhật ký chung
Điều cần biết đầu tiên về việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung đó là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cơ sở để ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ nhật ký chuyên dùng là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lý tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Số liệu ở sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào Sổ cái các tài khoản liên quan. Cụ thể trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu trong hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau: