3.2. Giải pháp chi tiết cho công ty VINACOMM
3.2.1. Giải pháp quản trị đặt hàng:3. 3.
2.1.1. Tổng quan
Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Để đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt hàng của doanh nghiệp giải pháp đề ra giải quyết các chức năng chính sau đây:
- Quản trị đặt hàng: Bao gồm quản trị yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kế
hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng : các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua, lịch sử của các giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng.
- Quản lý nhà cung cấp: Với từ điển nhà cung cấp với các thông tin nhà cung
cấp và địa điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Sơ đồ quản trị đặt hàng công ty VINACOMM
Module quản trị đặt hàng trong giải pháp ERP có mối quan hệ ràng buộc với các module khác như quản trị kho, quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự. Các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo quy trình đặt hàng: Nhu cầu mua hàng Lập kế hoạch đặt hàng Lập đơn hàng Nhận hàng Phân phối hàng Ghi nhận công nợ Chi trả công nợ
3.
2.1.2. Chi tiết giải pháp:
Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và lập đơn hàng.
Căn cứ trên nhu cầu khách hàng, nhận định thị trường sắp tới, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán dự kiến đặt hàng để đảm bảo hàng hóa không bị thiếu khi khách hàng yêu cầu. Hệ thống sẽ tính toán các yêu cầu sau:
- Tính toán nhu cầu đặt hàng từ bán hàng tay ba
- Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch định trước.
- Tính toán kế hoạch đặt hàng từ dự báo doanh thu bán hàng.
Từ các tính toán trên hệ thống sẽ đưa ra bản chi tiết nhu cầu hàng hóa theo thời gian và địa điểm. Dựa trên mạng lưới các nhà phân phối đơn giá, sản phẩm, chủng loại… hệ thống lập các đơn hàng chi tiết một cách tối ưu nhất. Phòng kế hoạch đặt hàng sẽ kiểm soát lại đơn hàng và xác nhận đơn hàng.
Đơn hàng được thiết lập và quản lý theo cây phân quyền trong đặt mua và duyệt mua hàng hoá. Giải pháp tối ưu là xây dựng cây phân quyền giới hạn khối lượng mua, giá mua, giá trị mua theo từng cấp duyệt của doanh nghiệp. Căn cứ vào thông tin của đơn hàng hệ thống sẽ chuyển đến bộ phận duyệt đơn hàng tương ứng.
Khi đơn hàng được duyệt sẽ chuyển cho bộ phận kế hoạch đặt hàng để tiến hành đặt hàng. Đơn hàng không được duyệt sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận lập đơn hàng kèm theo các nguyên nhân không được duyệt.
Phòng kế hoạch ngoài việc tổng hợp hàng hóa trong kho, số lượng yêu cầu đặt hàng ( nhận đơn đặt hàng thông tin từ phòng kinh doanh) còn phải nhận định thời gian sắp tới cần nhập số lượng bao nhiêu.