lƣu trữ
Ngoài các phƣơng tiện phục vụ khai thác, sử dụng truyền thống, cần triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ, trong đó phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại nhằm đẩy mạnh hoạt động phát huy giá trị tài liệu, bởi khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lƣu trữ sẽ xoá bỏ mọi khó khăn và rào cản về không gian và thời gian khi độc giả có thể khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời điểm nào chỉ với một máy tính hoặc máy điện thoại đƣợc kết nối mạng internet.
Để khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lƣu trữ cần xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ; công bố, giới thiệu trực tuyến các ấn phẩm lƣu trữ, danh mục tài liệu và toàn văn tài liệu lƣu trữ theo chuyên đề về đất nƣớc, con ngƣời Việt Nam; triển lãm trực tuyến tài liệu lƣu trữ; lựa chọn và số hoá tài liệu thuộc các phông lƣu trữ đƣợc sử dụng rộng rãi nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng trực tuyến (việc số hoá tài liệu và chụp microfilm không chỉ để bảo quản mà phải hƣớng tới mục đích quan trọng của công tác lƣu trữ là các tài liệu đƣợc số hoá phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật để đƣa ra khai thác sử dụng, kết nối đƣợc với độc giả) và hƣớng tới việc sử dụng tài liệu điện tử, theo kịp với công tác lƣu trữ của quốc tế.
Để các cơ sở dữ liệu có thể hoạt động hiệu quả, cần phải tiến hành xây dựng giải pháp kỹ thuật đáp ứng yêu cầu khai thác trực tuyến tài liệu lƣu trữ quốc gia bao gồm: mô hình dịch vụ, chuẩn dữ liệu đầu vào và chuẩn dữ liệu trao đổi thông tin tài liệu lƣu trữ giữa các cơ quan lƣu trữ; công cụ tích hợp dữ liệu để tổ chức thành một hệ thống mạnh, an toàn, hiện đại và thống nhất; hệ thống an toàn mạn g tại các mạng cục bộ của các cơ quan lƣu trữ và mạng diện rộng tại đơ n vị tích hợp dữ liệu của cơ quan quản lý lƣu trữ và đảm bảo hệ thống phần cứng với các thiết bị lƣu trữ, thiết bị bảo quản bảo đảm yêu cầu an toàn dữ liệu và đủ để lƣu trữ quản trị dữ liệu đƣợc cập nhật.
81
Website của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ cần đƣợc thiếp lập theo hƣớng: truy cập đơn giản; có khả năng tích hợp dữ liệu từ các nguồn dữ liệu bên ngoài và từ các hệ thống khác; kết hợp các dịch vụ tìm kiếm dữ liệu; đáp ứng nội dung theo yêu cầu; triển lãm trực tuyến; ấn phẩm lƣu trữ điện tử; cổng thông tin và hỗ trợ đa ngôn ngữ để tổ chức các dịch vụ phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ với cơ sở dữ liệu, các chuyên đề nhân các sự kiện văn hoá hoặc sự kiện đối ngoại lớn nhƣng phải đảm bảo tính bảo mật và bản quyền tài liệu và là diễn đàn trao đổi giữa cơ quan lƣu trữ và các đối tƣợng có nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ cho các mục đích khác nhau nhằm giải đáp thắc mắc của độc giả; cung cấp thông tin từ xa và các thông tin phản hồi cho các cơ quan lƣu trữ, cơ quan quản lý văn hoá, cơ quan đối ngoại...