Mục tiêu cuối cùng của công tác lƣu trữ là tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhằm đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của mọi tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận thông tin tài liệu. Tuy nhiên, hiện nay, do nhiều nguyên nhân, tài liệu lƣu trữ vẫn chƣa đƣợc đông đảo công chúng biết đến. Do vậy, cơ quan lƣu trữ cần tăng cƣờng và chủ động tuyên truyền, giới thiệu về công tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ đến xã hội để nâng cao nhận thức của xã hội về tài liệu lƣu trữ vì chỉ có thể phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ khi nhiều ngƣời biết đến tài liệu lƣu trữ.
Việc tuyên truyền cần phải đƣợc tiến hành ngay từ khi kế hoạch đƣợc thông qua mà không đợi đến khi công bố hoặc khai trƣơng triển lãm, xuất bản sách mới mời các nhà báo đến đƣa tin (vì các tin tức chỉ chỉ có ấn tƣợng nhất thời đối với độc giả), đồng thời phải xác định nội dung, phƣơng thức tuyên truyền, giới thiệu, thời điểm thích hợp và đa dạng hoá các hình thức tuyên truyền, giới thiệu.
Các hình thức tuyên truyền mà các cơ quan lƣu trữ có thể triển khai một cách đa dạng nhƣ thông qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, nói chuyện chuyên đề; trên các phƣơng tiện thông tin nhƣ báo, phát thanh, truyền hình, mạng internet; biên soạn và phát hành tài liệu: sách hƣớng dẫn, cẩm nang, áp phích, tờ rơi, băng rôn, khẩu hiệu hoặc biên soạn các thông báo giới thiệu tài liệu lƣu trữ gửi đến các cơ quan, các nhà báo, ngƣời làm truyền hình với các hình thức nhƣ: thông báo tài liệu lƣu trữ tổng hợp, thông báo tài liệu lƣu trữ chuyên đề, thông báo mục lục tài liệu lƣu trữ chuyên đề…
Nội dung tuyên truyền, giới thiệu cần tập trung vào giá trị của tài liệu lƣu trữ; các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; ý nghĩa của việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; số lƣợng, thành phần và nội dung tài liệu lƣu trữ đang đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ; tài liệu lƣu trữ mới đƣợc sƣu tầm, bổ sung vào kho lƣu trữ; tài liệu lƣu trữ theo chuyên đề trong kho lƣu trữ, các kho lƣu trữ, các triển lãm sử dụng tài liệu lƣu trữ, các xuất bản phẩm, các hội thảo, các nghiên cứu khoa học...
Do đó, để tuyên truyền và sử dụng tài liệu lƣu trữ trong hoạt động văn hoá đối ngoại có hiệu quả, các cơ quan lƣu trữ cần chủ động phối hợp cùng các cơ quan
71
thông tấn, truyền thanh, truyền hình khai thác sử dụng chất liệu vàng thô quý giá là tài liệu, tƣ liệu để quảng bá và nâng cao nhận thức của công chúng trong và ngoài nƣớc về Việt Nam. Ví dụ, có thể sử dụng các loại hình tài liệu lƣu trữ trong trên chuyên mục "Theo dấu ngƣời xƣa" của kênh truyền hình du lịch (VCTV) hoặc phối hợp với cơ quan truyền thông xây dựng một chuyên mục truyền hình trong đó có sử dụng tài liệu lƣu trữ, các nhân vật lịch sử theo phƣơng thức kể chuyện, toạ đàm để hấp dẫn khán giả hoặc sử dụng các tài liệu tƣ liệu lƣu trữ để xây dựng thành các bộ phim tài liệu nhƣ hãng Phim Truyền hình Thành phố Hồ Chí Minh sử dụng những tƣ liệu hình ảnh trong kho tƣ liệu chiến tranh của quân đội Mỹ giai đoạn 1959-1965 để làm thành bộ phim "Huyền thoại về tƣớng tình báo Phạm Xuân Ẩn” đã tạo sự hấp dẫn đặc biệt đối với khán giả, qua đó, công chúng hiểu thêm về tài liệu lƣu trữ và giá trị của tài liệu lƣu trữ.