Cải cách dịch vụ công trong khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhằm tạo điều kiện tối đa cho việc đƣa tài liệu lƣu trữ đến các khách hang lƣu trữ một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả nhất.
Thời gian qua, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đã chủ động triển khai cải cách thủ tục hành chính, áp dụng quy trình ISO trong công tác phục vụ độc giả ở các TTLTQG nhằm đảm bảo chất lƣợng quy trình nghiệp vụ, loại bỏ đƣợc nhiều thủ tục rƣờm rà, rút ngắn thời gian, giảm chi phí, cải tiến chất lƣợng công việc đồng thời nâng cao năng lực, trách nhiệm, ý thức phục vụ của cán bộ phục vụ khai thác tài liệu, quan hệ giữa các cơ quan nhà nƣớc với dân đƣợc cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của công tác lƣu trữ cũng đƣợc nâng cao, thỏa mãn các yêu cầu của công tác lƣu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nƣớc. Cục còn thực hiện mạnh việc phân cấp, qua đó giảm đáng kể những loại công việc không nhất thiết phải do Cục quản lý, quyết định, đồng thời tăng cƣờng tính chủ động, tự chịu trách nhiệm của các cơ quan theo nhiệm vụ đƣợc phân cấp (trƣớc đây Cục xét duyệt tài liệu cho ngƣời nƣớc
77
ngoài đọc nhƣng nay là thẩm quyền của các TTLTQG, Cục chỉ xét duyệt đối với những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng và những vấn đề khác theo quy định của pháp luật).
Tuy nhiên, các thủ tục trong khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ cần tiếp tục đƣợc cải tiến theo hƣớng đơn giản về nội dung, thuận tiện trong sử dụng công nghệ thông tin và giảm thiểu số lần thực hiện, loại bỏ các giấy tờ không cần thiết và sử dụng các giấy tờ theo mẫu thống nhất có tham khảo chuẩn mực quốc tế, nên tăng cƣờng triển khai dịch vụ cung cấp tài liệu qua fax, thƣ điện tử để tạo thuận lợi cho những đối tƣợng khai thác từ xa hoặc không có thời gian đến trực tiếp các cơ quan lƣu trữ và chú trọng việc rút ngắn thời gian làm thủ tục và cung cấp tài liệu. Các TTLTQG nên cân nhắc việc làm ngày thứ 7 nhƣ một số cơ quan thực hiện dịch vụ công để phục vụ đại đa số công chúng.
Con ngƣời cũng là một trong những yếu tố trong việc nâng cao chất lƣợng dịch vụ lƣu trữ, ngoài yêu cầu về chất lƣợng đầu vào, cán bộ, công chức, viên chức lƣu trữ cần phải tăng đƣợc đào tạo về các vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ, giao tiếp, ngoại ngữ, công nghệ thông tin và tinh thần phục vụ để có thể tƣ vấn và làm các khách hàng lƣu trữ hài lòng
