hiện hành ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
Theo chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì kế toán NVL trong các DNSX được sử dụng các chứng từ sau:
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT -3LL) và Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02GTTT-3LL): Là chứng từ của đơn vị bán lập, xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua, cũng là chứng từ cho người mua vận chuyển trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán.
+ Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01-VT): Dùng để xác nhận số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.Nhập kho xong thủ kho ghi ngày tháng năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu,thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3(nếu có) người nhập giữ.
+ Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02-VT): dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong DN, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Đượclập thành 3 liên,liên 1 lưu ở bộ phận nhập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán, liên 3 người nhận giữ để ghi vào sổ kế toán của bộ phận sử dụng.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa(Mẫu số 03-VT): Dùng để xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04-VT): Dùng để theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật liệu.
+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05-VT): Nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.
+ Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT): Là chứng từ kê khai mua vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ lặt vặt trên thị trường tự do trong trường hợp người bán thuộc diện không phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán, hạch toán chi phí vật tư, hàng hóa.. lập trong bảng kê khai này không được khấu trừ thuế GTGT.
+ Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu số 07-VT): Dùng để phản ánh tổng giá trị NVL, Công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị NVL , công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Bảng này còn dùng để phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn, thời gian sử dụng dưới một năm hoặc trên một năm.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK -3LL): Dùng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa di chuển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị GCCB ...là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường.
Trong đó có Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT -3LL), Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02GTTT-3LL) và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK -3LL) là những chứng từ bắt buộc, còn lại là những chứng từ mang tính chất hướng dẫn.
1.2.2.2.Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: • Tài khoản 152 – Nguyên liệu vật liệu
Kế toán sử dụng tài khoản này để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu.
Nội dung, kết cấu của tài khoản 152:
+ Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho, trị giá nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê.Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Bên Có: Phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho, trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc giảm giá, trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê, kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
+ Số dư Nợ : Phản ánh trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 152 được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
• Tài khoản 151 – Hàng mua đi đường: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.Kết cấu tài khoản này như sau:
+Bên Nợ: Trị giá hàng đã mua đang đi đường
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+Bên Có: Trị giá hàng đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường đầu kỳ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+Dư Nợ: trị giá hàng đã mua còn đang đi trên đường( chưa về nhập kho đơn vị) • Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.: Tài khoản này chỉ sử dụng đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Kết cấu tài khoản này như sau:
+Bên Nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ +Bên Có: -Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
-Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
-Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá.
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại
+Dư Nợ:Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả
• TK 331 – Phải trả người bán: tài khoản này được mở cho từng đối tượng và có kết cấu như sau:
+ Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư,hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
- Số tiền ứng trước cho người bán vật tư, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư,hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng
- Số chiết khấu thanh toán,chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả cho người bán.
- Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
+Bên Có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã ghi nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
+Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
+Dư nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
• Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tài khoản này chỉ dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây lắp, nông, lâm, ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu diện, kinh doanh khách sạn, du lịch, dịch vụ khác. Tài khoản này có kết cấu như sau:
+ Bên Nợ:
Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ hạch toán.
- Kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ vào TK 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang” hoặc TK 631 “Giá thành sản xuất” và chi tiết cho các đối tượng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ;
- Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường vào TK 632;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết được nhập lại kho. + Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ.