Để phục vụ các độc giả đến khai thác tài liệu, cơ quan lƣu trữ cần xác định rõ khách hàng của mình là ai, phân tích các yêu cầu của khách hàng để có thể cung cấp các dịch vụ hoàn hảo, chính xác, hiệu quả và qua đó có thể truyền bá và phát huy các giá trị đặc biệt của tài liệu lƣu trữ. Do vậy, cơ quan lƣu trữ cần phải thay đổi phƣơng thức cũ là bị động ngồi chờ khách hàng đến hỏi và cung cấp chỉ những tài liệu mà khách hàng yêu cầu mà hơn thế nữa, phải tích cực trao đổi, chia sẻ, lắng nghe các yêu cầu, là ngƣời tƣ vấn thông minh cho các khách hàng, từ nhà nghiên cứu chuyên nghiệp đến ngƣời nghiên cứu nghiệp dƣ, nghĩa là phải chủ động truyền bá và phát huy tài liệu bằng cách đặt tài liệu lƣu trữ vào tay khách hàng, cung cấp cho họ những phƣơng tiện để họ có thể hiểu đƣợc các tài liệu đó, giới thiệu để khách hàng tìm hiểu thêm về các sản phẩm khác nhau mà lƣu trữ có.
Thực hiện nhiệm vụ văn hoá của các cơ quan lƣu trữ, các cán bộ làm công tác lƣu trữ, đặc biệt là cán bộ làm công tác công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ tại các cơ quan lƣu trữ vừa có trách nhiệm vừa có niềm đam mê công bố những tài liệu có giá trị về nhiều phƣơng diện. Điều này không hề mới mẻ nếu chúng ta đọc cuốn "Hanoi pendant la periode heroique 1873-1888" (P. Geuthner, Paris 1929) của André
43
Masson, nhân viên lƣu trữ tại Sở Lƣu trữ và Thƣ viện Đông Dƣơng (in tiếng Pháp lần đầu vào năm 1929), đƣợc dịch ra tiếng Việt là "Hà Nội - giai đoạn 1873-1885" ( Lƣu Đình Tuân dịch, Nhà xuất bản Hải Phòng 2003) với nhiều tƣ liệu và xác thực từ ý kiến, thƣ từ, hồi ký, văn bản đƣợc trích dẫn từ những nhân vật lịch sử ảnh hƣởng đến Hà Nội, từ Francis Garnier cho đến Henri Rivière (hai sĩ quan chỉ huy Pháp trong 2 lần đánh thành Hà Nội 1873 và 1882), từ thống chế Lyautey cho đến toàn quyền Paul Bert, hay Bonnal, trú sứ Pháp tại Hà Nội, Puginier, giám mục, và những hoạt động của các quan chức An Nam... mà tác giả cuốn sách đã chỉ dẫn rõ những tài liệu đó đƣợc trích dẫn từ hồ sơ lƣu trữ của Sở Lƣu trữ Đông Dƣơng.
Trong những năm qua, các cơ quan lƣu trữ đã công bố khá nhiều tài liệu phục vụ cho các hoạt động văn hoá đối ngoại trên các báo, tạp chí chuyên ngành, tạp chí nghiên cứu lịch sử, các triển lãm trong và ngoài nƣớc nhƣ triển lãm của TTLTQG III (09/1996) “Nhân dân thế giới ủng hộ sự nghiệp bảo vệ độc lập và thống nhất của Việt
Nam (1955-1975)”, “ Hợp tác Việt Nam- Liên bang Nga trong lĩnh vực giáo dục và
đào tạo (01/2009)”, các ấn phẩm theo chuyên đề...
Do vậy, cơ quan lƣu trữ phải chủ động và thƣờng xuyên cung cấp, giới thiệu cho các đối tác những tài liệu lƣu trữ mà mình đang có và những tài liệu lƣu trữ mà các đối tác đang cần thông qua các hình thức khác nhau nhƣ: giới thiệu sách chỉ dẫn, giới thiệu danh mục tài liệu theo chuyên đề... để các đối tác biết đƣợc địa chỉ khi cần tìm kiếm tài liệu; ngày càng phải nâng cao chất lƣợng của tài liệu lƣu trữ cũng nhƣ tích cực truyền bá để nâng cao chất lƣợng dịch vụ lƣu trữ, tạo sự tin tƣởng và hợp tác với các đối tác, bởi qua chính họ, công tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ sẽ góp phần mình để “mang Việt Nam ra thế giới”.