thiệu tài liệu lƣu trữ, đào tạo, nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ văn hoá đối ngoại cho cán bộ lƣu trữ, cán bộ văn hoá, cán bộ ngoại giao.
Thứ tư là, xác định rõ trách nhiệm của cơ quan lƣu trữ, cơ quan văn hoá, ngoại
giao và thông tin; phƣơng thức thực hiện chƣơng trình; cơ sở vật chất thực hiện chƣơng trình và nguồn kinh phí tổ chức thực hiện.
3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ lƣu trữ
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định hiện hành về khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các cơ quan lƣu trữ thực hiện nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi đối tƣợng độc giả đƣợc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng, trong đó đã nêu trách nhiệm của các cơ quan lƣu trữ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cán nhân trong khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; đối tƣợng và các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Để đẩy mạnh hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung và khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại trong thời gian tới cần tiếp tục nghiên cứu, ban hành văn bản quy phạm pháp luật một số nội dung sau:
Thứ nhất, thẩm quyền trong xác định tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng; cấp
bản sao, chứng thực tài liệu; giới thiệu tài liệu trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng; công bố các ấn phẩm lƣu trữ; đƣa tài liệu ra trƣng bày, triển lãm; khai thác, sử dụng tài liệu do các cá nhân tặng, ký gửi. Ngoài ra, cần xác định rõ trách nhiệm của Thủ tƣớng Chính phủ; Bộ trƣởng Bộ Nội vụ, Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, và các cấp tƣơng đƣơng ở địa phƣơng, lãnh đạo các lƣu trữ lịch sử; lƣu trữ hiện hành ... trong việc xét duyệt khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ, đặc biệt là việc mang tài liệu ra nƣớc ngoài triển lãm, khai thác tài liệu liên quan đến nƣớc
68
thứ ba, chuyển tài liệu cho các đối tác nƣớc ngoài hoặc triển lãm trên internet... để giảm tối đa các thủ tục hành chính không cần thiết. Thực tế cho thấy, có nhiều nội dung công việc thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý tài liệu (nhƣ cho phép khai thác tài liệu mật hoặc tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý hiếm…), nhƣng cơ quan quản lý vẫn chuyển lên cấp trên phê duyệt (mặc dù cơ quan cấp trên vẫn phải dựa trên sự tƣ vấn, tham mƣu của cơ quan quản lý tài liệu) khiến độc giả phải chờ đợi lâu mới đƣợc cho phép nghiên cứu tài liệu.
Thứ hai, đƣa ra các quy định có tính nguyên tắc trong khai thác, sử dụng tài liệu
lƣu trữ nhƣ:
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác tài liệu lƣu trữ phục vụ các mục đích khác nhau không đƣợc làm tổn hại đến lợi ích của quốc gia, lợi ích hợp pháp của tập thể, cá nhân và không đƣợc ảnh hƣởng đến lợi ích của nƣớc khác.
- Khi khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phải bảo đảm tính khoa học và tính chính xác trong viết thuyết minh, trung thành với nguyên bản của tài liệu lƣu trữ, giữ đƣợc các đặc điểm ngôn ngữ phong cách diễn đạt trong tài liệu gốc, nếu thay thế hoặc làm rõ nghĩa bằng những từ, những chữ khác để ngƣời đọc dễ hiểu hơn thì phải chú thích rõ “nguyên văn trong văn bản”, hoặc “trong văn bản gốc ghi là …” hoặc đƣa vào trong dấu móc vuông [….].
- Khi khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phải chú thích xuất xứ (thông tin về nội dung, thời gian, địa điểm, tác giả và địa chỉ bảo quản nhƣ: số lƣu trữ, số mục lục, số phông, tên cơ quan lƣu trữ) của tài liệu nhằm giúp cho độc giả hiểu chính xác các thông tin, khẳng định độ tin cậy, xác thực của tài liệu, bảo đảm bản quyền tài liệu lƣu trữ và giúp độc giả biết nhiều hơn về tài liệu lƣu trữ. Đối với tài liệu giấy, phải chú thích rõ số tờ, số hồ sơ, tên phông lƣu trữ, đối với tài liệu ảnh phải chú thích rõ nội dung bức ảnh, các nhân vật tiêu biểu trong ảnh, nội dung ảnh, tác giả chụp, thời gian và địa điểm xảy ra sự kiện và nên có các chỉ dẫn kèm theo, đối với tài liệu sƣu tầm từ các xuất bản phẩm thì chú thích xuất xứ phải ghi tên tác giả, tên sách, cơ quan xuất bản, thời gian xuất bản, lần xuất bản, địa điểm xuất bản và số trang); tài liệu sƣu tầm từ báo, tạp chí thì chú thích xuất xứ phải viết tên tờ báo (tên tạp chí), số báo (hoặc tạp chí), thời gian xuất bản và số trang).
69
- Tài liệu lƣu trữ đƣợc đƣa ra sử dụng phải là văn bản nguyên vẹn, không bị rách, nát, mờ chữ (nếu tài liệu lƣu trữ có tình trạng vật lý không đạt yêu cầu thì phải tu bổ, phục chế trƣớc khi khai thác, sử dụng), đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho độc giả. Khi trƣng bày tài liệu, chỉ sử dụng các bản sao tài liệu có hình thức giống nhƣ bản gốc, có âm thanh và hình ảnh tốt, trừ một số trƣờng hợp đặc biệt, có thể đề nghị đƣợc sử dụng bản gốc nhƣng cần phải đảm bảo các điều kiện về an ninh, an toàn cho tài liệu gốc.
- Đối với các tài liệu, ấn phẩm lƣu trữ phục vụ mục đích đối ngoại cần phải chú ý đến việc biên dịch văn bản, các chỉ dẫn, chú giải sang tiếng nƣớc ngoài tƣơng ứng để độc giả nƣớc ngoài có thể hiểu đƣợc nội dung của văn bản, bức ảnh đƣợc công bố hoặc trƣng bày. Thông thƣờng, nếu các sách, ấn phẩm, triển lãm đƣợc triển khai trên quan hệ song phƣơng thì nên dịch và xuất bản ở dạng song ngữ (tiếng Việt và tiếng của nƣớc đối tác), đối với các triển lãm hoặc sách, ấn phẩm phục vụ đông đảo độc giả khác nhau thì nên dịch và chỉ dẫn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
Thứ ba, mặc dù Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đã ban hành quy chế giới
thiệu thông tin tài liệu lƣu trữ trên mạng, áp dụng đối với các phông, khối tài liệu lƣu trữ có nội dung không hạn chế sử dụng tại các TTLTQG trên mạng của Cục và các TTLTQG, nhƣng về lâu dài, cơ quan quản lý cần nghiên cứu và bổ sung thêm các quy định về đƣa cơ sở dữ liệu và toàn văn tài liệu lƣu trữ (văn bản số hoá) lên mạng internet, khai thác trực tuyến tài liệu lƣu trữ, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ từ xa; cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ theo hợp đồng, phí download các văn bản, tài liệu lƣu trữ trong các văn bản quy phạm pháp luật để có thể áp dụng thống nhất trong các cơ quan lƣu trữ lịch sử trên phạm vi cả nƣớc...
Thứ tư, đổi mới và công khai chi tiết về thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu
trữ theo hƣớng đơn giản, nhanh gọn, rõ ràng trách nhiệm và hiệu quả để các khách hàng của lƣu trữ có thể tiếp cận tài liệu lƣu trữ dễ dàng với nhiều hình thức nhƣ: đăng ký khai thác sử dụng tài liệu qua internet, qua điện thoại, qua bƣu điện...
Thứ năm, xác định rõ quyền của cá nhân, quyền của cơ quan lƣu trữ, thủ tục
xin khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ cá nhân tặng, ký gửi, bán cho cơ quan lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ cá nhân đƣợc sử dụng rộng rãi...
70