- Kỳ kế toán: Doanh nghiệp tiến hành quyết toán theo quý (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng) Hàng tháng, chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ công tác quản
b) Môi trường bên trong doanh nghiệp Nhân tố con người:
2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu bao gồm:
+ Hóa đơn mua hàng(Phụ lục số 08): Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung ứng, lựa chọn người bán hàng.Khi mua hàng
người bán sẽ xuất hoá đơn GTGT hoặc thông thường đây là chứng từ gốc cần thiết để kế toán căn cứ vào đó hạch toán NVL.
+ Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01-VT)( phụ lục số 10): Dùng để xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Khi lập phiếu nhập kho người phụ trách bộ phận cung tiêu nguyên vật liệu ( thủ kho) ghi rõ số phiếu nhập và ngày nhập, tháng năm nhập phiếu, họ tên người nhập nguyên vật liệu, số hoá đơn và lệnh nhập kho và tên kho nhập.
Phiếu nhập kho do phòng kinh doanh lập thành hai liên (đối với vật tư mua ngoài) hoặc ba liên (đối với vật tư sản xuất, đặt giấy than viết một lần) và phụ trách ký( ghi rõ họ tên) người nhập mang phiếu đến kho để nhập vật tư.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người nhập giữ.
+ Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02-VT)(phụ lục số 12): dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong DN, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật liệu.
Phiếu xuất kho lập cho 1 hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cho cùng một công trình thi công, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Phiếu xuất kho do phòng kinh doanh lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, nhân viên phòng kinh tế kỹ thuật mang phiếu xuất kho xuống kho,sau khi thủ kho kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của phiếu xuất kho thì xuất kho. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ,ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho( ghi rõ họ tên)
Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 03-VT)(Phụ lục số 09): Dùng để xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
Biên bản kiểm nghiệm này áp dụng cho các loại nguyên vật liệu cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:
Nhập kho với số lượng lớn
Các loại vật tư có tính chất lý, hoá phức tạp Các loại vật tư quý hiếm
Những vật tư không kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình kiểm nhận để nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm.
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng,nguyên nhân đối với vật tư không đúng về số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.
Biên bản kiểm nhận lập thành 2 bản: Một bản giao cho phòng, ban cung tiêu Một bản giao cho phòng, ban kế toán
Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì phải lập kèm theo 1 liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán nguyên vật liệu giải quyết.