khác nhau, những tài liệu lƣu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam hiện đang bảo quản ở trong nƣớc và nƣớc ngoài, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu (không thuộc nguồn nộp lƣu) để bổ sung vào Phông Lƣu trữ Quốc gia.
3.6. Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ
Để tăng cƣờng khả năng đáp ứng các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của độc giả, các cơ quan lƣu trữ cần chú trọng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ.
Do tài liệu lƣu trữ thu thập về các cơ quan lƣu trữ thời gian trƣớc đây trong tình trạng bó gói, chƣa đƣợc lập hồ sơ hoặc đã đƣợc lập hồ sơ nhƣng chất lƣợng của các hồ sơ chƣa cao nên các cơ quan lƣu trữ phải tiến hành tổ chức khoa học lại tại liệu thông qua việc chỉnh lý tài liệu. Khi chỉnh lý tài liệu các nội dung nghiệp vụ nhƣ: hệ thống hoá tài liệu; xác định lại giá trị, loại bỏ tài liệu hết giá trị trong hồ sơ; chỉnh sửa lại tiêu đề hồ sơ để đảm bảo chất lƣợng hồ sơ đƣa ra phục vụ độc giả (phụ lục 7).
Ngoài ra, cần hoàn thiện, nâng cấp hệ thống công cụ tra cứu tài liệu và mẫu hoá các loại sổ sách, biểu mẫu phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, cơ sở dữ liệu các phông, sƣu tập lƣu trữ và tiến hành các ứng dụng công nghệ thông tin để có thể tra cứu toàn văn tài liệu lƣu trữ đồng thời phải thƣờng xuyên sửa đổi, bổ sung thông tin mới đối với các sách chỉ dẫn các phông, sƣu tập lƣu trữ nhằm giúp cho độc giả tìm kiếm tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác.
3.7. Xây dựng danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và tổ chức giải mật tài liệu lƣu trữ liệu lƣu trữ
Để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ một cách hiệu quả,các cơ quan lƣu trữ đang đứng trƣớc cơ hội trong việc mở rộng thông tin bằng nhiều nguồn, nhiều cách nhƣng điều đó cũng đặt ra những thách thức lớn trong việc bảo mật thông tin mật của các cơ quan, tổ chức. Thực tế, nhiều tài liệu đang bảo quản tại các
75
cơ quan lƣu trữ cần hạn chế sử dụng nhƣng khi cần vẫn phải cung cấp thông tin để thực hiện các nhiệm vụ chính trị hoặc tài liệu đã hết độ mật, cần đƣợc giải mật để đảm bảo quyền tiếp cận thông tin cho toàn xã hội, tránh việc xuyên tạc thông tin khi không có thông tin chính thức từ tài liệu lƣu trữ. Bởi vậy, tiến hành xây dựng danh
mục tài liệu hạn chế sử dụng và giải mật tài liệu lƣu trữ là cần thiết nhằm đáp ứng
yêu cầu khai thác, sử dụng ngày càng cao của xã hội và công dân.
Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng nhằm xác định rõ những tài liệu hạn chế sử dụng (tài liệu mật; tài liệu quý, hiếm; tài liệu có tình trạng vật lý xấu; tài liệu đang chỉnh lý), góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nƣớc và giúp cho độc giả biết một cách công khai về những tài liệu khai thác, sử dụng rộng rãi và những tài liệu hạn chế sử dụng. Việc xây dựng danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đã đƣợc Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc triển khai trong nhiều năm qua, nhiều văn bản về danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của các phông lƣu trữ hiện đang đƣợc bảo quản tại TTLTQG I, TTLTQG II, TTLTQG III đã đƣợc ban hành nhằm giữ gìn bí mật nhà nƣớc, cung cấp thông tin kịp thời cho những mục đích cụ thể và đảm bảo an toàn cho những tài liệu quý hiếm. Tuy nhiên, cần phải khẳng định rằng, tài liệu hạn chế sử dụng cũng cần phải đƣợc giải mật hoặc công khai hoá khi đến thời hạn quy định.
Công tác giải mật tài liệu lƣu trữ đã đƣợc triển khai tại Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng theo từng yêu cầu cụ thể, tại các TTLTQG thuộc Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc bắt đầu triển khai giải mật đối với tài liệu phông Quốc hội và Phông Phủ Thủ tƣớng, tuy nhiên công việc này phải làm cẩn trọng, nhiều thủ tục nên phải tiến hành trong thời gian dài.
Mặc dù Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nƣớc năm 2000, Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia năm 2001, Quy định số 212-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng ngày 16 tháng 3 năm 2009 quy định giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức trƣớc khi nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng và tài liệu của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng; Quyết định số 111/QĐ-VTLTNN ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành quy trình giải mật tài liệu lƣu trữ theo TCVN ISO 9001:2000 và các văn bản hƣớng dẫn về các nguyên tắc giải mật tài liệu
76
nhƣng vẫn chƣa có một văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về giải mật tài liệu lƣu trữ với các nội dung nhƣ: thời hạn giải mật, thời hạn tiếp cận, thẩm quyền và thủ tục trong việc giải mật… nên việc thực hiện đến nay vẫn chƣa thống nhất ở các cơ quan dẫn đến việc giải mật ở lƣu trữ lịch sử sẽ khó khăn vì cán bộ lƣu trữ không am hiểu về các vấn đề chuyên môn của ngành, lĩnh vực đó nên phải xin ý kiến của cơ quan sản sinh ra tài liệu trong khi lƣu trữ các nƣớc trên thế giới có quy định về thời hạn tiếp cận tài liệu lƣu trữ, thời hạn tài liệu lƣu trữ tự động giải mật (trong
vòng 50 năm đến 20 năm và phổ biến là 30 năm) và hạn chế tiếp cận tài liệu lƣu trữ
với những trƣờng hợp đặc biệt.
Những vấn đề nêu trên cần phải đƣợc đặt ra và có những giải pháp đề xuất phù hợp trong quá trình xây dựng dự thảo Luật Lƣu trữ và các văn bản có liên quan nhằm đảm bảo an toàn tài liệu, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nƣớc và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại các cơ quan lƣu trữ đƣợc công khai, minh bạch, đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của công chúng.