9. Kết cấu của luận văn
2.2.2.3. RETRO Tìm tin hồi cố Dịch vụ tra cứu tin
DV TCT nhằm mục đích cung cấp cho ngƣời dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thông qua các công cụ hỗ trợ tra cứu nhƣ kho tra cứu, danh mục, CSDL,...
DV TCT đƣợc thực hiện dƣới hai hình thức: TCT truyền thống (tra cứu thông qua kho TL tra cứu, HTML phiếu) và TCT hiện đại (tra cứu trực tuyến trên mạng hoặc tra cứu thông qua các CSDL trên máy tính). DV TCT hiện đại phục vụ việc khai thác nguồn TL đƣợc số hoá, TL đƣợc lƣu trữ trên các vật mang tin đặc biệt (Các CSDL lƣu trữ trên CD-ROM và trên mạng LAN; thông tin toàn văn trên mạng; mạng Internet)
DV TCT thực hiện có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lƣợng của bộ máy tra cứu. Bộ máy tra cứu (Kho TL tra cứu, HTML phiếu, hồ sơ trả lời bạn đọc) đƣợc tổ chức khoa học, chính xác, đầy đủ, phong phú và cập nhật sẽ là tiền đề cho hoạt động tra cứu tốt và ngƣợc lại.
Kết quả điều tra cho thấy, ngƣời dùng tin có thể cùng một lúc kết hợp nhiều công cụ tra cứu khác nhau. Tuy nhiên, Mục lục phiếu, CSDL, Internet đƣợc NDT dùng nhiều hơn cả.
Bảng 16: Công cụ tra cứu mà NDT sử dụng để tìm tin
Công cụ tra cứu Số phiếu Tỷ lệ %
500 100 Mục lục phiếu 246 49,2 Cơ sở dữ liệu 265 53 Danh mục 170 34 Thƣ mục 195 39 TL tra cứu 108 21,6 Internet 212 42,4 Các kênh khác 29 5,8
50
Sử dụng DV này có nhiều ƣu điểm nhƣ: tốc độ đƣa tin nhanh; hầu hết các thông tin đƣa ra phù hợp và cần thiết đối với ngƣời dùng tin; tiếp cận trực tiếp với ngƣời dùng tin. Tuy nhiên, để tổ chức tốt dịch vụ, đòi hỏi cán bộ thông tin phải nắm vững diện bao quát nguồn tin, khả năng phục vụ kho tài liệu, thành phần cơ cấu của kho cũng nhƣ những nguyên lý, nguyên tắc hoạt động của hệ thống tìm tin nhƣ: có khả năng xác định các yêu cầu tin, chiến lƣợc tìm một cách nhanh chóng và chính xác. Tại nhiều cơ quan thông tin bộ/ngành, chƣa có một bộ phận riêng thực hiện DV này mà chỉ dừng lại ở việc cán bộ thủ thƣ phụ trách tại các phòng đọc trực tiếp trả lời các câu hỏi mà ngƣời dùng tin yêu cầu.
Theo kết quả điều tra cho thấy, 65% ý kiến của ngƣời dùng tin tại bộ/ngành cho rằng DV hỏi đáp đáp ứng đƣợc nhu cầu tin, 25% cho là chƣa tốt.
Theo điều tra, số yêu cầu tìm tin đột xuất thu đƣợc trên mẫu là 271, trong đó cơ quan nhóm 1 chiếm tuyệt đại đa số: 97,5%, còn lại 0,5% số yêu cầu đột xuất ở nhóm 2, nhóm 3 không có dịch vụ này. Với số yêu cầu ít ỏi đó (khoảng 200 yêu cầu/năm/cơ quan nhóm 1 và 100 yêu cầu/năm/cơ quan nhóm 2) phần lớn các yêu cầu đã dƣợc các cơ quan tự tổ chức đáp ứng cho ngƣời dùng tin( 80% trong nhóm 1 và 70% trong nhóm 2) số còn lại đƣợc chuyển tới cơ quan thông tin khác.