- Kỳ kế toán: Doanh nghiệp tiến hành quyết toán theo quý (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng) Hàng tháng, chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ công tác quản
b) Môi trường bên trong doanh nghiệp Nhân tố con người:
2.2.2.3. Trình tự hạch toán
* Kế toán nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của doanh nghiệp được nhập kho đều do mua ngoài
Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập kho NVL do mua ngoài được tiến hành trên cơ sở phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT do bên bán cung cấp. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 12 năm 2013, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. Kế toán nhập dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng liên quan và đúng theo định khoản.
* Trường hợp doanh nghiệp nhập kho vật liệu và thanh toán với người bán bằng tiền gửi ngân hàng
Khi doanh nghiệp mua NVL từ các nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Thanh toán qua ngân hàng vừa tiết kiệm được thời gian mà an lại an toàn, hơn nữa đúng qui định với luật thuế ( với hoá đơn có giá trị trên 20 triệu đồng thì phải thanh toán qua ngân hàng). Doanh nghiệp phải làm uỷ nhiệm chi tại ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản và đã đăng mở tài khoản với cơ quan thuế.
Ví dụ: Ngày 04/12/2013 doanh nghiệp đã mua gạch của công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại Trường Long theo HĐ GTGT số 0051128 (Phụ lục số08), Sau đó doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm vật tư ngày 04/12/2013 . Căn cứ biên bản kiểm nghiệm vật tư ( phụ lục số 09) kế toán doanh nghiệp tiến hành lập phiếu nhập kho, Phiếu nhập kho số 312 ngày 04/12/2013 (Phụ lục số 10). Ngày 04/12/2013 doanh nghiệp nhận được giấy báo nợ của ngân hàng BIDV ( Phụ lục số 11). Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán ghi:
Nợ TK 1521: 340.100.000 Nợ TK 1331: 34.010.000
Có TK 1121: 374.110.000
* Trường hợp doanh nghiệp mua NVL nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp
Đối với các nhà cung cấp làm ăn lâu năm và có quan hệ tốt với doanh nghiệp, thì doanh nghiệp có thể mua chịu trong một thời gian được thoả thuận rõ trong hợp đồng mua bán. Số tiền mua NVL được theo dõi trực tiếp trên sổ chi tiết công nợ
Ví dụ: Ngày 02/12/2013 doanh nghiệp đã mua xi măng của công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại Trường long, Căn cứ vào HĐ GTGT số 0051119 ngày 02/12/2013 (Phụ lục 12). Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê xi măng, sau đó lập biên bản kiểm kê vật tư (Phụ lục số 13). Căn cứ biên bản kiểm kê vật tư kế toán lập phiếu nhập kho ngày 02/12/2013 (Phụ lục số 14) kèm theo phiếu chi số 10 ( Phụ lục số 15) . Căn cứ kế toán ghi:
Nợ TK 152: 15.380.000 Nợ TK 1331: 1.538.500
Có TK 331-TL: 16.981.500
* Trường hợp khi doanh nghiệp thanh toán tiền mua xi măng bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi:
Có TK 1111: 16.981.500
* Đối với vật liệu mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như :
Đất đắp, đá, sỏi, cát,... do khối lượng lớn, và tính chất công việc là đưa ra công trường thi công luôn nên định kỳ khoảng 10 ngày thủ kho của đội và bên bán vật tư lập biên bản đối chiếu khối lượng bên bán viết hóa đơn GTGT, cuối tháng kế toán đội về phòng kinh doanh Công ty làm thủ tục nhập xuất thẳng rồi chuyển chứng từ sang phòng kế toán.
Ví dụ : Đội XDCT1 thi công công trình QL 34 Lai Châu có nhu cầu về đất đắp, cát đen. Căn cứ vào hóa đơn số 00173( phụ lục 16) ngày 21/12/2013 của công ty TNHH tư vấn và xây dựng Tiến Cường Tỉnh Điện Biên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ( xuất thẳng ), kế toán ghi sổ :
Nợ TK 621 : 150.000.000 đ Nợ TK 1331 : 7.500.000 đ
Có TK 331 : 157.500.000 đ
* Trường hợp nhập kho do thu hồi nguyên vật liệu không dùng hết từ các công trình:
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhâp nội dung trên vào máy theo đúng định khoản :
Nợ TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
Có TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Ví dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 318( phụ lục 17) ngày 29/12/2013, kế toán NVL nhập dữ liệu vào máy theo định khoản :
Nợ TK 1521 : 1.658.080 Có TK 621 (MN.Tri Phương) : 1.658.080
* Kế toán xuất kho nguyên vật liệu:
* Trường hợp nguyên vật liệu xuất để phục vụ cho thi công công trình : Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu nhập dữ liệu vào máy. - Theo chứng từ xuất kho số 321( phụ lục 18) ngày 02/12/2013 xuất xi măng phục vụ thi công công trình trường mầm non tri phương. Kế toán cập nhật vào máy :
Nợ TK 6212 :14.000.000
Có TK 152 : 14.000.000
- Theo chứng từ xuất kho số 326 ( phụ lục 19)ngày 24/12/2013 – Xuất dầu sửa chữa máy lu:
Nợ TK 6232 : 1.500.000 Có TK 152 : 1.500.000 * Trường hợp xuất bán phế liệu :
Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để ghi vào TK 811 – Chi phí khác :
Nợ TK 811 - Chi phí khác Có TK 152 - NVL
Ví dụ: Ngày 31/12/2013, thu hồi được một số vỏ xi măng, sắt vụn, gạch vỡ.Kế toán đội tiến hành xuất bán và thu được 700.000, căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (phụ lục 20), kế toán ghi:
Nợ TK 811: 700.000 Có TK 152: 700.000