Để có thể thực hiện hoạt động kiểm soát quy trình cung cấp dịch vụ môi giới chứng khoán cho khách hàng, các chủ thể kiểm soát tại IRS đã sử dụng nhiều loại công cụ kiểm soát khác nhau và kết hợp một cách linh hoạt cho mỗi bước trong quá trình môi giới chứng khoán.
Bước 1: Mở tài khoản cho khách hàng
Công cụ kiểm soát chung: Giấy mở tài khoản, bản sao CMND (Hộ chiếu), Giấy ĐKKD đều phải công chứng, Giấy ủy quyền, Hợp đồng mở tài khoản giao dịch
Công cụ kiểm soát kỹ thuật: Hệ thống máy tính, phần mềm quản lý để lưu dữ liệu thông tin về khách hàng, tài khoản khách hàng
Bước 2: Nhận và thực hiện lệnh của khách hàng
Công cụ kiểm soát chung: Phiếu lệnh yêu cầu đặt lệnh, Giấy ủy quyền (nếu chủ tài khoản không trực tiếp đặt lệnh mà ủy quyền cho người đại diện), Bản hướng dẫn thực hiện quy trình môi giới chứng khoán
Công cụ kiểm soát kỹ thuật:
- Hệ thống máy tính, phần mềm quản lý kiểm tra, xác thực thông tin khách hàng; phần mềm BOSC đặt lệnh, phần mềm quản lý danh mục đầu tư
- Hệ thống an ninh: Camera giám sát tại quầy giao dịch
- Bảng điện tử: bảng giá chứng khoán, bảng thông tin về thị trường chứng khoán giúp khách hàng theo dõi tình hình thị trường
Bước 3: Xác nhận thực hiện lệnh của khách hàng
Công cụ kiểm soát chung: phiếu lệnh (đã duyệt), chứng từ giao dịch, giấy xác nhận kết quả giao dịch
Công cụ kiểm soát kỹ thuật:
- Hệ thống điện thoại, SMS Contac center: gửi tin nhắn thông báo (thông tin về giao dịch, thông tin tài khoản,…) qua điện thoại, Email
- Bảng điện tử: Bảng theo dõi kết quả đặt lệnh, giá chứng khoán trên thị trường
Bước 4 và 5: Thanh toán bù trừ giao dịch và Thanh toán và nhận chứng khoán
Công cụ kiểm soát chung: hóa đơn, chứng từ giao dịch, sổ lệnh
Công cụ kiểm soát tài chính: Báo cáo tài chính, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo an toàn tài chính, Bảng các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán (Báo cáo về chứng khoán lưu ký)
Công cụ kiểm soát kỹ thuật:
- Hệ thống máy tính, phần mềm dữ liệu kế toán
- Bảng điện tử: khách hàng theo dõi kết quả khớp lệnh (tiền, chứng khoán)
- Hệ thống điện thoại, SMS Contac center, Email: tin nhắn thông báo kết quả khớp lệnh
Bên cạnh những công cụ kiểm soát dữ liệu thống kê, công cụ kiểm soát tài chính, kỹ thuật, với mục tiêu đảm bảo hoạt động kiểm soát đạt kết quả cao, hiệu quả và bền vững, các nhà quản lý của IRS còn sử dụng các công cụ khác như: Phiếu điều tra khách hàng (mức độ hài lòng với dịch vụ môi giới của IRS), Bảng mô tả công việc, Phiếu đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên; Báo cáo tình hình hoạt động các phòng, ban; Báo cáo thường niên IRS hàng năm, Điều lệ tổ chức, Công bố thông tin,… một mặt giúp nhân viên và khách hàng có những định hướng rõ ràng, thực hiện đúng theo quy trình, quy chế của Công ty và quy định của pháp luật. Mặt khác, phát triển hoạt động môi giới, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát.