Bước 1: Mở tài khoản cho khách hàng
Các hoạt động phải tiến hành giám sát và cách thức đo lường khi kiểm soát hoạt động mở tài khoản cho khách hàng:
Nhân viên giao dịch kiểm tra xem khách hàng đã có tài khoản tại IRS bằng hệ thống dữ liệu trên máy tính
Nếu khách hàng chưa có tài khoản thì tiến hành kiểm tra thủ tục mở tài khoản. Kiểm tra tư cách pháp nhân của khách hàng bằng CMND (Hộ chiếu) hoặc GPKD, Giấy ủy quyền phải còn hiệu lực, có công chứng vì khách hàng có thể mạo danh người khác mở tài khoản trục lợi
Sau đó thực hiện mở tài khoản cho khách hàng: tài khoản của khách hàng đủ điều kiện tham gia giao dịch trên thị trường khi hợp đồng mở tài khoản có đầy đủ chữ ký của khách hàng, nhân viên giao dịch(hoặc môi giới),
Tổng Giám đốc IRS (hoặc người được TGĐ ủy quyền) và con dấu của Công ty Chứng khoán IRS.
Bước 2: Nhận và thực hiện lệnh cho khách hàng
Trong quy trình cung cấp dịch vụ môi giới chứng khoán cho khách hàng, Nhận và thực hiện lệnh cho khách hàng là bước xảy ra nhiều rủi ro và dễ bị trục lợi nhất, như:
- Khách hàng mạo danh người khác đặt lênh - Khách hàng điền sai, điền thiếu thông tin - Phiếu lệnh không hợp lệ
- Giao dịch viên đặt nhầm lệnh cho khách hàng
- NVMG lạm dụng tài khoản của khách hàng để kinh doanh
- Kiểm soát lệnh không chặt chẽ dẫn đến việc khách hàng bán khống chứng khoán
Do đó, khi kiểm soát hoạt động nhận và thực hiện lệnh cho khách hàng, Công ty Chứng khoán IRS đã chú trọng giám sát và đo lường các hoạt động sau:
Giao dịch viên có đưa đúng phiếu lệnh cho khách hàng: phiếu lệnh màu vàng là lệnh mua, phiếu lệnh màu xanh là lệnh bán.
Giao dịch viên có thực hiện kiểm tra các thông tin trên phiếu lệnh bằng cách đối chiếu thông tin khách hàng (mã số tài khoản, chữ ký, giấy ủy quyền, …) và kiểm tra số dư tài khoản khách hàng có đủ điều kiện giao dịch trên hệ thống dữ liệu máy tính.
Phiếu lệnh được thực hiện có đảm bảo các yêu cầu theo quy định bằng cách kiểm tra có đầy đủ 3 chữ ký là khách hàng, giao dịch viên, cán bộ duyệt lệnh.
Giám sát thao tác nhập lệnh của nhân viên giao dịch khớp với lệnh ghi trên phiếu thông qua phần mềm đặt lệnh và lưu sổ lệnh.
Quá trình giao dịch có đảm bảo đều được giám sát bởi hệ thống an ninh, máy camera.
Bước 3: Xác nhận kết quả thực hiện lệnh cho khách hàng
Thông qua hệ thống máy tính, bảng điện tử, chứng từ giao dịch, hệ thống điện thoại, phần mềm SMS center, các chủ thể kiểm soát sẽ giám sát hoạt động xác nhận kết quả thực hiện lệnh cho khách hàng qua việc kiểm tra độ khớp lệnh trên Sàn GDCK với lệnh gửi cho người đại diện Sàn và lệnh trên phiếu lệnh
Kiểm tra chứng từ giao dịch của Sở GDCK có xác nhận của Sở và giống với lệnh thực hiện đã khớp.
Bước 4: Thanh toán bù trừ giao dịch
Các nhà quản lý IRS khi tiến hành kiểm soát bước Thanh toán và bù trừ giao dịch đã tiến hành kiểm tra có bao nhiêu lệnh khớp (số chứng khoán mua ≤ số chứng khoán bán), bao nhiêu lệnh bị hủy (không có cầu về chứng khoán) Nếu lệnh đã khớp thì đồng thời tiến hành kiểm tra số tiền mua chứng khoán có khớp với giá trị của số chứng khoán được bán và khớp với số liệu trên hóa đơn chứng từ giao dịch, số chứng khoán trên Sàn
Bước 5: Thanh toán và nhận chứng khoán
Đối với bước cuối cùng của quy trình cung cấp dịch vụ môi giới chứng khoán, tiến hành giám sát tương tự như bước thanh toán bù trừ giao dịch. Tuy nhiên phương tiện để đo lường là số tiền (hoặc chứng khoán) chuyển đi (hoặc đến) và số dư tài khoản của khách hàng sau khi thực hiện giao dịch có khớp với hóa đơn giao dịch và thông báo xác nhận của IRS gửi cho khách hàng