Lý thuyết và thực tiễn đã chỉ ra rằng quản lý chất lượng là hệ thống các hoạt động quản lý với mục đích là chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra đảm bảo
yêu cầu mong muốn. Quản lý chất lượng thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý. Xem xét từng chức năng như hoạch định, tổ chức, kiểm tra, điều chỉnh và cải tiến của quản lý chất lượng có nhiệm vụnhư sau:
∗ Hoạch định:
Hoạch định [5] là giai đoạn đầu tiên của quản lý chất lượng trong doanh nghiệp nhằm hình thành chiến lược chất lượng của hệ thống, chuẩn bị những gì cần thiết cho hoạt động quản lý chất lượng. Việc hoạch định chất lượng được thực hiện chính xác và đầy đủ sẽ giúp cho các hoạt động tiếp theo có được sựđịnh hướng tốt. Trong bước hoạch định về chất lượng, hệ thống chất lượng xác định những vấn đề sau đây:
- Tiêu chuẩn mà hệ thống quản lý chất lượng sẽ áp dụng cũng như phạm vi triển khai áp dụng;
- Mục tiêu chất lượng tổng quát; - Chính sách chất lượng theo đuổi;
- Xác định chủ thể sử dụng sản phẩm được tạo ra;
- Quá trình tạo ra những đặc điểm sản phẩm thỏa mãn nhu cầu người sử dụng; - Cơ cấu nhân sự cho lực lượng triển khai;
- Các nguồn nhân lực cần thiết và đầy đủđể hệ thống có thể hoạt động được; - Lập kế hoạch thời gian.
- Tổ chức thực hiện:
- Là giai đoạn để ra những gì cần phải làm và làm những gì đã đề ra, tức là thông qua các hoạt động, kỹ thuật, phương tiện và phương pháp cụ thểđể đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu và kế hoạch đã hoạch định mà điều khiển các hoạt động tác nghiệp. Giai đoạn này bao gồm các nội dung sau:
- Xây dựng và phổ biến hệ thống tài liệu chất lượng để từđó xác định rõ chức năng, trách nhiệm và công việc của mỗi bộ phận, mỗi nhân;
- Đào tạo cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp về chất lượng nhằm trang bị kiến thức về các tiêu chuẩn chất lượng nhận được khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng;
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để thực hiện. ∗ Kiểm tra
Kiểm tra [5] Là giai đoạn đánh giá những gì đã làm, xem xét hệ thống quản lý chất lượng có được áp dụng đúng hay không. Để làm được việc này, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra thông qua các hoạt động như sau:
- Thu thập số liệu thực tế, cụ thể về sản phẩm, quy trình sản xuất, điều kiện chi phối sản xuất…
- So sánh chất lượng thực tế.
- Phân tích sai lệch (nếu có) và tìm nguyên nhân.
- Xem xét lại mọi lĩnh vực liên quan như: quy trình, nguồn lực, phương pháp, cơ chế.
∗ Duy trì và cải tiến
Duy trì và cải tiến [5] là hoạt động duy trì những gì đã tốt và cải tiến, điều chỉnh những gì chưa tốt. Ở đây, căn cứ vào vòng đời của sản phẩm, xu hướng và hành vi của thị trường đểxác định cơ chế thích hợp nhằm đảm bảo cho chất lượng đạt được sẽ duy trì trong thời gian thích hợp. Mặt khác, định liệu phương hướng cải tiến, làm cho sản phẩm ngày càng hoàn thiện. Duy trì và cải tiến bao gồm những nội dung sau:
- Xác định đòi hỏi về cải tiến chất lượng và xây dựng phương án cải tiến; - Cung cấp các nguồn lực cho cải tiến;
- Đào tạo và khuyến khích mọi người có ý thức và tham gia đầy đủ vào quá trình cải tiến doanh nghiệp
Tóm lại, quản lý chất lượng nghĩa là doanh nghiệp cần phải thường xuyên xem xét lại chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, đảm bảo cam kết của Ban giám đốc, đo lường mức độ phù hợp của hệ thống so với các tiêu chuẩn để phát hiện ra những khác biệt, đưa ra các hoạt động khắc phục và phòng ngừa, duy trì thường xuyên việc đánh giá chất lượng nội bộ, thực hiện công tác đào tạo trong doanh nghiệp…