2.2.1 Mô hình điều hành của công ty
Bộ máy điều hành của công ty HEC11 được tổ chức theo mô hình Trực Tuyến
2.2.1.1Mô hình quản lý
Hình 2.1: Sơ đồ mô hình quản lý của công ty HEC11
2.2.1.2Bộ máy quản lý và điều hành
Giám đốc P.Giám đốc 1 P.Giám đốc 2 Phòng kế hoạch tài vụ Phòng thủy công 1 Phòng thi công và dự toán Phòng địa hình địa chất, cơ điện Phòng thủy công 2 Phòng kiểm định chất lượng
Lãnh đạo công ty: Gồm Giám đốc và các phó giám đốc Các phòng ban chức năng gồm:
- Phòng kế hoạch tài vụ;
- Phòng thủy công 1 và thủy công 2; - Phòng thi công – dự toán;
- Phòng địa hình, địa chất, cơ điện; - Phòng kiểm định chất lượng; - Phòng in.
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
2.2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc
Giám Đốc: Trực tiếp quản lý và điều hành các công tác sau:
- Quản lý, điều hành quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty.
- Phụ trách trực tiếp công tác quản lý kinh tế, chủ tài khoản của công ty.
- Công tác tổ chức nhân sự, công tác quản trị, công tác thanh kiểm tra, công tác thi đua.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trong công tác: kiểm tra kỹ thuật, đồ án của công ty bao gồm các khâu khảo sát địa hình địa chất, xây dựng phương án công trình, lập dự án quy hoạch, báo cáo đầu tư xây dựng công trình, thiết kế xây dựng công trình, tổng dự toán.
- Công tác khoa học công nghệ, đào tạo.
Phó Giám Đốc: Có 2 phó giám đốc thực hiện nhiệm vụ được giao theo từng lĩnh vực công tác được HĐQT và Giám đốc phân giao, ủy quyền và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành về những nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc còn đảm nhiệm là Chủ nhiệm đồ án, trực tiếp lên kế hoạch, giám sát, đôn đốc các dự án được giao.
2.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng kế hoạch tài vụ
Là phòng dưới sự điều hành trực tiếp của ban giám đốc tham mưu cho ban giám đốc về công tác kế hoạch tài vụ phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Trưởng phòng kế hoạch tài vụ:
Là cán bộ thừa hành giúp lãnh đạo Công ty trong công việc:
- Chỉđạo chung giải quyết những vấn đề về công tác kế hoạch, tài chính. - Chấp hành các quy định của luật kế toán.
- Làm công tác kế toán tổng hợp, theo dõi chi tiết các tài khoản. - Thanh quyết toán khoán công trình cho người lao động.
- Báo cáo quyết toán tài chính theo niên độ kế toán và các báo cáo khác theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty.
- Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụđối với nhân viên kế toán, thủ quỹ đảm bảo nguyên tắc tài chính của Nhà Nước ban hành và thực hiện theo quy định của luật kế toán.
Nhân viên kế hoạch
- Chấp hành đúng các quy định của luật kế toán;
- Làm công tác kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng;
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số tiền thanh toán với chứng từ kèm theo, thanh toán lương và các chế độ khác cho người lao động kịp thời, đúng kỳ hạn;
- Ghi chép sổ sách chính xác, kịp thời, đầy đủ. Chậm nhất là ngày 8 tháng sau phải đối chiếu xong số liệu, sổ sách, tính sốdư tồn quỹ của tháng trước.
- Chấp hành đúng các quy định của luật kế toán và các quy định về quản lý tiền tệ của Nhà nước;
- Ghi chép sổ sách chính xác, kịp thời, đầy đủ. Chập nhất là ngày 8 tháng sau phải đối chiếu xong số liệu, sổ sách, tính sốdư tồn trong quỹ của tháng trước với kế toán thanh toán và chuyển chứng từ sang kếtoán trưởng;
- Thực hiện việc kiểm kê tồn quỹ tiền mặt theo quy định.
Công tác kế hoạch:
- Dự thảo kế hoạch, báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty lên cấp trên.
- Trực tiếp thực hiện dự thảo, thương thảo các hợp đồng kinh tế với khách hàng theo đúng quy định của pháp luật và điều lệ của công ty.
- Phối hợp với các bộ phận khảo sát, thiết kế triển khai công tác nghiệm thu, thanh quyết toán công trình với Chủ đầu tư (bên A) khi công trình hoàn thành và bàn giao.
- Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thanh quyết toán các công trình đã hoàn thành và nghiệm thu, bàn giao đê thu hồi vốn kinh doanh cho công ty, cùng với bộ phận có liên quan bảo vệ khối lượng công việc hoàn thành và giá trị quyết toán các công trình tại cơ quan tài chính và các cơ quan liên quan của Nhà nước.
- Lưu giữ các hồsơ đấu thầu, dự thầu, hợp đồng, nghiệm thu, dự toán, văn bản, các quyết định phê duyệt và các giấy tờkhác có liên quan đến công trình (Bản gốc)/
- Ngoài những nhiệm vụ trên các nhân viên trong phòng phải thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Phòng.
2.2.2.3 Phòng thủy công 1 và phòng thủy công 2 (Phòng thiết kế)
Là bộ phận trực thộc Ban giám đốc dưới sựđiều hành trực tiếp của Giám đốc và Phó giám đốc, có trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc về công tác thiết kế của công ty.
- Là cán bộ thừa hành giúp lãnh đạo công ty trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong bộ phận thiết kế.
- Quản lý về mặt hành chính và chính sách xã hội trong nội bộ của phòng. - Phối hợp với các chủ nhiệm chuyên ngành tham gia hoàn thành các dự án mà phòng đảm nhiệm, điều phối công việc trong phòng.
- Tham gia và phối hợp với các lãnh đạo trong phòng để thanh toán, tạm ứng khoán sản phẩm, tổ chức chỉ đạo xây dựng định mức lao động, đảm bảo thời gian, yêu cầu kỹ thuật, ký kiểm tra đảm bảo chất lượng của đồ án thiết kế. Đối với các công trình lớn yêu cầu kỹ thuật phức tạp thì khi kiểm tra phải thông qua hội đồng khoa học của công ty: Giám đốc, Phó giám đốc, các trưởng phòng có liên quan.
Phó phòng thiết kế
- Là người trực tiếp giúp việc cho trưởng phòng, được trưởng phòng phân giao nhiệm vụ, ủy quyền cho từng công việc và phải chịu trách nhiệm về công việc được giao.
- Phó phòng còn là người giám sát, theo dõi tình hình hoạt động sản xuất của phòng.
Chủ nhiệm chuyên ngành và chủ nhiệm đồ án
- Là cán bộ trực thuộc phòng thiết kế, được giám đốc quyết định công việc nhận là chủ nhiệm đồ án theo từng thời kỳ: Chịu sự điều hành trực tiệp của Ban giám đốc, điều phối công việc và sự quản lý của phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật Nhà Nước về chất lượng và hiệu quả của đồ án, thực hiện đúng theo điều lệ của công ty và theo quy định về chếđộđầu tư xây dựng cơ bản hiện hành.
- Chủ nhiệm chuyên ngành đi thực địa công trình với các cấp, các bên có liên quan đểxác định nhiệm vụ thiết kế.
- Viết đề cương thiết kế, phối hợp với bộ phận khảo sát hoàn thiện đề cương khảo sát, giao nhận thực địa cho các chủ nhiệm công trình khảo sát, khi nhận bản vẽ
khảo sát hoàn thành đối chiếu đềcương đảm bảo yêu cầu mới đưa vào thiết kế, chủ nhiệm chuyên ngành phải điều phối công việc cho thiết kế viên.
- Chủ nhiệm đồ án chủđộng lên kế hoạch, tiến độ thực hiện đảm bảo thời gian nộp hồ sơ đúng yêu cầu của công ty, quản lý các chỉ tiêu kỹ thuật công trình theo đúng quy trình, quy phạm hiện hành, sau khi hoàn thành và trình duyệt hồsơ đồ án với các cấp có thẩm quyền, có trách nhiệm lập hồsơ giap nộp cho bên A theo đúng quy chếđầu tư xây dựng cơ bản, cùng phòng kế hoạch tài vụ nghiệm thu, thanh toán với bên A.
- Lưu hồsơ theo đúng quy định của công ty.
2.2.2.4 Phòng thi công – dự toán
- Có trách nhiệm thực hiện xây dựng các biện pháp thi công cho công trình, đây là hạng mục thực hiện sau bộ phận thủy công.
- Phòng còn đảm nhiệm thêm chức năng là lập dự toán và tổng mức đầu tư cho công trình. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ nhiệm đồ án.
- Phối hợp với các bộmôn như thủy công, cơ điện để hoàn thành nhiệm vụ
2.2.2.5 Phòng địa hình địa chất, cơ điện
Là bộ phận trực thuộc trực tiếp của Ban giám đốc nhận nhiệm vụ thực hiện các công tác khảo sát và cơ điện.
Trưởng phòng khảo sát
- Trực tiếp đảm nhận kế hoạch công việc khảo sát địa hình, địa chất của công ty giao cho.
- Kiểm tra việc thực hiện công việc khảo sát ngoài thực địa đảm bảo thời gian, thực hiện đúng quy trình, quy pham và các tiêu chuẩn ngành.
- Kiểm tra hồ sơ khảo sát, ký và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của tài liệu khảo sát trước khi giao tài liệu cho chủ nhiệm đồ án.
- Trực tiếp theo dõi dự toán các công trình khảo sát địa hình, địa chất cung cấp đầy đủ cho chủ nhiệm đồ án.
- Lưu giữ hồsơ khảo sát.
Trưởng phòng cơ điện
- Là bộ phận chịu trách nhiệm về lĩnh vực máy móc cơ khí của công trình và phần điện xây dựng.
- Bộ phận cơ điện gắn liền trực tiếp với bộ phận thủy công vì vậy phòng cơ điện phối hợp chặt chẽ với các phòng thiết kế.
- Chịu sự chỉđạo trực tiếp của Chủ nhiệm đồ án.
2.2.2.6 Phòng kiểm định chất lượng
- Là phòng chịu sự chỉđạo của ban giám đốc, giúp cho ban giám đốc nhiệm vụ kiểm tra tất cả các hồsơ thiết kếtrước khi trình lên ban giám đốc.
- Bao gồm những chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế, có kinh nghiệm lâu năm. - Kiểm tra tất cả các hồ sơ của các phòng: phòng thủy công, phòng thi công, phòng khảo sát, phòng cơ điện.
- Những vấn đề kỹ thuật phức tạp thì phòng có nhiệm vụ giải quyết, tìm ra phương án thiết kế phù hợp từđó phối hợp với các phòng ban hoàn thành xây dựng đồ án
2.2.3 Quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm thiết kế
Quá trình kiểm định này được thực hiện theo một tiêu chuẩn mà công ty đề ra đó là sản phẩm thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu chung như hình thức trình bày, cỡ chữ, nét bút, khung tên…
Sản phẩm được tạo ra từ những thiết kế viên của các phòng thủy công, thi công và cơ điện sau khi hoàn thành sản phẩm. Sản phẩm này được một chuyên gia kiểm tra rà soát các lỗi sau đó được thiết kế viên sửa lại. Bước tiếp theo là sản phẩm được chủ nhiệm chuyên ngành ký, kiểm tra lại. Tại phòng kiểm định chất lượng sản
phẩm được kiểm tra rà soát lại xem còn lỗi nào không. Tiếp đến là Chủ nhiệm đồ án tập hợp tất cả các hồsơ được phòng kiểm định chất lượng thông qua, xem lại tính hợp lý của tổng thể công trình. Cuối cùng được trình lên giám đôc xem xét,ký và thông qua.
Hầu hết tất cả các sản phẩm của công ty được đánh gia rất cao về chất lượng nhờ dựa vào quy trình quản lý sản phẩm chặt chẽ.
Hình 2.2: Khung tên bản vẽ của công ty HEC11
2.3 Vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm tư vấn thiết kế của Công ty 2.3.1 Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty 2.3.1 Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty
2.3.1.1 Chính sách chất lượng của công ty
Mục tiêu của công ty là phát huy thế mạnh của mình trong từng lĩnh vực công việc nhằm cung cấp các dịch vụ mà thị trường cần, với nguyên tắc cơ bản là: Mọi hoạt động đều hướng đến đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; đảm bảo tốt nhất lợi ích của công ty; đảm bảo tốt nhất lợi ích của người lao động. Công ty luôn giữ vững uy tín và tôn trọng lẫn nhau về mọi mặt trong quan hệ với khách hàng, cũng như giữa các thành viên trong Công ty và với đơn vị, cá nhân công tác với minh. Để thực hiện được mục tiêu này, trong trường hợp chúng tôi đều cố gắng đưa ra được phương pháp phù hợp với những yêu cầu của khách hàng và phù hợp với xã hội.
Công ty duy trì việc cải thiện môi trường và điều kiện làm việc để thu hút những người có năng lực đến làm việc trong công ty. Công ty khuyến kích sáng tạo. khuyến kích việc cùng trao đổi kinh nghiệm và phát triển kỹ năng làm việc theo
KĐCL Giám đốc
Chủ nhiệm ĐA Thiết kế Kiểm tra Chủ nhiệm CN
nhóm. Cơ cấu tổ chức của công ty cho phép mọi người tựdo, năng động phát triển hết năng lực của mình.
Công ty luôn tìm cách nâng cao năng lực, chính sách của Công ty là đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng, cần thiết để dễ dàng lập kế hoạch và thực hiện công việc đảm bảo chất lượng, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
2.3.1.2 Mục tiêu chất lượng Công ty
Liên tục đánh giá và điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn.
Luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và thị trường, nhằm tìm ra biện pháp thích ứng đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Xác định chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt là cốt lõi của thương hiệu Công ty trên cơ sở đó không ngừng mở rộng thị trường, tạo việc làm ổn định và thu nhập ngày càng cao cho người lao động.
Duy trì và không ngừng cải tiến công tác đào tạo, huấn luyện về chuyên môn, nghiệp vụ và quản lý chất lượng.
Gắn việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ với thi đua lao động sáng tạo tiết kiệm, phấn đấu 100% sản phẩm không vượt quá định mức chi phí; 70% sản phẩm tiết kiệm được chi phí so với định mức
2.3.1.3 Mục tiêu chất lượng của khối tư vấn thiết kế
Về chất lượng nguồn lực:
Phấn đấu xây dựng đội ngũ nhân lực: trung thực, khách quan, làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo và nhiệt tình; ứng xử đúng mực; có kỹ năng giao tiếp; không ngừng học tập và tiến bộ.
Có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng; nắm vững quy chuẩn, tiêu chuẩn của Việt Nam và các tiêu chuẩn tiên tiến của nước ngoài. Có hiểu biết rộng rãi về các ngành khác.
Hiểu biết về pháp luật trong hoạt động xây dựng và các lĩnh vực khác. 60% nhân viên có trình độ tiếng Anh tương đương bằng B trở lên.
Sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng phục vụ cho công việc của mình. Về tổ chức hoạt động sản xuất:
Xây dựng, nâng cấp tiêu chuẩn kỹ thuật của đơn vị, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Lập và áp dụng các phần mềm ứng dụng có chất lượng cao vào công viêc. Chú trọng công tác đào tạo và tự đào tạo: 100% nhân viên đi học các lớp chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp và được cấp các chứng chỉ nghề nghiệp theo quy định.
Về chất lượng sản phẩm
Phấn đấu cung cấp các sản phẩm tư vấn có chất lượng cao, đúng tiến độ, đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.
Các sản phẩm phải hoàn chỉnh, đồng bộ cả về nội dung và hình thức với các giải pháp kỹ thuật và mỹ thuật phù hợp.
2.3.2 Công tác quản lý chất lượng sản phẩm tư vấn thiết kế của công ty
2.3.2.1 Quy trình thiết kế
Mục đích của quy trình.