Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các khoản đầu tư ngắn hạn của công ty, làm phát sinh chi phí bảo quản và các chi phí kho bãi. Hiện nay, doanh nghiệp hiện đang quản lý theo kiểu dự trù, hàng hóa dự trữ trong kho luôn ở mức cao. Vì vậy, Công ty nên áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho ABC vì đây là một mô hình phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty. Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm là:
- Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị từ 60-80% tổng giá trị tồn kho, nhưng về số lượng chỉ chiếm 15-20% tổng số hàng tồn kho
- Nhóm B: gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 25-30% tổng giá trị hàng tồn kho nhưng về sản lượng chúng chiếm từ 30-50% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm 5-10% tổng giá trị tồn kho. Tuy nhiên về số lượng chúng lại chiếm khoảng 30- 55% tổng số hàng tồn kho.
Bảng 3.5. Bảng phân loại tồn kho trong công ty
Loại hàng hóa % số lƣợng % giá trị Loại
Các dự án xây dựng dở dang mà công ty đã trúng thầu
20 60 A
Nguyên vật liệu chính phục vụ cho hoạt động xây dựng
50 32 B
Nguyên vật liệu phụ phục vụ cho hoạt động xây dựng
30 8 C
Tổng 100 100
Biểu đồ 3.1. Mô hình ABC
Đơn vị tính: %
Từ mô hình này có thể thấy được rằng nhóm A bao gồm các mặt hàng là các dự án công ty đã trúng thầu xây dựng đang trong thời gian thi công hoặc bị ngừng thi công do thiếu vốn tuy về mặt số lượng chiếm tỷ trọng thấp nhất nhưng lại chiếm tỷ trọng lớn nhất về giá trị. Đây là nhóm mặt hàng rất dễ bị giảm chất lượng dẫn đến giảm giá trị nếu không có những biện pháp bảo quản hoặc đẩy nhanh tiến độ thi công. Do đó nhóm A cần được quan tâm và quản lý cẩn thận.
Qua kỹ thuật ABC có thể thấy được nên đầu tư trọng tâm vào nhóm hàng A nhiều hơn do giá trị đem lại cao hơn và ít rủi ro hơn. Vì vậy công ty phải dành các nguồn tiềm lực để mua hàng nhóm A nhiều hơn so với nhóm B và nhóm C. Đối với nhóm A công ty nên thực hiện thường xuyên kiểm toán mỗi tháng một lần.
Nếu giả sử công ty có 20 công trình A. Như vậy, có thể tính toán được lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày là bao nhiêu, được thể hiện trong bảng sau:
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0% 20% 40% 60% 80% 100% % giá trị % số lƣợng A B C
68
Bảng 3.6. Kế hoạch quản lý hàng tồn kho
Nhóm
hàng Số lượng Chu kỳ kiểm toán Lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày
A 20 Mỗi tháng (20 ngày) 1 công trình/ngày
Bảng kế hoạch quản lý hàng tồn kho này giúp các báo cáo tồn kho được chính xác, tránh nhầm lẫn do nhân viên thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng công trình. Có thể áp dụng các dự báo khác nhau theo mức độ quan trọng của các công trình khác nhau.