Tăng cường công tác quản lý kinh doanh, rà soát bổ xung kịp thời về cơ chế quản lý, điều lệ tổ chức hoạt động và quy chế quản lý kinh doanh của Công ty cho phù hợp với sự phát triển trong tình hình mới và hoàn chỉnh quy trình quản lý của Công ty theo cách thức quản lý chất lượng sản phẩm tư vấn theo tiêu chuẩn ISO9000-2008.
Tiêu chuẩn ISO công bố được đúc kết từ những thành tựu khoa học công nghê, được thể nghiệm trong thực tế có tính phổ biến, có sự tham gia đóng góp trí tuệ của đông đảo các chuyên gia có kiến thức – kỹ năng – kinh nghiệm ở nhiều nước. Mặt khác, nó cũng là phương án đồng thuận, dung hoàn thỏa đáng quyền lợi của các bên liên quan.
Tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, được sửa đổi lần 1 năm 1994, lần 2 năm 2000 sửa đổi lần 3 năm 2008. ISO 9000 không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm hay dịch vụ cụ thể mà là tiêu chuẩn mô tả và xác định các yếu tổ cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 được coi như là một phương pháp làm việc khoa học hay là một công nghệ quản lý mới, giúp bộ máy quản lý có được điều kiện hoạt động ổn định, sản phẩm – dịch vụ của mình luôn thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng, đồng thời là cơ sở để đánh giá khả năng của tổ chức nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Các nguyên tắc cơ bản của ISO 9000 là:
Vai trò của lãnh đạo trong việc xác định mục đích, biện pháp, chỉ dẫn và tạo môi trường làm việc thuận lợi để mọi người có thể tham gia một cách đầy đủ và thực hiện hoàn thành tốt những mục tiêu của Công ty.
Sự tham gia đầy đủ của cán bộ nhân viênvì lợi ích chung của cả Công ty. Tiếp cận theo quátrình phát triển, những tiến bộ xã hội nhằm đạt hiệu quả cao. Tiếp cận hệ thống quản lý
Các quyết định phải dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ các thông tin, số liệu thực tế. Đảm bảo lợi ích hợp lý giữa tổ chức các bên liên quan.
Xây dựng hệ thống văn bản: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 của tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế đưa ra các yêu cầu và đòi hỏi các đơn vị xây dựng hệ thống quản lý thực hiện các yêu cầu này nhằm kiểm soát chặt chẽ mọihoạt động trong đơn vị. Ban thảo cách thức xây dựng sổ tay chất lượng, quy trình, quy định, quy chế và các biểu mẫy thực hiện công việc.
Mô tả sơ đồ:
Tầng 1: Sổ tay chất lượng
Chính sách chất lượng.
Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn.
Sổ tay chất lượng
Các thủ tục quy trình
Các văn bản hướng dẫn công việc
Các hồ sơ, biểu mẫu
Hình 3.2: Sơ đồ cấu trúc hệ thống tài liệu theo ISO 9000:2008
Tầng 2: Các quy trình, thủ tục
Mô tả: Các quy trình thủ tục áp dụng cho hệ thống quản lý Tầng 3: Các văn bảnhướng dẫn công việc
Mô tả: Các công việc được thực hiện như thế nào… Tầng 4: Các hồ sơ
Bao gồm: Các biểu mẫu, các ghi chép… Lợi ích của việc lập văn bản các tài liệu
Cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc do công ty tao ra nhằm thỏa mãn khách hàng.
Khẳng định cam kết của lãnh đạo đối với chất lượng công việc do công ty cung cấp.
Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân trong tổ chức được xác định rõ ràng.
Thông tin cho mọi người biết hệ thống quản lý chất lượng được biết và thực hiện, cung cấp các hướng dẫn cần thiết để tiến hành công việc được thuận lợi.
Tạo môi trường thực hiện các tiêu chí của Công ty và tăng cường cơ hội cho việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.
Cơ sở để được thừa nhận và đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, nâng cao uy tín của Công ty.
Hướng dẫn chỉnh sửa dự thảo văn bản
Tổng hợp hệ thống văn bản, chuẩn bị cho công tác phê duyệt, ban hành hệ thống tài liệu.
3.2.2 Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng sản phẩm tư vấn thiết kế
3.2.2.1 Mục đích
- Phân định nhiệm vụ, quyền hạn của các chức danh trong công tác thực hiện các bước Thiết kế xây dựng công trình ( lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, báo cáo đầu tư, dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công).
- Đảm bảo sản phẩm tư vấn / thiết kế được thực hiện - kiểm soát liên tục trong mọi công đoạn.
- Thống nhất trình tự triển khai lập một Hồ sơ Dự án đầu tư xây dựng công trình / thiết kế xây dựng công tình – sản phẩm tư vấn / thiết kế.
3.2.2.2Phạm vi áp dụng
“Quy trình kiểm soát công tác tư vấn thiết kế” là quy trình được áp dụng cho mọi sản phẩm tư vấn thiết kế thuộc các giai đoạn gồm
- Lập báo cáo đầu tư xây dựng công trình (BCĐTXDCT) và tổng mức đầu tư sơ bộ (TMĐT) (thiết kế 3 bước).
- Lập dự án đầu tư xây dựng công trình (DAĐTXDCT) gồm thuyết minh (TM) và thiết kế sơ bộ (TKSB); tổng mức đầu tư (TMĐT) (thiết kế 2 bước và 3 bước).
- Thiết kế kỹ thuật (TKKT) - thiết kế bản vẽ thi công (TKBVTC); tổng dự toán (TDT) và dự toán (DT) (thiết kế 2 bước, thiết kế 3 bước).
- Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật (BCKTKT) + bản vẽ thi công (BVTC); Tổng dự toán (TDT) và dự toán (DT) (thiết kế 1 bước).
3.2.2.3Tài liệu liên quan
- Luật xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003.
- Nghị định của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009.
- Nghị định của Chính phủ về quản lý chất lượng xây dựng công trình số 15/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013.
- TCXDVN 285-2002 và các tiêu chuẩn Việt Nam liên quan đến nội dung lập dự án và thiết kế. Tiêu chuẩn ngànhliên quan đến nội dung lập dự án/thiết kế.
3.2.2.4 Định nghĩa, quy định các cum từ viết tắt dùng cho hồ sơ thuyết minh, thiết kế
Cụm từ viết tắt Tên đầy đủ Cụm từ viết tắt Tê đầy đủ
CT Công ty LĐCT Lãnh đạo công
ty DA/CT/TV/TK Dự án/ công trình/ tư vấn/ thiết kế CNDA/CNTK/ CNCN Chủ nhiệm đổ án/ chủ nhiệm thiết kế/chủ nhiệm chuyên ngành BCĐT (XDCT)
Báo cáo đầu tư (xây dựng công trình)
TKV/ KTV Thiết kế viên/ kỹ thuật viên
(XDCT) án đầu tư (xây dựng công trình) giả/ chủ đầu tư/ khách hàng BCKTKT/CTCN
Báo cáo kinh tế kỹ thuật/ chi tiết chuyên ngành NDA/NTK/HĐDA/ HĐTK Nhóm dự án/ nhóm thiết kế/ hội đồng dự án/ hộ đồng thiết kế TK (CN) / PATK Thiết kế (công trình)/ phương án thiết kế HĐ/QT Hướng dẫn/ quy trình KSDA/KSTK Khảo sát dự án/ khảo sát thiết kế QTVH-KT/BTSP Quá trình vận hành – khai thác/ bảo trì sản phẩm TKCS/TKKT Thiết kế cơ sở/ thiết kế kỹ thuật BHSP(CT) Bảo hành sản phẩm (công trình) TKBVTC/TM (TT) Thiết kế bản vẽ thi công / thuyết minh (tính toán) TC (XD) VN/TCN Tiêu chuẩn (xây dựng) Việt Nam/ tiêu chuẩn ngành TMĐT/TDT/DT Tổng mức đầu tư/ tổng dự toán/ dự toán
3.2.2.5 Quá trình thực hiện
Sơ đồ quá trình thực hiện
Chức danh Công đoạn Tài liệu liên quan chính
CNDA/CNTK/ CNCN/ TKV
Hợp đồng
Tài liệu liên quan đến dự án/ct
KTV/CNDA/CNTK/ CNCN
Không đạt
Tiêu chuẩn thiết kế Phiếu giao việc
Đề cương khảo sát lập dự án CNDA/CNTK HĐDA/HĐTK Phương án phác thảo bố trí tổng thể TP/LĐTT LĐCT Không đạt Các TCVN, TCN liên quan CNCN CNDA/TKV Các Dự án/CT tương tự đã thực hiện
Thu thập dữ liệu đầu vào
Kiểm tra dữ liệu đầu vào
Lập “đề cương KSLDA/ TK
Phê duyệt chuyên đề ĐAKSLDA/T
Lập “đề cương chi tiết chuyên ngành”
CNDA/CNTK không đạt Thành phần khối lượng khảo sát NDA/NTK Lập đề cương chuyên ngành CNCN CNDA/CNTK không đạt Các tiêu chuẩn VN, TCN, tài liệu liên quan
Hồ sơ TK
KTV
LĐ Phòng Hồ sơ DA/TK dự thảo
CNDA/CNTK
không đạt
Hồ sơ DA/TK dự thảo Thông qua đề
cương chi tiết chuyên ngành
Lập dự án/ thiết kế
Báo cáo “hồ sơ DA/TK dự thảo Thông qua hồ sơ DA/TK dự thảo Kiểm tra, giám định DA/TK
LĐ
Hồ sơ DA/TK thông qua
CNCN
CNĐA/CNTK
không đạt
Số bộ hồ sơ DA/TK chính thức theo yêu câu của khách hàng
LĐV/LĐTT CNDA/CNT
Hình 3.3: Lưu đồ quá trình
Quá trình thực hiện
- Thu thập dữ liệu “đầu vào” và kiểm tra dữ liệu “đầu vào” Thực hiện liên tục trong quá trình lập dự án/ thiết kế.
- Lập đề cương KSLDA/KSTK
CNDA/CNTK lập “đề cương KSLDA/KSTK” (theo quy định trong QĐ730- 01/KHTL)
- Phê duyệt “đề cương KSLDA/TK”
Kiểm tra viên/ lãnh đạo phòng/ lãnh đạo trung tâm giám định. Lãnh đạo phê duyệt “đề cương KSLDA/KSTK”
- Lập “Đề cương CTCN” khi có yêu cầu
CNCN căn cứ vào “Đề cương KSLDA/KSTK” thành lập phiếu giao việc, phương án phác thảo bố trí tổng thể để lập “Đề cương CTCN” theo hướng dẫn chuyên ngành (Quy định trong QĐ730-01/KHTL), lấy xác nhận của CNDA/CNTK.
Giao nộp sản phẩm thiết kế cho CĐT, lưu trữ Lập hồ sơ DA/TK chính thức Phê duyệt hồ sơ DA/TK chính thức
- Phê duyệt/Thông qua “Đề cương CTCN”
Lãnh đạo công ty phê duyệt/ thông qua “Đề cương CTCN” sau đó có ý kiến góp ý của kiểm tra viên/ lãnh đạo phòng.
- Thiết kế
Hình thành các phương án – bài toán cụ thể.
CNDA/CNTK phối hợp với CNCN, trao đổi với TTTVnếu cần đề xuất: + Các phương án thiết kế kèm các thông số kỹ thuật chính.
+ Các bài toán chính và trường hợp tính toán cần áp dụng.
+ Chỉ định các TCVN, TCN, các quy định, quy chuẩn, hướng dẫn khác cần áp dụng.
+ Dự kiến số lượng bản vẽ, phụ lục, trang thuyết minh. Thực hiện tính – vẽ – lập phụ lục – thuyết minh
Thiết kế viên thực hiện tính, vẽ, lập phụ lục, thuyết minh phần việc được giao. Trước khi giao nộp Hồ sơ Dự Án/ Thiết kế bản thảo cho CNCN, thiết kế viên phải tự kiểm tra kỹ để hạn chế đến mức thấp nhất lỗi kỹ thuật, tính toán. Hồ sơ lập phải tuân thủ đúng theo quy định chung.
- Kiểm tra hồ sơ dự án/ Thiết kế
+ Những chuyên gia làm công việc kiểm tra hồ sơ của thiết kế viên thực hiện, CNCN, CNDA/CNTK thẩm tra đồ án trước khi chuyển lên ban lãnh đạo công ty. + Tất cả các phiếu kiểm tra phải được làm theo mẫu và lưu lại.
+ Người kiểm tra, giám định phải xác định rõ ràng bằng ký hiệu vào những phần không phù hợp trong hồ sơ kèm theo ý kiến của mình vào phiếu kiểm tra kỹ thuật và chuyển lại cho CNCN/ CNDA để được xem xét sửa chữa, hoàn thiện. Trường hợp không đạt được sự thống nhất, người giám định ghi ý kiến bảo lưu của mình vào phiếu kiểm tra.
+ Sản phẩm thiết kế sau khi sửa chữa phải được kiểm tra, giám định lại ghi vào kết quả của phiếu kiểm tra. Công tác kiểm tra, giám định được xem là hoàn thành khi người kiểm tra, giám định ký vào hồ sơ dự án/ thiết kế. Trường hợp có ý kiến khác nhau thì Lãnh đạo công ty là người quyết định cùng nhau.
+ Tất cả các phiếu kiểm tra và phiếu kiểm tra kỹ thuật đều phải được lưu giữ lại, bộ phận lưu trữ trung tâm để làm cơ sở cho việc giải quyết bất đồng và thống kê theo quy trình hành động khắc phục phòng ngừa và giải quyết khiếu nại của khách hàng. + CNCN báo cáo “Hồ sơ DA/TK dự thảo” trước lãnh đạo công ty.
+ Thông qua “Hồ sơ DA/TK dự thảo”
+ CNDA/CNTK căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo công ty bàn thảo, thảo luận với các CNCN để:
+ Hoàn thiện “Hồ sơ DA/TK dự thảo” để lập “Hồ sơ DA/TK chính thức” nếu đã được lãnh đạo thông qua.
+ Lập, thiết kế lại một phần hoặc toàn bộ “Hồ sơ DA/TK dự thảo” để trình lại lãnh đạo cơ quan thông qua.
- Phê duyệt “Hồ sơ DA/TK chính thức”
+ Nếu “Hồ sơ DA/TK chính thức” được phân làm 2 phần “thuyết minh tính toán và báo cáo tóm tắt” và phần bản vẽ
+ CNDA/CNTK chỉ đạo các CNCN lập “Hồ sơ DA/TK chính thức” theo hình thức hồ sơ đã được thống nhất cho cả Dự án/ Công trình theo đúng yêu cầu của hợp đồng.
+ Đối với báo cáo phải đầy đủ chữ ký của các chức danh liên quan.
+ Đối với bản vẽ phải đầy đủ chữ ký của các chức danh liên quan, được lãnh đạo công ty phê chuẩn là bản gốc để photo. Bộ hồ sơ gốc được lưu giữ lại để nộp cho lưu trữ.
- CNDA/CNTK phải tập hợp, phân loại hồ sơ DA/TK và giao nộp cho chủ đầu tư (khi giao nộp phải lập biên bản bàn giao nhận hồ sơ theo mẫu của công ty), lưu trữ theo các tài liệu theo quy định.
- Giám sát tác giả, bảo hành sản phẩm
Trong thời gian thi công và bảo hành sản phẩm thiết kế CNTK có trách nhiệm: Là tổ trưởng tổ giám sát tác giả.
Đề xuất cử cán bộ làm công tác giám sát tác giả, tổ chức khắc phục những nội dụng không khớp với thiết kế bằng xử lý tại chỗ hoặc có thiết kế thay thế.
Tham gia nghiệm thu các giai đoạn theo quy định. Hoàn thiện lý lịch công trình và QTVH – VH – BTSP.
Lập số liệu theo dõi thi công và theo dõi công trình trong thời gian bảo hành vào thư viện lưu trữ hồ sơ.
- Dự án/ công trình do Giám đốc/ Phó giám đốc làm chủ nhiệm
Đối với các dự án/ công trình do giám đốc/ Phó giám đốc làm CNDA, CNTK có nhiều phòng thiết kế tham gia thực hiện:
Việc điều hành của CNDA/ CNTK cũng là điều hành của công ty.
Tùy từng dự án/ Công tình cụ thể có những quy định riêng để điều hành và kiểm soát quá trình lập hồ sơ dự án/ hồ sơ thiết kế đảm bảo tính thống nhất về hồ sơ, chất lượng và đúng kế hoạch, đáp ứng được yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Trách nhiệm
Mọi chức danh có nhiệm vụ cụ thể, thực hiện theo quy định và chịu trách nhiệm về chất lượng, tiến độ nhữngphần việc mà mình phụ trách, tham gia gồm:
Giám đốc hoặc người được ủy quyền Giám đốc
- Kiểm tra mọi hoạt động TVTK trong toàn công ty. - Tham gia và chỉ đạo các cuộc họp HĐDA/HĐTK. - Ký quyết định phân giao Chủ nhiệm dự án.
- Phê duyệt “Đề cương KSLDA/KSTK”. - Thông qua “Hồ sơ DA/TK dự thảo”.
- Ký cho phép xuất bản “Hồ sơ DA/TK chính thức”.
Chủ nhiệm dự án (CNDA)/ Chủ nhiệm thiết kế (CNTK)
- Chủ nhiệm dự án (CNDA) áp dụng đối với các giai đoạn: Lập báo cáo đầu tư, Dự án đầu tư xây dựng công trình. Chủ nhiệm thiết kế (CNTK) áp dụng cho các giai đoạn còn lại.
- Là người điều hành trực tiếp mọi vấn đề kỹ thuật liên quan đến Lập DA/TK từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc.
- Tiếp nhận việc từ Giám đốc công ty thông qua phiếu giao việc, thu thập nghiên cứu các tài liệu liên quan; tổ chức đi thực địa khảo sát tổng hợp thu thập dữ liệu đầu vào phục vụ cho công tác lập đề cương và lập DA/TK công trình.
- Lập “Đề cương KSLDA/KSTK” phác thảo PA bố trí tổng thể; xác lập yêu